Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новая форма путевых листов (скачать) и правила заполнения с 01.03.2023». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Основная часть организаций вправе использовать разработанную самостоятельно форму путевого листа. Унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, обязаны использовать только автотранспортные предприятия, т.е. организации, которые осуществляют деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
Чем форма 6-спец отличается от формы 6?
Путевый лист автобуса необщего пользования применяется для бухгалтерского учета нерегулярных автобусных пассажирских перевозок. Например, это актуально, когда требуется доставить работников предприятия от места сбора к рабочим местам, для поездок внутри предприятия либо доставки рабочих на объект. Во всех этих случаях целесообразно воспользоваться служебным автобусом. Форма 6 отличается от формы 6-спец:
- Продолжительностью действия: форма 6 имеет более длительный срок использования, в отличие от формы 6-спец, рассчитанной на 1 рабочий день или смену шофера.
- Назначением. Форма 6 используется для рейсовых автобусов на городских и пригородных маршрутах, а форма 6-спец — на нерегулярных рейсах для внутренних потребностей фирмы (для транспортировки грузов, находящихся во владении компании либо для перевозки сотрудников).
- Числом заказов в одной путевке. Форма 6 не имеет ограничений такого рода, в то время, как форма 6-спец предназначена для реализации заданий, поставленных одним либо максимум двумя заказчиками.
Требования к заполнению путевого листа по форме 6-спец
Согласно Уставу автомобильного транспорта (ст.6 п.2) №259-Ф3 от 8 ноября 2007 г. применение путевого листа по форме 6-спец обязательно для тех копаний, которые занимаются перевозками. В отличие от них, индивидуальным предпринимателям, которые являются владельцами автобусов необщего пользования, оформлять путевку необходимо, исходя из таких соображений:
- в штате фирмы есть несколько водителей, которым рассчитывают зарплату, исходя из данных путевого листа;
- требуется снизить налоговое бремя путем списания расходов на бензин и снижен базы по прибыли;
- согласно требованиям ГИБДД, отсутствие у водителя в поездке путевого листа чревато наложением штрафа в 500 рублей.
Нужно ли заполнять путевой лист ежедневно
Самый частый вопрос, который возникает на практике, звучит так: можно ли сотруднику, управляющему автомобилем в управленческих целях, оформлять путевые листы не на каждый день, а, например, на месяц?
Для ответа на этот вопрос обратимся к п. 2 Приложения к приказу Минтранса России от 11.09.2020 N 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». В нем сказано, что «сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован». Это означает, что путевой лист может быть составлен и на более длительный период, например, на неделю или месяц.
Но в этом случае отметки о медосмотре водителя (если медосмотр обязателен) должны проставляться в путевом листе ежедневно. То есть бланк должен быть составлен таким образом, чтобы все это уместилось.
Кстати, форму бланка путевого листа и срок, на который оформляются путевые листы, целесообразно отразить в учетной политике организации.
Заполняем путевой лист автобуса по форме №6
Бланк включает несколько таблиц, расположенных на лицевой и оборотной стороне.
Что указывают на лицевой стороне:
- Серию и номер путевого листа, дату его составления.
- Название организации, ее адрес, код по ОКПО, номер телефона. Для ИП — ФИО, адрес, номер телефона.
- Марку автобуса.
- Государственный и гаражный номера.
- Отметки о том, что транспортное средство технически исправно. Отметки о сдаче-приеме автобуса. Тут расписываются механик и водитель при смене водителя, при его возвращении из рейса.
- Данные спидометра при выезде и возвращении.
- Отметки о состоянии здоровья водителя также при выезде и возвращении.
- ФИО водителя и кондуктора, их табельные номера, номер удостоверений, билетно-учетных листов.
- Номер маршрута.
- Данные о подаче по заказу.
- Когда были выезд и возвращение автобуса в первую и вторую смену. Этот пункт заполняет диспетчер. Он должен расписаться.
- Информацию о простое.
- Информацию о выдаче топлива, его расходе.
- Данные о количестве часов работы, пробеге, количестве выполненных рейсов (плановых и фактических).
Какие включаются сведения?
Заполнение путевого листа легкового автомобиля или грузовика должно осуществляться уполномоченным работником компании. Он должен заранее разобраться в правилах данного процесса. Обязательные реквизиты при заполнении путевого листа представлены следующими сведениями:
- название документа;
- его номер;
- срок действия;
- сведения о владельце автомобиля;
- тип и марка машины;
- регистрационные номера авто;
- показатели одометра, причем они снимаются при выезде автомобиля с территории предприятия, а также при отправке ТС в гараж;
- точное время выезда и заезда;
- сведения об ответственном сотруднике компании, который выпускает машину на линию и составляет путевой листок;
- информация о водителе;
- время и дата прохождения медицинского осмотра водителя;
- сведения о медицинском сотруднике, проводящем обследование;
- отметка о времени и дате прохождения технического осмотра автомобиля, причем процедура может выполняться непосредственно в организации, если имеется необходимое оборудование и соответствующие специалисты;
- информация о механике, который проводил осмотр.
Допускается вносить другие сведения в документ. Это возможно, если организация пользуется собственным бланком путевого листа.
Порядок заполнения путевого листа может немного отличаться в разных компаниях. При этом учитываются следующие моменты:
- не требуется наличие на листке печати компании с реквизитами;
- особенно много внимания должно уделяться изучению технического состояния автомобиля;
- упразднена в законе единая форма данного документа;
- не возникает необходимость указывать в тексте маршрут, так как требуется вносить только данные, представленные показателями одометра.
Обязательные реквизиты электронного листа: что указывать
1. Собственником (владельцем) ТС, от имени которого составляется документ, может быть ИП либо организация. Соответственно, о лице, оформляющем лист, записывают:
- Ф. И. О., ОГРНИП, почтовый адрес, конт. телефон (для ИП);
- полное название и организационно-правовую форму, ОГРН, адрес местонахождения, конт. телефон (для юрлица).
2. Число, месяц, год начала и завершения срока действия документа – это период, на протяжении которого он будет использоваться.
3. Стандартные характеристики ТС: тип, марка, модель по техпаспорту, госномер (при наличии прицепа указывают аналогичные данные прицепа). Требуется также указание:
- даты, времени, результатов контроля за техсостоянием (дорейсовым, досменным);
- даты, времени выезда и возвращения ТС;
- данные одометра (на момент выезда, приезда ТС и его передачи другому водителю).
Путевой лист 6 спец образец заполнения, которого вы можете изучить на нашем сайте, заполняется диспетчером транспортной компании. При этом водитель получает новый бланк только после сдачи предыдущего. Они заполняются каждый рабочий день перед началом маршрута. Бумага отдается водителю с печатью, штампом и датой выдачи. Это бумага государственного образца, по которому считается рабочее время и выплачивается заработная плата.
В него можно вносить особые пометки. Туда вписываются изменения, которые назначены после заполнения графы «задание». Важно следовать примеру заполнения и не допускать фактических ошибок. В противном случае он может быть признан недействительным. Перед подписью внимательно проверьте все сведения и удостоверьтесь, что в них отсутствуют ошибки. Изучить бланк путевой лист автобуса необщего пользования можно на нашем портале.
Путевка 6-спец относится к первичным документам, которые содержат информацию о работе шофера в течение рабочей смены в ходе выполнения заказа. Его в единственном экземпляре заполняет диспетчер ежедневно перед отправлением в путь. Шофер получает путевку на руки после того, как тот сдал предыдущий путевой лист. На бланке в обязательном порядке должен быть ряд реквизитов, в том числе адрес, наименование и телефон предприятия, а также его регистрационный номер. Приказом Минтранса №476, вступившим в силу 26.02.2017, закреплен ряд нововведений. В частности, теперь из их перечня исключается штамп (печать) вверху лицевой части бланка и добавляются сведенья о проведении предсменного (или предрейсового) осмотра автобуса. Заполнить путевой лист автобуса 6-спец с учетом этих изменений удобно на унифицированном бланке формы 6-спец. Большинство предприятий так и поступает, чтобы не тратить время на создание собственного бланка. Путевка заполняется на лицевой и обратной стороне. Рассмотрим подробнее, какие сведенья должны содержаться на каждой из них.
Форма и порядок заполнения путевого листа
Обязательного для всех бланка путевого листа по-прежнему нет. Вы можете разработать его самостоятельно или доработать и использовать унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Доработка включает добавление всех обязательных реквизитов и исключение ненужных граф.
Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования 2021 года.
Мы подготовили несколько образцов путевых листов, оформленных по новым правилам.
Бланк путевого листа автобуса необщего пользования
Госкомстат РФ в постановлении от 28.11.1997 № 78 утвердил ряд унифицированных бланков, которые должны использоваться транспортными фирмами. В числе таковых — путевой лист автобуса формы 6-спец, предназначенный для машин необщего пользования.
С 2013 года формы документов, введенные Госкомстатом, стали необязательными для применения, и разработать их можно самим. Но путевые листы автобусов должны содержать набор обязательных реквизитов. Такие реквизиты приведены в приказе Минтранса России от 11.09.2020 №368. Документ применяется с января 2021 года. Ранее обязательные реквизиты путевого листа были регламентированы приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152.
Однако внесенные приказом № 368 изменения не отразились на возможности применения унифицированной формы 6-спец (путевого листа автобуса необщего пользования). То есть унифицированную форму можно использовать и далее, добавив в нее обязательные реквизиты из нового приказа Минтранса № 368.
Подробнее об обязательных реквизитах пуевого листа с 2021 года рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Бланк путевого листа автобуса необщего пользования
Госкомстат РФ в постановлении от 28.11.1997 № 78 утвердил ряд унифицированных бланков, которые должны использоваться транспортными фирмами. В числе таковых — путевой лист автобуса формы 6-спец, предназначенный для машин необщего пользования.
С 2013 года формы документов, введенные Госкомстатом, стали необязательными для применения, и разработать их можно самим. Но путевые листы автобусов должны содержать набор обязательных реквизитов. Такие реквизиты приведены в приказе Минтранса России от 11.09.2020 № 368. Документ применяется с января 2021 года. А с 01.09.2021 при заполнении путевых листов нужно также учитывать новые правила технического контроля автомобилей, утв. приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9. Подробнее см. здесь. Ранее обязательные реквизиты путевого листа были регламентированы приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152.
Однако внесенные приказом № 368 изменения не отразились на возможности применения унифицированной формы 6-спец (путевого листа автобуса необщего пользования). То есть унифицированную форму можно использовать и далее, добавив в нее обязательные реквизиты из нового приказа Минтранса № 368.
Не указан пункт назначения — расходы на ГСМ списать не получится
Весьма примечательна еще одна ситуация, имевшая место в рамках арбитражного дела № А55-23291/2012. ВАС отказался его передавать на уровень президиума данной инстанции, оставив, таким образом, решение кассации в силе.
Налогоплательщик подал иск против ФНС, намереваясь оспорить решение налоговиков об отказе во включении в структуру расходов фирмы затрат на ГСМ. Инспекторы ФНС посчитали данные издержки неподтвержденными, так как в путевых листах, сформированных налогоплательщиком в подтверждение затрат на ГСМ, не были указаны пункты назначения, в которые ездили водители.
Сумма, фигурировавшая в иске, весьма приличная — 700 000 руб. Но у налогоплательщика не получилось ее отсудить. В ходе слушаний в рамках первой инстанции судьи подтвердили правоту налоговиков. Апелляция дала шанс истцу, установив, что путь следования машины, а также пункт назначения груза не должны фиксироваться в таком документе, как путевой лист, организациями, которые не являются по основному профилю деятельности транспортными. К тому же, как посчитала апелляционная инстанция, путевой лист не должен рассматриваться как единственный источник, способный подтвердить задействование автомобиля в коммерческой деятельности налогоплательщика.
Однако кассация отменила решение, вынесенное апелляционной инстанции. Судьи посчитали, что путевой лист — это документ, который создается именно с целью подтверждения обоснованности издержек фирмы в виде затрат на ГСМ. Поэтому если путевой лист не содержит сведений о пункте назначения, то, по мнению судей, нельзя достоверно установить факт задействования автомобиля водителями фирмы в служебных целях. Поэтому данный реквизит путевого листа, если следовать позиции кассации, нужно рассматривать как обязательный, отражающий сущность хозяйственной операции.
Сведения о пункте назначения, фиксируемые в таком документе, как путевой лист, если следовать логике положений определения ВАС по данному делу, должны быть в достаточной мере подробными. Как считал ВАС, путевой лист должен включать название организации, куда едет машина, а также адрес соответствующего объекта.
Нормы расхода топлива
Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте введены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”».
В соответствии с п. 1 данных Методических рекомендаций они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации.
На основании Методических рекомендаций в организациях утверждаются нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.
НК РФ не содержит условия о нормировании расходов на горюче-смазочные материалы. Но если компания применяет эти нормы, она может подтвердить экономическую оправданность расходов в случае разногласий с налоговой (ст. 252 НК РФ).
Требования к заполнению путевого листа по форме 6-спец
Согласно Уставу автомобильного транспорта (ст.6 п.2) №259-Ф3 от 8 ноября 2007 г. применение путевого листа по форме 6-спец обязательно для тех копаний, которые занимаются перевозками. В отличие от них, индивидуальным предпринимателям, которые являются владельцами автобусов необщего пользования, оформлять путевку необходимо, исходя из таких соображений:
- в штате фирмы есть несколько водителей, которым рассчитывают зарплату, исходя из данных путевого листа;
- требуется снизить налоговое бремя путем списания расходов на бензин и снижен базы по прибыли;
- согласно требованиям ГИБДД, отсутствие у водителя в поездке путевого листа чревато наложением штрафа в 500 рублей.
Как выглядит образец документа
Образец заполнения путевого листа рассмотрим на основании шаблона № 6 (спец.). Он заполняется с обеих сторон. На лицевой стороне ставится печать, отражается серия и номер бланка, дата выдачи. На обороте приводятся данные по маршруту. На основании этих сведений водителю будет начисляться заработная плата.
На лицевой стороне путевого листа автобуса необщего пользования приводятся:
- наименование организации, ее местонахождение, контактная информация;
- информация о транспортном средстве: марка, госномер и гаражный знак;
- данные водителя: ФИО, реквизиты удостоверения, табельный номер;
- таблица с показателями работы водителя и микроавтобуса (время, пробег, показания спидометра);
- затраты топлива;
- задание водителю.
С правой стороны бланк путевого листа автобуса содержит два отрывных талона. Они оформляются организацией, которой принадлежит транспортное средство. На основании отрывных талонов выставляется счет заказчику.