Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Установка кассы для ИП: поэтапная инструкция». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В 2022 многие, кто до этого не использовал онлайн-кассу, обязаны будут ее применять. Так в первом чтении Государственной думой был одобрен законопроект №33099-8, который вносит изменения и поправки в 54-ФЗ, действующий с 2017 г.
Какова средняя стоимость касс?
Стоимость зависит от множества факторов. Самые простые бюджетные модели могут стоить 5-10 тысяч, а полноценные наборы оборудования стоить сотни тысяч рублей. Все зависит от характеристик и функционала. На стоимость также влияет, входит фискальный регистратор в комплект или нет.
Чем выше производительность устройства, богаче функционал программного обеспечения, если в комплект входят дополнительные функции и сервисы, — все это отражается на количестве денег, которое придется заплатить.
| Вид ККТ | Стоимость, руб. |
| Средний смарт-терминал | от 15 000 |
| Мобильная касса с эквайрингом | от 20 000 |
| Фискальный регистратор простой | от 5000 до 15 000 |
| Средний фискальный регистратор | от 20 000 |
| Автономная кнопочная касса | от 5000 до 13 000 |
| POS система | от 40 000 |
Таблица применения ККТ в зависимости от системы налогообложения
| Система налогообложения | Вид деятельности | ККМ обязательна | Можно выдать БСО | Можно выписать товарный чек или квитанцию |
|---|---|---|---|---|
| ОСНО | Торговля и остальное | + | ||
| Оказание услуг населению | + | |||
| УСН | Торговля и остальное | + | ||
| Оказание услуг населению | + | |||
| ЕСХН | Торговля и остальное | + | ||
| Оказание услуг населению | + | |||
| Оказание услуг населению | + | |||
| ПСН | Торговля и остальное | + | ||
| Оказание услуг населению | + |
Первый этап установки кассы для ИП: выбор и покупка
Если вы пользовались кассовым оборудованием с электронной контрольной лентой (далее ЭКЛЗ), проверьте, подлежит ли оно модернизации. Она заключается в замене ЭКЛЗ и фискальной памяти на фискальный накопитель (далее ФН). Перечень моделей есть на сайте ФНС. В противном случае придется потратиться на покупку новой техники.
Четвертый этап: установка и проверка кассы для ИП
Касса передает информацию в режиме онлайн, нужно синхронизировать ее с ЛК на портале ОФД. Для успешной регистрации требуется электронно-цифровая подпись (далее ЭЦП).
Попав в ЛК, укажите регистрационный, заводской номер аппарата, фискального накопителя, модель устройства. Придумайте для него имя.
Регистрация кассового оборудования
Часто пользователи задаются вопросом, как зарегистрировать кассовый аппарат для ИП. Чтобы осуществить данную процедуру, необходимо обратиться в центр ТО (это специальные юридические лица, которые занимаются реализацией и обслуживанием кассовой техники). Для этого необходимо подготовить и предоставить следующий перечень документов:
- Заявление на регистрацию (в 2-х экземплярах);
- Журнал КМ-4 (созданный кассиром-операционистом);
- Журнал КМ-8 (где отмечены все вызовы специалистов, обслуживающих ККМ);
- Технический паспорт устройства вместе с эталонным образцом;
- Договор аренды или свидетельство о праве собственности помещения, где будет расположена касса;
- Специальная голографическая наклейка, которая подтверждает сервисное обслуживание.
Категории ИП, освобожденные от обязательного использования кассы
Работа без кассового аппарата для ИП вполне возможна, если предприниматель относится к одной из следующих категорий:
- ИП, налогообложение которых осуществляется с применением ЕНВД. Такие предприниматели могут вести работу без регистрации и использования ККМ. Сюда относится оказание услуг населению бытового характера:
- Розничная торговля;
- Транспортные перевозки, а также обслуживание автомобилей (помывочные и ремонтные работы);
- Предоставление земли площадок для торговли или рекламы;
- Сдача помещений в аренду и др.
- ИП, использующие в своей работе бланки строгой отчетности. Они строго регламентированы законом и должны иметь реквизиты и оттиск печати предпринимателя. Бланки выступают чеками при продаже товаров.
- ИП без кассового аппарата работают тогда, когда их использование крайне затруднено, к таким случаям относят следующие виды деятельности:
- Купля-продажа ценных бумаг;
- Продажа продуктов питания, напитков, бумажной продукции и др. товаров на улице, на рынках или в киосках (при условии, что их доля превышает 50% общей выручки);
- Продажа проездных билетов водителем или кондуктором в салоне общественного транспортного средства;
- Адвокаты и нотариусы, работающие индивидуально.
- Использование и регистрация кассового аппарата для ИП в налоговой службе не обязательна, когда индивидуальный предприниматель ведет работу на труднодоступных, отдаленных местах, что не позволяет вызвать сотрудника для того, чтобы зарегистрировать технику и ввести ее в эксплуатацию. Сюда следует отнести нефтедобывающие вышки, воздушный транспорт, удаленные станции и др.
Закон о кассовых аппаратах 2016 года для ИП говорит о том, что все остальные предприниматели должны приобрести и зарегистрировать машины перед началом своей деятельности.
Нужна ли онлайн касса ИП в 2023 году при выдаче наличных на личные нужды
В данном случае возможно 2 варианта развития событий:
- Операция по выдаче денег предпринимателю не является расчетом за услуги, работы или товар. Соответственно ст. 1.1, ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ использовать кассовый аппарат не нужно. Однако, если ИП оформляет кассовые операции в общем порядке, ему потребуется составить кассовый ордер. При этом в графе «Основание» указывается «Выдача денежных средств предпринимателю на личные нужды». Далее, на основании РКО в кассовую книгу вносится соответствующая запись.
- Если предприниматель оформляет кассовые операции в упрощенном порядке (не ведет кассовую книгу и не оформляет ПКО и РКО), то никаких дополнительных документов при выдаче наличных из кассы не потребуется.
Штрафы за отсутствие и неприменение онлайн-касс в 2023 году
Наиболее распространенные нарушения при работе с кассовыми аппаратами связаны с неиспользованием ККТ и не выдачей кассового чека.
Согласно действующему законодательству, в 2023 году размеры штрафов за непробитые чеки установлены частью 2 статьи 14.5 КоАП:
- для юрлиц – от 3/4 до 1 размера от суммы сделки без чека, но не менее 30 000 руб.;
- для ИП – от 1/4 до 1/2 от суммы сделки без чека, но не менее 10 000 руб.;
- для должностных лиц ООО – от 1/4 до 1/2 от суммы сделки без чека, но не менее 10 000 руб.
При этом для отдельных категорий предпринимателей, кому нужно купить онлайн кассу, предусмотрены пониженные штрафы. К данной категории относятся, например, социально ориентированные НКО или малые предприятия. В данном случае штраф составит от 3/8 до 1/2 от суммы сделки без ККМ, но не менее 15 000 руб. Также административная ответственность может быть заменена на предупреждение. Однако только в том случае, если организация, кому нужно купить онлайн кассу, нарушила действующее законодательство впервые и своевременно устранила все нарушения.
Если же нарушение совершено не впервые, а сумма расчета без ККМ превышает 1 млн рублей, тех, кому нужно купить онлайн кассу ждет повышенный штраф:
- для должностных лиц – дисквалификация на срок от одного года до двух лет;
- для юридических лиц и ИП – приостановка коммерческой деятельности на срок до 90 суток (ч. 3 ст. 14.5 КоАП).
Избежать штрафных санкций в 2023 году можно в том случае, если тот, кому нужно купить онлайн кассу, самостоятельно оформит и вовремя направит в налоговую службу чек коррекции. При этом документ должен содержать полную информацию о том, при каких расчетах, когда и за что не был оформлен кассовый чек (письмо ФНС от 23.03.2021 № АБ-4-20/3755@). Кроме того, согласно письму ФНС Рот 23.03.2021 № АБ-4-20/3755@ чек коррекции должен помимо основных обязательных реквизитов содержать реквизиты расчета, осуществленного без кассового аппарата. Рекомендуется также направить в ФНС вместе с чеком коррекции объяснительное письмо.
За не выданный чек, согласно части 6 статьи 14.5 КоАП установлены следующие виды ответственности:
- Для юрлиц – 10 000 руб.;
- Для должностных лиц (руководителя, его заместителя) – 2000 руб.
Следует отметить, что при выявлении нарушений со стороны юридического лица, кому нужно купить онлайн кассу, наказанию могут подвергнуться несколько должностных лиц. Об этом говорится в письме Минфина от 30.03.2005 № 03-02-07/1-83, а также подтверждается судебной практикой (например, постановления ФАС Московского округа от 14.07.2005 № КА-А40/6231-05, Дальневосточного округа от 17.05.2005 № Ф03-А16/05-2/984 и пр.).
Поводом для проведения проверки может стать обращение со стороны потребителя. Однако в качестве основания для вынесения штрафа тем, кому нужно купить онлайн кассу, его недостаточно. Согласно законодательству, потребуется доказать, что оформление сделки с клиентом проходило без использования ККМ. Об этом говорится в письме ФНС от 11.10.2019 № ЕД-3-20/8924.
Упрощенная система применяется многими субъектами малого предпринимательства из сферы услуг и торговли. Она практически не имеет ограничения по видам осуществляемого бизнеса (есть исключения, но их немного) и работает во всех регионах России. Это выгодно отличает УСН от покупки патента, которая подходит не для любой деятельности и вводится на уровне региона или муниципального образования.
Существенный минус УСН был связан с онлайн-кассами. Когда власти решили, что каждый должен установить современный кассовый аппарат, для ИП на патенте и субъектов на ЕНВД предусмотрели отсрочку. Ее срок зависел от деятельности (торговля или услуги), а также наличия работников. А вот ИП и предприятия малого бизнеса, которые применяют упрощенную систему, первоначально такой отсрочки не получили. Они были обязаны перейти на ККТ в общие сроки:
- с 1 июля 2017 года – если они работают в торговле;
- с 1 июля 2018 года – если оказывают услуги населению, выдавая типографские бланки строгой отчетности (БСО), но параллельно принимают платежи через интернет;
- с 1 июля 2019 года – если они занимаются оказанием услуг только по БСО.
6 июня 2019 года был принят закон № 129-ФЗ, которым законодатели предоставили предпринимателям отсрочку от применения кассовой техники до 1 июля 2021 года. Ее получили все предприниматели (в том числе ИП на УСН) без работников, при условии, что они:
- занимаются оказанием услуг или выполнением работ;
- продают то, что делают собственными руками.
Кто не должен использовать онлайн – кассу
Есть множество видов деятельности, для которых нет обязанности применять онлайн – кассы. Получается, что те упрощенцы, кто занимается такой деятельностью, могут не использовать кассовый аппарат. К таким видам деятельности относятся:
- Торговля в киосках мороженым, молоком, напитками, которые не содержат алкоголь
- Торговля газетами, журналами, канцелярскими товарами, если обороты по такой деятельности составляют не меньше 50% от общего оборота предпринимателя
- Рыночная и ярмарочная торговля
- Сдача в наем собственного жилья
- Продажа товаров, которые сделаны собственноручно
- Продажа билетов в транспорте
- Торговля на борту самолетов и в поездах
- Ремонт обуви, изготовление ключей
- Присмотр за детьми и пожилыми людьми, совершение религиозных действий, заготовка дров, помощь по дому и другие подобные услуги населению
- Торговля в столовых учебных заведений
- Если продавец находится в труднодоступной деятельности. Такие территории закреплены на законодательном уровне.
При ведении такой деятельности в момент продажи покупателю должен выдаваться документ, подтверждающий факт продажи. Он должен содержать информацию, подобную той, что представлена в кассовом чеке.
Порядок регистрации/перерегистрации кассового аппарата
Порядок действий регулируются соответствующим регламентом, который был утвержден Министерством финансов в 2012 году. Основные этапы следующие. Сначала ИП собирает и передает в местное отделение налоговой службы необходимые документы – это всего 3 бумаги:
- паспорт кассового аппарата;
- договор с центром технического обслуживания;
- заявление.
Оно заполняется по установленной форме вручную или в печатном виде. Каждый символ должен занимать всю величину поля; незаполненные графы остаются пустыми, помарки, опечатки и исправления не допускаются.
Наряду с представленными документами налоговая служба может потребовать и дополнительные бумаги:
- журнал кассира;
- документы на помещение, где будет работать касса – договор аренды или свидетельство о собственности;
- журнал учета вызовов специалистов;
- финансовые документы, подтверждающие факт приобретения аппарата;
- доверенность на совершение действий от ИП (если в налоговую отправился не предприниматель, а его представитель).
Если все документы оформлены корректно, сотрудники принимают их в работу, после чего приступают к переводу кассы в фискальный режим функционирования. Для этого инспектор вводит цифровой код, ставит пломбу на устройство, проверяет все механизмы на предмет их работоспособности. После этого кассовый аппарат регистрируется в специальной книге, а в его паспорте и талон проставляются соответствующие отметки. На этом регистрация аппарата окончена.
В ряде случаев может понадобиться и перерегистрация ККМ:
- Замена самой фискальной памяти либо ее накопителя.
- Переезд на новое место (в новый магазин, другое отделение).
- Изменение ФИО ИП или названия его компании.
- Расторжение договора с прежним ЦТО и заключение соглашения с новым центром.
Чтобы осуществить перерегистрацию кассового аппарата, ИП обращается в то же отделение налоговой службе, составляет заявление и передает тот же пакет документов (дополнительно предоставляется и заключение, выданное центром обслуживания). Кассовый аппарат опять подлежит личному осмотру, в ходе которого сотрудник ФНС проверяет его на соответствие заявленным требованиям и убеждается в работоспособности. Отметка о новой регистрации опять же заносится в паспорт аппарата и талон.
Краткое описание последовательности действий представлено на блок-схеме, утвержденной этим же приказом.
Чего ожидать предпринимателю от законодателя?
К числу наиболее примечательных ожидаемых нововведений можно отнести:
- Расширение и конкретизацию перечня сценариев, при которых хозяйствующий субъект вправе не выдавать кассовый чек покупателю.
Предполагается регламентация самых разных сценариев — в частности, тех, что отражают специфику регистрации ККТ в ФНС. В отдельные моменты по техническим причинам проведение платежей при регистрации устройства может быть затруднено.
- Расширение списка видов бизнеса, при которых можно не устанавливать ККТ.
В частности, ожидается, что к таким видам деятельности будут отнесены:
- деятельность библиотек;
- продажа молочной продукции, воды;
- предоставление парковочных мест.
- Ужесточение штрафных санкций за неприменение ККТ.
В частности, могут быть повышены:
- штрафы за выдачу поддельного чека;
- за реализацию товаров без чеков;
- за некорректное использование фискальных накопителей.
Кроме списка тех, кто должен устанавливать онлайн кассу, существуют и те предприниматели, которые от данного оборудования могут отказаться и не устанавливать его при ведении своего бизнеса. Закон также определяет при каких условиях не нужна онлайн касса. Это в первую очередь касается некоторых представителей розничной торговли — газетных киосков, продавцов кваса в цистернах, сезонных фруктово-овощных развалов и людей, продающих товары в разнос. Также сюда входят индивидуальные предприниматели и микро-фирмы, которые оказывают бытовые услуги (присмотр за детьми и пожилыми людьми, покос травы, валка деревьев и вспашка огорода и так далее).
От использования онлайн-кассы освобождаются фирмы, которые осуществляют наличные расчеты и расположены в труднодоступных местах. Список таких регионов также утвержден законодательно. При этом данное юридическое лицо должно предоставить покупателю товара документ, подтверждающий факт покупки, если он того пожелает.
Освобождаются от данных устройств фельдшерские центры и аптеки, а также религиозные организации и столовые в учебных заведениях. Те, кто ремонтируют обувь и изготавливают ключи, тоже освобождаются от установки такого оборудования, так как данный вид деятельности относится к сфере мелких бытовых услуг для населения.
Ответственность за отсутствие онлайн-кассы
Если организация или индивидуальный предприниматель не установят в срок ККТ нового образца, или данное устройство не будет соответствовать требованиям закона, которые к ней предъявляются, данному лицу будет грозить административное наказание.
Возможные штрафные санкции для нарушителей представлены в таблице:
| Вид нарушения | Степень ответственности ИП и должностных лиц | Степень ответственности организации |
| Осуществление онлайн-кассы или использование техники старого образца | ¼ — ½ от суммы выручки, но не менее 10 000 рублей | 75%-100% от суммы выручки, но не менее 30 000 рублей |
| Повторное нарушение законодательных норм и требований при условии, что выручка за оба раза превышает сумму в 1 000 000 рублей | Дисквалификация на срок от 1 до 2 лет | Приостановка деятельности на срок до 3 месяцев |
| Использование онлайн-кассы, которая не соответствует требованиям законодательства РФ (не внесена в реестр ККТ, зарегистрирована ненадлежащим образом, с неподходящим фискальным накопителем и т.д.) | Предупреждение или 1,5 — 3 000 рублей | От 5 до 10 тысяч рублей |
| Невыдача бумажного или электронного чека | Предупреждение или 2 000 рублей | Предупреждение или 10 000 рублей |
| Непередача документов по запросу ФНС | Предупреждение или 1,5 – 3 000 рублей | Предупреждение или от 5 до 10 000 рублей |