Перевод сотрудников на удаленную работу. Дополнительное соглашение

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Перевод сотрудников на удаленную работу. Дополнительное соглашение». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Внести и согласовать изменения в существующий ТД или заключить допсоглашение разрешено через интернет с последующим обменом оригиналами в бумажном виде. Ознакомить сотрудника с приказом можно посредством электронного документооборота.

Суть и особенности «удаленки»

Дистанционная форма занятости позволяет сотруднику выполнять поставленные работодателем задачи из любого удобного места. В остальном на него распространяются те же требования и гарантии ТК РФ, что и на персонал, работающий в офисе. Основные отличия удаленной работы от обычного режима занятости:

• сотрудник самостоятельно устанавливает рабочий режим, если в трудовом договоре не предусмотрено иное;
• обязанности работодателя в части охраны труда ограничиваются минимумом;
• средства труда рекомендует работодатель, но принадлежать они могут, как организации, так и сотруднику лично;
• для передачи результатов работы разрешено использовать телекоммуникационные каналы связи;
• для работника, не имеющего возможность посетить офис, оформляется усиленная ЭЦП;
• особые условия в части обеспечения трудового процесса, обязательного страхования, охраны труда, предоставления отпусков и т.п. указываются в ТД.

Перевод сотрудников на удаленный режим работы на временной или постоянной основе можно выполнить, только если они согласны. При этом нужно помнить, что, несмотря на рекомендации федеральных и региональных властей, организация «удаленки» для персонала не обязанность, а право работодателя. Заставить сотрудника работать дистанционно нельзя. Даже на фоне пандемии и введении профилактических мер, переход на этот режим работы невозможен на основании инициативы руководителя предприятия. Порядок перевода сотрудника на удаленную работу важно соблюдать во избежание проблем с ГИТ.

Факт того, что работник не против смены формы занятости, следует зафиксировать в дополнительном соглашении к трудовому договору о дистанционной работе. В документе указываются новые условия труда.

Перевод сотрудника на удаленную работу без его согласия

По действующим правилам единственным основанием для перевода работника на удаленную работу является заключение трудового договора, содержащего соответствующее условие, или дополнительного соглашения, которым такое условие вносится в трудовой договор. Иными словами, перевод работника на удаленку возможен только с его согласия.

По правилам, прописанным в новой статье 312.9 ТК РФ, работодатель может перевести работников на временную удаленную работу без их согласия при наступлении:

• катастрофы природного или техногенного характера;
• производственной аварии;
• пожара;
• наводнения;
• землетрясения;
• эпидемии или эпизоотии;
• любых других исключительных случаев, ставящих под угрозу жизнь и здоровье людей.

Еще одно основание для перевода сотрудников на дистанционную работу — это принятие органом государственной власти или местного самоуправления решения о необходимости такого перевода.

Для перевода работников на удаленку необходимо принять локальный нормативный акт (ЛНА) с учетом мнения первичной профсоюзной организации.

В нем следует прописать:

• обстоятельства, которые стали поводом для перевода;
• список работников, временно переводимых на удаленную работу;
• срок, на который работники переводятся на удаленную работу (в пределах срока длительности причины перевода, например, на срок устранения последствий производственной аварии);
• порядок обеспечения работников, которые переводятся на удаленку, необходимым для удаленной работы оборудованием, программами, средствами защиты информации и т. д., а также порядок выплаты работнику компенсации, если он использует в работе принадлежащие ему средства, программы, оборудование;
• порядок организации труда удаленных работников (в т. ч. режим рабочего времени, включая периоды, когда работник обязан выходить на связь с работодателем, порядок и условия выхода на связь, порядок и сроки предоставления работником отчетов о проделанной им работе);
• иные положения, касающиеся организации удаленной работы.

Порядок взаимодействия с удаленным работником

Если трудовой договор об удаленной работе заключается путем обмена электронными документами, то по действующим правилам работодатель обязан не позднее трех календарных дней со дня его заключения направить работнику бумажную копию договора.

По новым правилам это нужно делать, только если работник обратился с письменным заявлением (новая редакция ст. 312.2 ТК РФ).

Сейчас если удаленный работник и работодатель обмениваются электронными документами, при их отправке необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. По новым правилам усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная (квалифицированная и неквалифицированная) подпись работника должны применяться только в случаях заключения, изменения или расторжения:

• трудового договора (доп. соглашения к нему);
• договора о материальной ответственности;
• ученического договора с отрывом или без отрыва от производства.

Рабочее время и время отдыха

По новым правилам в ЛНА, трудовом или коллективном договоре можно предусмотреть:

• режим рабочего времени дистанционного работника, а также продолжительность и периодичность выполнения трудовой функции (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ). Если этого не сделать, то сотрудник будет устанавливать режим рабочего времени по своему усмотрению;
• условия и порядок вызова работника, выполняющего временно дистанционную работу, на стационарное рабочее место или выход его на работу по своей инициативе (ч. 3 ст. 312.4 ТК РФ, см. Пример 6);
• порядок взаимодействия, в том числе передача результатов работы и отчетов о выполненной работе по запросам работодателя (ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ, см. Пример 7);
• порядок предоставления отпуска для постоянного дистанционного сотрудника (ч. 4 ст. 312.4 ТК РФ).

Нормы об охране труда дистанционных сотрудников остались прежними. Новая статья 312.7 ТК РФ практически дублирует прежнюю ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ об охране труда. Говорится, что в отношении «удаленщиков» работодатель исполняет только обязанности:

• по расследованию и учету несчастных случаев на производстве и проф­заболеваний (абз. 17 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
• выполнению предписаний Роструда и его территориальных органов (ГИТ) и рассмотрению представлений органов общественного контроля в установленные ТК РФ и иными законами сроки (абз. 20 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
• обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (абз. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
• ознакомлению с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем (ст. 312.7 ТК РФ).

Из нового добавлено, что другие обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда на дистанционных работников в период выполнения ими трудовой функции удаленно не распространяются. Однако если такие иные обязанности будут прописаны в трудовом, коллективном договоре или ЛНА, работодателю их придется выполнять.

Вместе с тем уточнений по многим спорным вопросам, которые волновали работодателей и раньше при применении дистанционной работы, сделано не было.

Особенности дистанционной работы

Порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов (в том числе расходов на связь и интернет) определяются в дополнительном соглашении к трудовому договору (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

При переводе сотрудников на дистанционную работу необходимо обеспечить безопасность всех данных организации, в том числе составляющих коммерческую тайну. Поэтому также рекомендуем изменить положения локальных нормативных актов о коммерческой тайне, персональных данных, доступе к внутренним базам данных и аналогичным внутренним ресурсам. Если сотрудникам будет предоставляться удаленный доступ через электронные ключи-идентификаторы, то желательно составить правила работы со средствами индивидуальной идентификации, установить ответственность за передачу этого средства третьим лицам. Если ранее этих правил не было, то с ними необходимо ознакомить всех сотрудников под подпись.

Законодательство не устанавливает правил отчета для дистанционных работников о проделанной работе. Однако работодатель может определить порядок, форму и периодичность такого отчета. Условия об этом можно установить в положении о дистанционной работе или ином локальном нормативном акте, а также включить в дополнительное соглашение к трудовому договору. Аналогичным образом необходимо установить порядок взаимодействия работника и работодателя при постановке задач и их выполнении.

Как оформить приказ о переводе на дистанционный труд

Перевод на удаленную работу может происходить в двух вариантах:

1. Когда меняется только сам характер привязки к месту нахождения работодателя, а все остальные параметры работы (должность, показатели квалификации, уровень оплаты труда, привязка к структурному подразделению) остаются теми же, что и до перевода.
2. Когда изменение характера привязки к месту нахождения работодателя совпадает с переводом:

• в иное структурное подразделение;
• на другую должность или в другую квалификационную категорию;
• на другой оклад или тарифную ставку.

Для 1-го варианта достаточным будет создание единственного приказа произвольной формы, содержащего:

• указание на суть вносимого изменения;
• дату начала действия этого изменения;
• перечень документов, послуживших основаниями для издания приказа.

Образец такого приказа можно увидеть на нашем сайте.

Дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу

При этом работодатель может потребовать направить ему нотариально заверенные копии данных документов на бумаге по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 3 ст. 312. 2 ТК РФ). Со своей стороны работодатель еще до заключения трудового договора должен ознакомить сотрудника с локальными актами (Правилами трудового распорядка, Положением о премировании и т. п. ).

Сделать это можно путем обмена электронными документами с электронной подписью между работодателем и дистанционным сотрудником.

Это следует из положений части 5 статьи 312. 1, части 5 статьи 312. 2 Трудового кодекса РФ, статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. Далее отношения оформите по общим правилам, установленным трудовым законодательством, с соблюдением требований статьи 68 Трудового кодекса РФ. А именно: Вопрос из практики: нужно ли дистанционных сотрудников включать в штат организации Да, нужно.

Образец приказа о переводе на дистанционную работу

А для новой редакции можно взять за основу разработанный Системой проект договора с дистанционным работником: Трудовой договор с дистанционным сотрудником Подробности в материалах Системы Кадры: 1. Ответ: Как оформить прием на работу дистанционного сотрудника Понятие дистанционной работы Что понимается под дистанционной работой Дистанционной работой является выполнение трудовой функции:

• вне места нахождения работодателя (филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения, включая расположенные в другой местности);
• вне стационарного рабочего места;
• вне территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

При этом для выполнения работы и осуществления взаимодействия работодатель и сотрудник используют информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе Интернет.

Действуем по правилам

Алгоритм перевода работника на онлайн-режим:

1. Работник пишет на имя руководителя заявление в произвольной форме, в котором должен указать причину своего перевода на удаленное исполнение обязанностей.
2. Если работодатель не против такого вида сотрудничества, то в отделе кадров составляется дополнительное соглашение о переводе работника на дистанционную работу.
3. Работник согласовывает новые условия сотрудничества, устанавливая средства связи, контроля и отчетности, и подписывает соглашение.
4. Работодатель издает приказ о переводе работника на дистанционную работу.
5. В личной карточке сотрудника делается соответствующая запись.
6. В кадровик фиксирует норму рабочего времени, которую сотрудник обязан отработать по договору.
7. В трудовой книжке делается запись о переводе работника на дистанционную работу.

Образец дополнительного соглашения можно скачать .

Изменения в локальных документа организации

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) обязательно должны содержать главу о дистанционных работниках. В том случае, когда глава вносится в уже существующие и утвержденные ранее на предприятии ПВТР, требуется их переутверждение. При этом руководителю нужно обязательно ознакомить всех своих работников с этими изменениями под роспись.

В таких случаях, когда специфика работы не позволяет перевести персонал на удаленную форму, период, в течение которого не осуществляется деятельность, будет оплачиваться как простой по независящим от сторон причинам. А именно в размере не менее 2/3 от тарифной ставки (оклада) (ст.157 ТК), если больший размер оплаты не предусмотрен коллективным договором или другими нормативными актами.

Основные условия работы дистанционных работников прописываются в трудовом договоре, допсоглашении к нему, коллективном соглашении или в локальном нормативном акте. К условиям работы относятся:

• режим рабочего времени;

• правила передачи результатов работы и отчет о ней;

• порядок предоставления отпуска.

При временной дистанционной работе дни отдыха считаются по общим правилам. Время, потраченное на взаимодействие с работодателем, включается в рабочее.

Сейчас в Трудовом Кодексе (ст. 312) закреплено, что работодатель обеспечивает удаленного работника всем необходимым для работы вне офиса: оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и прочее. В случае, если работник будет использовать свою технику для выполнения работы (или арендованную), работодатель выплачивает работнику компенсацию за расходы по использованию этой техники и программ. Сумма компенсации отмечается в трудовом договоре (либо в допсоглашении к нему) или коллективном договоре.

При внесении важных изменений, связанных с переводом работника на удаленную работу, в существующий договор, руководитель должен уведомить об этом сотрудника (для юридического лица – не позднее, чем за 2 месяца до внесения изменений в договор).

К важным изменениям относятся:

• место работы;

• профессиональные обязанности;

• порядок работы;

• начало работы и период труда;

• размер оплаты труда;

• условия труда.

В заключении две хороших новости

Хорошая новость для работника – руководитель не может снижать заработную плату своим сотрудникам по причине перехода на дистанционную работу.

Хорошая новость для работодателя – внесены поправки в порядок расторжения трудового договора с удаленным сотрудником. Теперь можно уволить такого работника в случае, если он допускает следующие нарушения:

• без причины не выходит на связь более двух рабочих дней подряд (количество дней может быть увеличено работодателем);

• постоянный дистанционный сотрудник переехал в другую местность и поэтому не может работать на прежних условиях.

Как перевести на дистанционную форму

Алгоритм перевода сотрудников в связи с достигнутым соглашением между сторонами на удаленный формат следующий:

1. Определить персональный состав сотрудников, подлежащих переводу.
2. Разработать локальный распорядительный акт об удаленном формате труда с указанием причин, сроков деятельности в подобном формате.
3. Получить заявление сотрудника на перевод на удаленный доступ.
4. Оформить с каждым работником допсоглашение о переводе, указав средства связи, ценности материального формата, требования к организации защиты персональных данных.
5. Оплатить удаленный труд в полном объеме.

Похожие записи:

• Какие виды льгот полагаются ветеранам труда в нижегородской области в 2019
• Что делать, если потеряли завещание?
• Порядок применения к сотрудникам органов внутренних дел дисциплинарных взысканий