Сроки хранения документации по кадрам и бухучету в 2022 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения документации по кадрам и бухучету в 2022 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Зачем нужен больничный лист

2. Порядок и механизм учета листков

3. Сроки хранения документов по бухучету

4. Ответственность за нарушение правил хранения документации

5. Новые сроки хранения документации

6. Образец журнала учета листков нетрудоспособности

7. Где их хранить организации

8. Кто может выдать и получить электронный больничный лист

9. Взаимодействие с Социальным фондом: как работодателю зарегистрироваться в системе

10. Что говорит законодательство в области налогов и сборов

11. Сколько лет хранятся больничные листы в организации (2019 — 2021)?

12. Как долго хранить документы

13. Сколько лет хранятся больничные листы в организацииСколько лет хранятся больничные листы в организации

К примеру, если вам предстоит лечение зубов. то нужно помнить, что врач-стоматолог оформляет больничные листы в отдельных случаях при наличии соответствующего решения органа исполнительной власти РФ в области здравоохранения.

Зачем нужен больничный лист

Больничный лист подтверждает наличие у работника травм или заболеваний, в результате которых он временно не имеет возможности выполнять свою работу.

В случае если продолжительность лечения травмы или заболевания не превышает 15 дней, больничный выдается лечащим врачом, при превышении этого срока — специальной комиссией, сформированной в лечебном учреждении. Документ является бланком строгой отчетности, порядок его выдачи и оформления регулируется приказом Минздрава «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» от 29.06.2011 № 624н.

При предъявлении больничного листа работником в организации зачастую возникает вопрос, к какому виду документов относится больничный, т. к. от этого зависят и порядок, и срок его хранения/уничтожения. Ведь больничный лист, с одной стороны, является первичным учетным документом в силу требований ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ, поскольку на его основе организацией проводятся выплаты работнику, что является безусловным фактом ее хозяйственной деятельности. С другой же стороны, он служит также основанием для выплаты работнику пособия из средств соцстраха — следовательно, одновременно он является еще и страховым документом.

Так как страховые и бухгалтерские вопросы регулируются различными нормативными документами, рассмотрим требования каждого из них.

Порядок и механизм учета листков

При приеме листков нетрудоспособности и их использовании в дальнейшем они находят отражение в документах двух типов:

Документ	Описание
Книга получения бланков л/н	В ней формируются записи при приеме бланков в организацию от ФСС
Книга распределения бланков л/н	В ней формируются записи, когда полученные листки распределяются между врачами, имеющими право выписывать документы заболевшим людям

Как и любые другие книги бухгалтерского учета, книги поступления и распределения в обязательном порядке должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя медицинского учреждения и скреплены печатью организации.

Необходимо отметить, что в книгах учета какие-либо записи вносятся в хронологическом порядке без пропусков или перемены местами дат. В книге распределения кроме записей о выдаче листков также указываются данные о том, сколько корешков от больничных листков было возвращено лечащим врачом. Переданные отрывные корешки, как и бланки, хранятся в лечебной организации. Срок их сохранности составляет три года.

По истечении этого срока организация имеет право уничтожить корешки, составив акт об уничтожении по законодательно установленной форме. Кроме того, листки временной нетрудоспособности могут попадать в книгу учета испорченных бланков, поскольку эти документы не выбрасываются, а также подлежат ответственному хранению.

Сроки хранения документов по бухучету

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы Законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ. В большинстве случае он равен 5-ти годам, однако имеются некоторые особые моменты по порядку расчета этого срока.

К примеру, по первичной учетной документации, регистрам бухучета, бухгалтерской отчетности, аудиторским заключениям отсчет срока в 5 лет начинается после соответствующего отчетного периода (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Что касается учетной политики и иной документации, которая связана с организацией и ведением бухучета, а также средств, которые обеспечивают воспроизведение электронных документов и проверку подлинности ЭП, то срок в 5 лет отсчитывается с года, в котором они в последний раз применялись для формирования бухотчетности (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Оправдательные документы, которые прошли проверку, например, кассовая документация и книги, банковская документация, ордера, табели, акты о приеме или сдаче, о списании имущества, квитанции, авансовые отчеты и т.д., также нужно хранить не меньше 5-ти лет. Если же возникли споры или разногласия, то тогда документацию нужно хранить до принятия решения по делу, даже в случае, если его вынесли за пределы указанного срока (ст. 277 Перечня по Приказу № 236).

Что касается времени хранения документов о переоценке основных средств, расчете амортизации, списании основных фондов или нематериальных активов, то этот срок начинается с момента непосредственного выбытия указанных объектов (ст. 323 Перечня по Приказу № 236).

Срок хранения путевых листов — 5 лет, однако этот период увеличивается до 50 лет, когда нет иных документов, которые подтверждали бы вредные или опасные условия труда (ст. 553 Перечня по Приказу № 236).

Важно! Здесь и далее если срок указывается в 50 лет по Перечню из Приказа № 236, то он касается документов, которые созданы после 1 января 2003 года. Эти же документы, сформированные до указанной даты, необходимо хранить не менее 75 лет.

Ответственность за нарушение правил хранения документации

Наиболее распространенный случай, при котором нарушение правил хранения документации повлечет за собой штрафные санкции, — непредставление документа по запросу налоговиков.

Этот запрос ИФНС направляет при камеральной или выездной проверке налогоплательщика, при встречной проверке его контрагента, а также вообще без проверки (с. 93, 93.1 НК). Если налогоплательщик не представляет или несвоевременно представляет документацию, ему назначается штраф 200 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК).

Также отсутствие первичного учетного документа или счета-фактуры влечет за собой налоговую ответственность за грубое нарушение правил учета. Когда это нарушение не приводит к занижению налоговой базы — штраф 10-30 тыс. руб. (п. 1 и 2 ст. 120 НК). Когда это нарушение приводит к занижению налоговой базы — штраф 20% от размера неуплаченного налога, минимум 40 тыс. руб. (п. 3 ст. 120 НК).

Из-за несоблюдения сроков хранения документации компанию и ее сотрудников могут привлечь к административной ответственности. Ответственность за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов регламентированы ст. 13.20 КоАП. По ней предусмотрены предупреждение или штраф 3-5 тыс. руб. для должностных лиц и 5-10 тыс. руб. для юрлиц.

Если АО или ООО не исполняют обязанности по хранению документации в сроки, установленные законодательством, штрафы 2,5-5 тыс. руб. для должностных лиц и 200-300 тыс. руб. для компании (ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП).

При несоблюдении сроков хранения документации по валютным операциям штраф составляет 4-5 тыс. руб. для должностных лиц и 40-50 тыс. руб. для компаний (ч. 6 ст. 15.12 КоАП).

При нарушении сроков хранения учетной документации по внешнеэкономическим операциям по товарам, работам, услугам, информации, результатам интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля штраф составляет 1-2 тыс. руб. для должностных лиц и 10-20 тыс. руб. для компаний (ч. 2 ст. 14.20 КоАП).

Новые сроки хранения документации

Документы, сформированные до 18 февраля 2020 года, нужно хранить в сроки, регламентированные Приказом Минкультуры от 25.08.2010 г. № 558. Если документы сформированы после указанной даты, их сроки хранения регламентированы Перечнем по Приказу № 236.

Обновленные сроки хранения наиболее важных документов:

Документ	Новый срок	Старый срок
Договор дарения имущества	До ликвидации компании	Постоянно
Договор лизинга	5 лет по окончании срока договора или выкупа объекта лизинга	Постоянно
Документы по залогу недвижимого имущества	10 лет	Постоянно
Договор мены недвижимого имущества	До ликвидации компании	5 лет
Договор поручения	10-15 лет в зависимости от вида имущества	5 лет
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества	10 лет	5 лет
Паспорт сделки	15 лет	Постоянно
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности	5 лет при условии погашения задолженности	5 лет
Счета-фактуры	5 лет	4 года
Документы о выплате зарплаты (если ведутся лицевые счета)	6 лет	5 лет
Реестр сведений о доходах сотрудников	5 лет	75 лет
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, страхвзносов и иных бюджетных платежей	5 лет	Не установлен
Справка о состоянии расчетов с бюджетом	5 лет	Не установлен
РСВ	50 лет	Не установлен
Документы по переоценке ОС и амортизации	5 лет после выбытия ОС и НМА	Постоянно
Документы о списании ОС и НМА	5 лет после выбытия ОС и НМА	Постоянно
Акты приема-передачи недвижимого имущества новому владельцу	5 лет после выбытия объекта	Постоянно
КУДиР при УСН	5 лет	Постоянно

Образец журнала учета листков нетрудоспособности

Как и оформление журнала, его структура и текст отдается на откуп работникам предприятия. При этом при составлении бланка следует учесть несколько немаловажных моментов.

На титульный лист надо написать:

наименование компании;
дату открытия журнала и дату окончания (вписывается, конечно, после того, как документ будет закрыт);
ответственное за ведение журнала лицо;
если в организации принята номенклатура дел, то нужно дать ссылку на индекс журнала в соответствии с этим учетным документом.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы. Сюда надо включить следующую информацию:

номер листка нетрудоспособности (он состоит из двенадцати цифр);
название организации (читай — поликлиники, больницы, медицинского центра), его выдавшей;
должность и ФИО работника;
подразделение, в котором он трудится;
период нахождения на больничном;
код причины нетрудоспособности (вписан в больничный лист);
дату предъявления листка представителю работодателя.

При желании можно дополнить таблицу и другими столбцами (например, для подписи предъявителя листка нетрудоспособности и бухгалтера, которому передаются листки для проведения по ним бухгалтерских операций).

Где их хранить организации

Все первичные документы, связанные с денежными выплатами, находятся обычно в бухгалтерии предприятия. Хранение листков нетрудоспособности не является исключением из этого правила. Закон не устанавливает, как хранить больничные листы в бухгалтерии в 2020 году, поэтому исходим из двух принципов:

обеспечение сохранности документов;
возможность быстро найти нужный бланк.

В целях обеспечения сохранности бумаг обычно используют сейф или оборудованный замками металлический шкаф, где хранятся больничные листы после оплаты. Чтобы легко найти нужный документ, заведите специальный журнал для регистрации, на основании данных в котором видно, когда поступили и сколько хранятся больничные листы в бухгалтерии вашей организации, а также их реквизиты. Форма такого журнала законом не установлена, но для удобства пользования желательно предусмотреть такие графы:

порядковый номер;
дата предоставления бланка работником;
Ф. И. О. работника;
должность, структурное подразделение;
номер и дата выдачи документа;
наименование лечебного учреждения;
период освобождения от работы.

Если организация большая, допускается приказом руководителя назначить ответственного за сохранность отчетных бланков, а в журнале предусмотреть графы с отметкой о сдаче документа после обработки сотруднику, ответственному за хранение.

Кто может выдать и получить электронный больничный лист

ЭЛН выдают сотрудники медорганизаций, имеющих лицензию на медицинскую деятельность (п. 2, п. 3 Приказа Минздрава от 23.11.2021 № 1089н):

лечащие врачи, кроме врачей скорой помощи;
фельдшеры, если они выполняют функции лечащего врача;
зубные врачи, если в медицинской организации, оказывающей первичную медико-санитарную помощь, нет врача-стоматолога.

Получить больничный могут граждане, застрахованные по обязательному соцстрахованию на случай ВНиМ (п. 1 Приказа Минздрава от 23.11.2021 № 1089н):

россияне;
постоянно или временно проживающие в РФ иностранцы и лица без гражданства;
иностранцы и лица без гражданства, временно пребывающие в РФ (кроме ВКС).

Работники могут отслеживать информацию об ЭЛН на портале госуслуг или в личном кабинете на сайте СФР.

В некоторых случаях оформление электронного листа нетрудоспособности невозможно или бесполезно (пособие по нему всё равно не выдадут):

Пациент не застрахован лицом в системе социального страхования (перечень лиц, подлежащих соцстрахованию, указан в ст. 2 закона «Об обязательном социальном страховании…» от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
В местности, где находится медучреждение и куда пациент обратился за помощью, существуют проблемы с интернетом.
Иные причины технического и организационного характера.

Взаимодействие с Социальным фондом: как работодателю зарегистрироваться в системе

С 1 января 2022 года во всех регионах РФ был введён проактивный, то есть беззаявительный механизм оформления пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. В 2023 году этот порядок сохраняется, только вместо ФСС больничные листы оплачивает новый орган — Социальный фонд России.

С 21 марта 2023 года начнёт действовать новый порядок регистрации и снятия с учёта в Социальном фонде России. Он утверждён приказом Минтруда от 7 декабря 2022 года № 768н.

Согласно приказу, в большинстве случаев постановка на учёт и снятие с учёта в новом фонде будут происходить в беззаявительном порядке. Вновь созданных работодателей СФР зарегистрирует в течение трёх рабочих после получения от ФНС сведений о регистрации нового юридического лица или ИП. Датой регистрации в фонде будет считаться дата внесения соответствующей записи в ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Снятие с учёта также произойдёт в течение трёх рабочих дней после получения из ФНС сведений о прекращении деятельности юрлица или ИП.

Исключение составляют компании, имеющие обособленные подразделения. Подразделение зарегистрируют в фонде, если выполняются следующие условия:

ему открыт счёт в банке;
оно начисляет выплаты физлицам.

Для целей пенсионного страхования и страхования от ВНиМ регистрация ОП будет производиться по сведениям из налоговых органов (без заявлений). Для постановки на учёт ОП в качестве страхователя по взносам от несчастных случаев и профзаболеваний, нужно подавать заявление по установленной СФР форме.

Ставить на учёт в качестве страхователей ИП также продолжат без заявления:

по пенсионному страхованию — с даты регистрации в ЕГРИП;
по соцстрахованию — с даты приёма первого сотрудника (на основании сведений из ЕФС-1).

Заявление на регистрацию в СФР от ИП потребуется только в одном случае — если он заключит с физлицом ГПД, предусматривающий уплату взносов на травматизм

Также в приказе прописаны документы, которые выдаются юрлицу или ИП при постановке и снятии с учёта в СФР:

уведомление о регистрации в качестве страхователя;
уведомление о регистрации в качестве страхователя юридического лица по месту нахождения обособленного подразделения;
уведомление о страховом тарифе на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
информационный листок, направляемый страхователю, применяющему АУСН;
две формы уведомления о снятии с учёта.

Что говорит законодательство в области налогов и сборов

Листки нетрудоспособности являются документами, которые используются при расчете страховых взносов, уплачиваемых компанией в Фонд социального страхования. С 01.01.2017 администрирование страховых взносов передано налоговым органам. Соответственно, правила их расчета теперь прописаны в Налоговом кодексе (глава 34).

При внесении новой главы в первую часть кодекса были внесены изменения, связанные с правилами начисления страховых взносов. Так, статья 23 НК РФ была дополнена пунктом 3.4. В пп. 6 п. 3.4 ст. 23 прописан период сохранности документов, необходимых для расчета взносов. Он составляет не менее шести лет.

Ранее аналогичный порядок хранения был установлен в Законе о страховых взносах № 212-ФЗ от 24.07.2009 (п. 6 ч. 2 ст. 28). Данный закон утратил силу с 01.01.2017. Но его положения применимы к обязательствам, возникшим в 2020 году и ранее.

Сколько лет хранятся больничные листы в организации (2019 — 2021)?

Больничный лист подтверждает наличие у работника травм или заболеваний, в результате которых он временно не имеет возможности выполнять свою работу. В случае если продолжительность лечения травмы или заболевания не превышает 15 дней, больничный выдается лечащим врачом, при превышении этого срока — специальной комиссией, сформированной в лечебном учреждении. Документ является бланком строгой отчетности, порядок его выдачи и оформления регулируется приказом Минздрава «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» от 29.06.2011 № 624н.

Это важно знать: Как получить больничный в другом городе

Как долго хранить документы

Вид документов	Срок хранения	Норма законодательства
ДОКУМЕНТЫ ПО КАДРАМ И ОПЛАТЕ ТРУДА
Штатное расписание организации и изменения к нему	Не менее 10 лет**
Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников)	Не менее 75 лет
Правила внутреннего (служебного) распорядка организации	Не менее 1 года после замены новыми
Положение об оплате труда и премировании работников	Не менее 10 лет
Нормы выработки и расценок	Не менее 10 лет, а временные нормы — не менее 3 лет после замены новыми
Должностные инструкции работников	Типовые — не менее 10 лет**, индивидуальные — не менее 75 лет
Коллективные договоры	Не менее 10 лет**
Личные дела работников (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)	Не менее 75 лет
Трудовые договоры (контракты, соглашения), договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел работников	Не менее 75 лет
Документы о приеме выполненных работ по трудовым договорам и договорам подряда (акты, справки, счета)	Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет
Договоры о материальной ответственности с материально ответственными лицами	Не менее 5 лет после увольнения материально ответственного лица
Образцы подписей материально ответственных лиц	Не менее 5 лет
Приказы и распоряжения о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках и документы к ним (справки, сводки, информация и др.)	Не менее 5 лет
Приказы и распоряжения о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах и документы к ним (справки, сводки, информация и др.)	Не менее 5 лет
Приказы и распоряжения о дисциплинарных взысканиях и документы к ним (справки, сводки, информация и др.)	Не менее 5 лет
Иные виды приказов и распоряжений по личному составу и документы к ним (справки, сводки, информация и др.), в том числе: —о приеме на работу, перемещении, совмещении, переводе и увольнении; —аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (разрядов, категорий и др.); —изменении фамилии; —поощрении и награждении; —оплате труда, премировании и различных выплатах; —всех видах отпусков работников, занятых на тяжелых, вредных или опасных работах; —отпусках по уходу за ребенком; —отпусках без сохранения заработной платы; —длительных внутрироссийских и зарубежных командировках; —командировках работников, занятых на тяжелых, вредных или опасных работах;	Не менее 75 лет
Табели (графики), журналы учета рабочего времени	Не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет
Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю	Не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет
Документы о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда	Не менее 75 лет
Документы о премировании работников (расчеты, справки, списки)	Не менее 5 лет
Документы о получении заработной платы и других выплат (расчетно-платежные ведомости, сводные расчетные ведомости, расчетные листки на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат)	Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии), а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет
Доверенности на получение заработной платы и других выплат (в том числе аннулированные доверенности)	Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
Переписка о выплате заработной платы	Не менее 5 лет
Документы о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, предоставлении материальной помощи	Не менее 5 лет
Листки нетрудоспособности	Не менее 5 лет
Документы об оплате учебных отпусков (заявления, решения, справки, переписка и др.)	Не менее 5 лет
Личные карточки работников (в том числе временных работников)	Не менее 75 лет
Лицевые карточки (лицевые счета) работников	Не менее 75 лет
Исполнительные листы работников (исполнительные документы)	Не менее 5 лет
Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и др.)	До момента востребования, а невостребованные — не менее 75 лет
Книги, журналы выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним	Не менее 75 лет
Книги, журналы, карточки учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним	Не менее 5 лет
Графики предоставления отпусков	Не менее 1 года
Документы о квотировании рабочих мест для слабозащищенных категорий работников	Не менее 5 лет
Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, резюме, заявления, рекомендательные письма и др.)	Не менее 3 лет

Сколько лет хранятся больничные листы в организацииСколько лет хранятся больничные листы в организации

Отдельные медицинские учреждения и вовсе не вправе выдавать листки временной нетрудоспособности. К таковым относятся, например, станции скорой помощи, переливания крови и т.д.

Не менее требовательно законодатель подходит и к порядку оформления рассматриваемого документа. Существует положение, подробно расписывающее в каких графах какая информация указывается, как вносить исправления и т.д.

Не менее строго законодатель подходит и к порядку хранения и учета бланков больничных.

Итак, согласно действующему законодательству, изготовление самих бланков больничных листов обеспечивает ФСС. Медицинские же организации, будь то больница в Иркутске или стоматология в Санкт-Петербурге.

получают бланки от регионального отделения Фонда по мере надобности. Для этого ими подается заявка установленной формы.

Упомянутый выше приказ не допускает хранить запас бланков, превышающий квартальный запас потребностей.

Необходимо понимать, что бланки больничных листов – это документ строгой отчетности, и отношение к ним особенное. Они хранятся в специальных опечатанных помещения, с надежными замками в специальных обитых железом шкафах. Их постоянно пересчитывают, и полученное количество сверяют с балансовым счетом.

Врачи получают бланки на основании приказа руководителя медицинской организации под отчет. Все листки прошиты за верхний левый угол, корешок которого остается после выдача пациенту больничного листа. Потом, когда доктор обратиться за новыми бланками, он должен будет сдать все корешки до единого.

При этом медицинское учреждение, будь то поликлиника или стоматология. обязано хранить их в течение трех лет. По истечении этого периода они уничтожаются, о чем в обязательном порядке составляется специальный акт.

Но как быть, если врач ошибся и «испортил» больничный лист? Закон допускает вносить в листок нетрудоспособности поправки и помарки, но только в установленном порядке и в определенном количестве.

Если исправить документ уж нельзя, он сдается уполномоченному лицу, о чем делается запись в специальной книге. В ней фиксируются данные обо всех испорченных, утерянных или похищенных бланках.

В конце года эта информация передается в территориальное отделение ФСС.

Сами же испорченные бланки помещаются в специальную папку, порядок оформления которой также строго регламентирован Приказом. Они хранятся там три года, после чего уничтожаются специально созданной комиссией. Это действо также обязательно сопровождается составлением акта.

Комментариев пока нет!