Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: как организовать документооборот в бухгалтерском учете». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
За свой «жизненный» путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение. Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т. д. Но большинство организаций используют именно график документооборота.
Для чего нужен график документооборота в учётной политике
Организация документооборота для учётной политики позволяет предприятию систематизировать работу по их движению, а именно:
- обеспечить строгую фиксацию всех поступивших первичных документов и бухгалтерских регистров;
- закрепить ответственных за работу с документацией;
- установить контроль за правильностью их оформления и заполнения;
- определить порядок движения документов;
- прописать условия и сроки хранения документов.
Образец графика документооборота в учетной политике
Рекомендуется сделать его в форме таблицы, поскольку такая структура представления данных позволит оперативно ориентироваться в перечне и находить нужный документ.
Теперь переходим к этапу «оповещения». Каждый сотрудник, участвующий в документообороте, должен знать, что, как и когда он обязан делать. Есть два варианта:
- оформить дополнительный лист к графику документооборота, где сотрудники будут оставлять свои подписи, свидетельствующие об ознакомлении с графиком.
Трудозатраты бухгалтера по этому варианту минимальны, но сотруднику будет сложно запомнить что, кому и в какие сроки он должен передавать;
- сделать выписки из графика для каждого работника и раздать под расписку. Быстро сделать для работника выписку из графика поможет функция Excel «Данные — Фильтр — Автофильтр». Документы, которые относятся ко всем сотрудникам сразу, например больничные листы, авансовые отчеты, нужно также включить в выписку, поставив несколько фильтров с условием «или».
Выписка из графика документооборота с использованием в столбце «Представление документа → Кто» одновременно двух фильтров «специалист сервисного отдела» и «работник» с условием «или» в программе выглядит так.
Но этого мало, надо чтобы документ неукоснительно соблюдался всеми подразделениями. Для успешного внедрения нововведений:
- внесите изменения в должностные инструкции сотрудников: дайте ссылку на график документооборота, пропишите в обязанностях соблюдение сроков представления документов. Например, должностная инструкция кладовщика после внесения изменений может выглядеть так (изменения выделены курсивом).
Перечень форм первичной учетной документации на 2020 год
Формы первичных учетных документов можно разделить по участкам работы, в которых используют бумаги. Список первичной документации в бухгалтерии может быть обширным.
Причина в том, что унифицированные и самостоятельно разработанные формы первичной учетной документации являются бумагами основой для каждой операции, сделки или событию, которые возникают в процессе работы.
Перечень документов можно поделить так:
- кадры, рабочее время и расчеты с персоналом
- работа с подотчетниками;
- работы в строительстве;
- услуги;
- основные средства;
- нематериальные активы, материалы и малоценные и быстроизнашивающиеся предметы;
- продукция и товарно-материальные ценности в местах хранения;
- денежные расчеты с населением с использованием ККТ;
- торговые операции;
- услуги общепита;
- кассовые операции;
- результаты инвентаризации;
- работа строительных машин и механизмов, работы в автотранспорте;
- расчетные документы;
- бланки строгой отчетности;
- бланки трудовых книжек и вкладышей к ним;
- сельскохозяйственная продукция и сырье.
Эксперты Системы Главбух собрали все типовые формы первичных документов в одном месте. Вы можете скачать нужный бланк и посмотреть пример его заполнения. Все формы разбиты по категориям: расчеты с персоналом, основные средства, кассовые операции и другие.
Например, для учета основных средств используют следующие первичные документы:
- акты о приеме-передаче;
- накладная;
- акт о приеме-сдаче;
- акт о списании;
- инвентарная карточка;
- инвентарная книга;
- акты по оборудованию.
Подробнее о видах и формах смотрите в таблице.
Каждый факт хозяйственной жизни надо подтверждать первичным документом. Нельзя принимать к учету документы по фактам хозяйственной жизни, которых не было, в том числе по мнимым и притворным сделкам (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Конкретных требований к форме и виду первичных документов закон не содержит. Поэтому их утверждает руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухучета.
Как внедрить документооборот на предприятии
Производственную, организационную и социальную деятельность предприятия сопровождают и подтверждают документы. Организация движения документов от момента создания до момента смерти (завершения исполнения, уничтожения или сдачи в архив) называется документооборотом.
★ Документооборот — это система создания, обработки, приема, передачи, хранения и архивирования документов на предприятии.
Документооборот в компании подразделяют на несколько видов, в зависимости от сферы применения:
- кадровый;
- производственный;
- административно-хозяйственный;
- управленческий;
- бухгалтерский.
Понятие документооборота взаимосвязано с понятием делопроизводства, которое включает в себя все процессы работы с документами. Поэтому движение документов также контролируется в архивном деле, секретном и конфиденциальном делопроизводстве.
Если система документооборота на предприятии отсутствует, невозможны:
- эффективный, грамотный и своевременный кадровый, налоговый, управленческий и бухгалтерский учет;
- оперативное взаимодействие с вышестоящими организациями, контрольно-надзорными и государственными органами, дочерними подразделениями, общественными формированиями;
- управление предприятием и взаимодействие между структурными подразделениями;
- управление персоналом, контроль производственной деятельности сотрудников, справедливая и своевременная оплата труда.
Основы документооборота в организациях закрепляют локальными нормативными актами — положениями, инструкциями.
График документооборота для учетной политики — образец
- сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания;
Как закрепить предоставление права подписи первички за сотрудником, узнайте из материала .
- сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей;
- разработать систему контроля за исполнением графика документооборота;
- конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю;
- конкретизировать иные нюансы графика (в зависимости от потребностей организации внутреннего документооборота).
После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота), количество строк и столбцов которого зависит от потребностей организации.
Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота допустима для любой организации, если требование к применению конкретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и (или) иными нормативными актами. Наиболее распространенная ситуация оформления графика документооборота — в качестве элемента (приложения) учетной политики.
Поэтому введение его в учетный процесс происходит одновременно с процедурами ввода в действие учетной политики и включает следующие этапы (например):
- ознакомление причастных исполнителей (по указанным в графике должностям) с их ролями в обеспечении процесса документооборота организации;
- оформление на всех рабочих местах наглядных стендов, на которых размещается удобный для визуального восприятия график документооборота;
- налаживание взаимодействия исполнителей
- утверждение графика документооборота (в составе учетной политики или как отдельного документа);
Утверждение документооборота в организации
Основным нормативным актом, который регулирует ведение учета в организации, является закон №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года. В закон регулярно вносятся изменения и поправки. Любой факт хозяйственной деятельности бизнеса подтверждается документально. Для бесперебойного и правильного функционирования предприятия требуется организация документооборота в бухгалтерском учете, его порядок утверждается руководителем.
Принципы работы с первичной информацией в бухучете регулируются «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном приказом Минфина СССР №105 в июле 1983 года. Этот нормативный акт утратит силу только в январе 2022 г., согласно приказу Минфина №184 от 30 апреля 2021 г. В положении описаны требования к первичным документам, срокам их хранения и исправлению ошибок.
По закону 129-ФЗ (статья 6 пункт 3) система движения официальных бумаг на предприятии утверждается в учетной политике. Это находит подтверждение в ПБУ 1/2008 «Учетная политика».
Порядок составления графика документооборота
В начале того, как главный бухгалтер составляет график документооборота, он устанавливает круг лиц, которые работают с первичными документами, это, например, служащие отдела снабжения, лица, которые ответственны за реализацию – маркетологи). В официальном порядке до них доносится информация о правилах оформления первичных документов, и в какие сроки они обязаны предоставить данные документы в бухгалтерию. Для этих целей, каждый исполнитель может получить выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к деятельности того, кто исполняет документ, в какой срок необходимо их предоставить и в какие именно подразделения предприятия. В приказе, выдаваемом руководителем организации, устанавливается ответственность за то, если сотрудник вовремя не предоставит документ в бухгалтерию.
Лица, которые создали и подписали данный документ, несут ответственность за то, чтобы соблюдался график документооборота, за то, чтобы документы оформлялись согласно всем требованиям, чтобы сотрудники в срок передавали их в бухгалтерию, для отражения в отчетности, и также за то, чтобы документы были оформлены достоверно.
Необходимо контролировать и правильность выполнения различных операций на счетах бухгалтерского учета, для чего нужно установить контроль за верностью оформления первичных учетных документов, на основании которых отражаются хозяйственные операции на счетах бухгалтерского учета.
График документооборота разрабатывается бухгалтерской службой предприятия. При необходимости к разработке графика могут быть привлечены и иные специалисты.
Разработка графика документооборота включает в себя несколько последовательных этапов:
- Сбор информация о документах, которые составляемых в каждом конкретном подразделении. По результатам сбора составляются списки.
- Определение порядка взаимодействия между подразделениями при обработке отдельных видов документов.
- Разработка оптимальных вариантов документооборота и составление графика. После разработки осуществляется процедура согласования.
- Утверждается графика руководителем и введение графика в действие соответствующим приказом.
Документ составляется в форме текста, таблицы или схемы с указанием фамилий и должностей ответственных лиц. При изменениях в штатном расписании (приеме и увольнении сотрудников, переводах на другие должности) и изменении должностных инструкций вносятся изменения в порядок документооборота: составляется новый акт или дополнения к нему.
Основная цель составления графика — обеспечение оперативного учета хозяйственных операций. Следовательно, срок, в течение которого документ находится в каждом подразделении, устанавливается минимальный.
Особое внимание следует уделить конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах. Перечень доступа к ним лиц строго ограничивается.
Независимо от того, кто составляет график документооборота, порядок утверждается приказом за подписью руководителя. Все лица, ответственные за составление, хранение и обработку бумажных и электронных документов, ставят свою подпись для подтверждения того, что они ознакомлены с порядком и обязуются его соблюдать.
Особенности графика документооборота
При составлении графика документооборота нужно провести подготовительную работу:
- Учет всех документов, с которыми придется работать специалистам отдела.
- Планирование сроков обработки бумаг.
- Планирование сроков рассмотрения документации.
- Распределение потока бумаг таким образом, чтобы при максимальной нагрузке соблюдались сроки обработки.
При составлении графика документооборота нужно учесть, что целью является своевременное рассмотрение бумаг. Если график будет сформирован неверно, то есть высокий риск нарушения сроков при обработке документов. А это влечет за собой следующие проблемы:
- Ответственность перед сотрудниками за несвоевременное оформление бумаг о зарплате.
- Ответственность перед государством за нарушение сроков подачи налоговой отчетности.
- Конфликты с контрагентами за несвоевременную оплату по договорам.
Сотрудник, составляющий график, несет ответственность за стабильную работу фирмы в целом.
Теперь переходим к этапу «оповещения». Каждый сотрудник, участвующий в документообороте, должен знать, что, как и когда он обязан делать. Есть два варианта:
- оформить дополнительный лист к графику документооборота, где сотрудники будут оставлять свои подписи, свидетельствующие об ознакомлении с графиком.
Трудозатраты бухгалтера по этому варианту минимальны, но сотруднику будет сложно запомнить что, кому и в какие сроки он должен передавать;
- сделать выписки из графика для каждого работника и раздать под расписку. Быстро сделать для работника выписку из графика поможет функция Excel «Данные — Фильтр — Автофильтр». Документы, которые относятся ко всем сотрудникам сразу, например больничные листы, авансовые отчеты, нужно также включить в выписку, поставив несколько фильтров с условием «или».
Выписка из графика документооборота с использованием в столбце «Представление документа → Кто» одновременно двух фильтров «специалист сервисного отдела» и «работник» с условием «или» в программе выглядит так.
Приходные ордера склада – это бумаги, которые помогают оформить поступление ТМЦ. Это не первичная документация, она составляется с помощью накладной или акта об излишках. Без оснований никто не имеет права выписывать этот документ.
В нем указывают:
- название компании грузополучателя;
- имя контрагента, от которого запасы поступили;
- номер – обязательно условие;
- дата составления;
- название помещений;
- код счета бухгалтерии, на котором будут учитываться ценности.
Не все организации решают использовать расходный ордер, он не относится к бумагам строгой отчетности.
График документооборота по кассе и прочим операциям — часть № 1
| Наименование документа | Приходный кассовый ордер | Расходный кассовый ордер | Кассовая книга | Заявление о выдаче денежных средств (денежных документов) под отчет | Авансовый отчет | Акт о списании бланков строгой отчетности | Требование-накладная |
| Код формы | (ф. 0310001) | (ф. 0310002) | (ф. 0504514) | — | (ф. 0504505) | (ф. 0504816) | (ф. 0504204) |
| Количество экземпляров | 1 | 3 | |||||
| Ответственный за составление | Кассир | Подотчетное лицо | Подотчетные лица | Комиссия по поступлению и выбытию активов | Материально ответственное лицо | ||
| Документы, на основании которых составляются | Контрольная лента ККТ, заявления, счета, другие документы-основания | Заявление о выдаче денежных средств (денежных документов) под отчет, Авансовый отчет (ф. 0504505) | Приходный кассовый ордер (ф. 0310001), Расходный кассовый ордер (ф. 0310002) | ПФХД | Билеты, квитанции, товарные и кассовые чеки, счета-фактуры, другие документы | Корешки выданных бланков больничных листов, родовых сертификатов, Отчет о выданных и испорченных БСО | Заявка на получение БСО |
| Срок составления | Перед приемом денежных средств (денежных документов) | Перед выдачей денежных средств (денежных документов) | При наличии кассовых операций в конце рабочего дня | По необходимости | На командировочные расходы — в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки. По расходам на приобретение товаров (работ, услуг) и денежным документам не позднее трех рабочих дней со дня истечения срока, на который были выданы денежные средства (денежные документы) | В течение трех дней со дня проверки БСО | В день совершения хозяйственной операции |
| Ответственный за проверку | Главный бухгалтер | Комиссия по поступлению и выбытию активов | Материально ответственное лицо | ||||
| Кто утверждает (подписывает) | Главный бухгалтер, кассир | Руководитель, главный бухгалтер, кассир, получатель денежных средств (денежных документов) | Главный бухгалтер | Руководитель, главный бухгалтер | Руководитель, главный бухгалтер, бухгалтер, руководитель структурного подразделения, подотчетные лица | Руководитель, члены комиссии | Руководитель, МОЛ, бухгалтер материальной группы |
| Срок утверждения (подписания) | Главный бухгалтер — при получении документа, кассир — сразу после приема денежных средств (денежных документов) | Руководитель, главный бухгалтер — при получении документа, кассир — сразу после выдачи денежных средств (денежных документов) | Кассир — в день составления, главный бухгалтер — один день с момента поступления документа | Главный бухгалтер — один рабочий день со дня поступления документов, руководитель — в течение двух рабочих дней со дня поступления документов | В течение трех рабочих дней со дня поступления Авансового отчета (ф. 0504505) | В день составления | |
| Куда передается | В бухгалтерию | В кассу | В бухгалтерию | В бухгалтерию, копия — МОЛ | Один экземпляр — в бухгалтерию, по экземпляру МОЛ | ||
| Срок передачи | В конце рабочего дня с листом кассовой книги | В день подписания | Не позднее следующего дня после подписания | ||||
| Документы, в которых производятся записи | Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) | Регистры бухгалтерского учета | — | Регистры бухгалтерского учета | Книга учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) | ||
| Документы, составляемые на основании данного | Кассовая книга (ф. 0504514) | — | РКО (ф. 0310002), платежные документы | РКО, платежные документы | — | ||
| Место хранения | Касса учреждения | Бухгалтерия | |||||
| Ответственный за хранение | Главный бухгалтер |
График документооборота в бухгалтерии в 2018 году
Как говорилось выше, найти стандартный образец графика документооборота нет возможности, соответственно к его составлению следует приложить усилия самим работникам отделов. Самый подробный график должен быть, конечно же, у бухгалтерии с учетом всех без исключения пунктов деятельности разных отделов предприятия.
На следующем этапе следует собрать сведенья обо всех документах, которые создаются во время деятельности предприятия. В этот список в обязательном порядке вносятся не только ежедневные, но и периодические, даже, можно сказать, совсем редкие бумаги.
Также при составлении графика обязательно вписывается сам процесс движения документов. Не оставляются без внимания даже те факторы деятельности предприятия, которые не контролируются бухгалтерией, но должны быть внесены в отчетности. Обычно подтверждением таких действий являются служебные записки или справки, которые также включаются в график документооборота.