Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как удержать излишки отпускных при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В статье 137 Трудового кодекса говорится, что работодатель может удержать с работника при увольнении излишне выплаченные ему отпускные. Подразумевается, что он увольняется до конца того рабочего года, в счет которого уже получил оплачиваемый отпуск.
Когда удержание за неотработанный отпуск при увольнении запрещено
В исключительных ситуациях удержания за неотработанные дни отпуска запрещены. Запрет зависит от поводов для увольнения.
Если сотрудник подал заявление на увольнение сам, руководство может компенсировать неотработанные дни отпуска. Но незаконно требовать возврата отпускных, когда увольнение вызвано одной из таких причин:
- Человека призывают в армию.
- Увольняющийся больше не справляется с работой по состоянию здоровья, что подтверждается медицинской выпиской, и не переводится на другую позицию.
- Человек попал под увольнение из-за сокращения, ликвидации компании или закрытия ИП.
- Сотрудник не согласен продолжать работу после смены руководства.
- Работник заменял отсутствующего сотрудника, который вернулся к должности.
- Увольнение случилось из-за чрезвычайных обстоятельств.
Альтернатива удержанию при увольнении за предоставленный авансом отпуск
Случается так, что у работодателя есть право на возврат переплаченных отпускных, но он не может их удержать. Например, если зарплаты сотрудника не хватает, чтобы полностью погасить неотработанные дни отпуска.
Требовать от сотрудника компенсацию руководство не может. Препятствовать увольнению, чтобы вынудить того заплатить за неотработанный период отпуска, тоже. Тут придется действовать другими методами:
- Попросить работника добровольно возместить аванс. Бухгалтерия считает, сколько дней работник использовал без отработки. Сотрудник вносит деньги. При этом придется пересчитать НДФЛ: если сотрудник возвращает деньги за несколько дней, он получает меньшую материальную выгоду. А значит, к уплате положена другая сумма.
- Обратиться в суд за возмещением неотработанных дней отпуска. Этот путь сложнее, потому что суды не всегда принимают сторону работодателя. А судебные издержки часто обходятся бизнесу дороже, чем неотработанные дни отпуска.
- Простить увольняющемуся использованные дни отдыха. Пересчитывать НДФЛ работника не придется — его уже уплатили с отпускных, выгоду от которых он полностью сохранил. А вот руководству придется пересчитать налог на прибыль, убрав из расходов оплату неотработанных дней отпуска.
«Отпускные» права и обязанности
При разрыве трудовых отношений работодатель должен выполнить множество обязательных действий, регулируемых трудовым законодательством. В их числе обязанность выдачи работнику всего заработанного им к моменту увольнения.
Отпускные выплаты — один из элементов окончательного расчета с увольняющимся сотрудником. Их состав зависит от того, сколько накоплено неотгулянных отпускных дней и воспользовался ли сотрудник в текущем периоде своим правом на отпуск (ст. 127 ТК РФ).
Об обстоятельствах, влияющих на расчет отпускных дней при расторжении трудового договора, см. в материале «Как рассчитать количество дней отпуска при увольнении?».
Помимо указанной обязанности у работодателя есть право — удержать из дохода увольняющегося работника сумму авансовых отпускных (ст. 137 ТК РФ).
Реализовать указанное право можно не во всех случаях. Если увольнение сотрудника происходит по основаниям, перечисленным в ст. 137 ТК РФ, удержать с него излишне выплаченные отпускные не получится. Например, подобный запрет на удержание касается ситуации увольнения по причине сокращения штата или закрытия фирмы, а также в иных предусмотренных законодательством случаях.
Узнайте, как складывается свежая судебная практика по этому вопросу, из аналитической подборки от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите к материалу бесплатно.
Кроме того, работодатель может разобраться с долгом работника иным способом. Об этом поговорим в следующем разделе.
Как рассчитать количество дней отпуска в 2021 году, узнайте из этой публикации.
Налоговые нюансы прощения отпускного аванса
Подписанное сторонами соглашение о прощении долга автоматически запускает механизм налоговых корректировок, связанных с этим событием.
Для работника пересчет налоговых обязательств к материальным потерям не приводит — налог с его дохода в виде прощеного долга уже был удержан при выплате ему отпускных. Изменение статуса полученной суммы с отпускных на некий бонус от работодателя (прощение долга) влияния на налоговые обязательства по НДФЛ не оказывает.
Что делать с НДФЛ, если работник добровольно погашает долг по авансовым отпускным, см. в материале «НДФЛ с неотработанных отпускных подлежит возврату».
У работодателя ситуация иная. В связи с «актом доброй воли» в отношении работника придется пересчитывать налог на прибыль. При этом возникает необходимость исключить из расходов сумму неотработанных отпускных (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ). Налоговики считают такие расходы экономически необоснованными (письмо УФНС по городу Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148).
В отношении начисленных на сумму неотработанных отпускных страховых взносов необходимо отметить, что основания в их пересчете отсутствуют — они начислялись в рамках трудовых отношений. Правомерность их учета в составе налоговых расходов чиновниками Минфина не оспаривается (письмо от 23.04.2010 № 03-03-05/85).
Удержание за использованный отпуск при увольнении
Полученная в результате расчета величина не отработанных сотрудником отпускных и сумма, которую можно удержать из его дохода, совпадают не всегда.
ВАЖНО! Сумма удержаний ограничена законодательно (ст. 138 ТК РФ) и составляет 20% от получаемого работником дохода. В отдельных случаях разрешено превысить установленное ограничение до величины, не превышающей половины от полученного дохода.
Следует учесть, что кроме авансовых отпускных у сотрудника могут быть и иные обязательства (по исполнительным листам, в связи с возмещением ущерба и т. д.). Тогда и они в совокупности с авансовыми отпускными не должны превысить указанного ограничения размера удержания.
Бухгалтеру необходимо выяснить, какую часть рассчитанной суммы неотработанных отпускных можно вычесть из доходов сотрудника. Если иных удержаний у него нет, а размер полученных авансом отпускных составляет менее 1/5 части получаемой при увольнении суммы, проблем не возникает — авансированные отпускные можно удержать в полном объеме.
Если установленное ст. 138 ТК РФ ограничение не позволяет работодателю возместить полностью указанную сумму, можно попытаться предпринять следующее:
- попросить работника добровольно погасить оставшуюся часть долга;
- обратиться для решения вопроса о взыскании в судебные органы (ст. 382-383 ТК РФ);
- простить остаток задолженности.
Каждый из перечисленных способов имеет свои нюансы. Например, добровольное погашение долга влечет пересчет НДФЛ, а прощение долга приводит к корректировке обязательств по налогу на прибыль.
Судебный путь решения вопроса, как показывает практика, не всегда в пользу работодателя. Например, в апелляционном определении Верховного суда Республики Карелии от 11.01.2013 № 33-111/2013 суд встал на защиту интересов работодателя, а в постановлении президиума Ростовского областного суда от 15.09.2011 № 44г-109 по аналогичному вопросу высказана противоположная точка зрения.
Бухгалтерские проводки
Удержание отпускных при увольнении важно надлежащим образом отразить в балансе. Для этого делается запись по счетам учета зарплаты и расходов на нее. Сделанная ранее запись по отражению отпускных сторнируется, вместо нее формируется проводка на сумму компенсации при увольнении. Например,
Дт 20 – Кт 70 на сумму -15000,00 руб. (сторно ранее отраженных в балансе отпускных).
Дт 20 – Кт 70 на сумму 10000,00 (верно исчисленная сумма компенсации).
Кредитовый остаток по счету 70 означает, что удержание за отпуск при увольнении привело к возникновению долга сотрудника перед компанией. Как указывалось выше, эта задолженность обычно подлежит возмещению. Погашение может отражаться проводкой:
Дт 50 – Кт 70 (работник рассчитался с фирмой наличными).
Возможен вариант безналичного перечисления долга на расчетный счет компании, но увольняемые редко пользуются такой возможностью.
Дебетовый остаток на счете 70 показывает, что удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск не повлекло за собой возникновение задолженности работника. Иначе говоря, причитающихся ему выплат хватило для компенсации переплаты по отпускным. В этом случае остаток денег выдается увольняемому наличными или перечисляется на его пластиковую карту:
Дт 70 – Кт 50 (51).
Когда человек увольняется, ему всегда предоставят ряд выплат, положенных по закону. Существуют обязательные начисления в виде зарплаты и компенсаций и дополнительные. Отпускные – обязательные платежи. Несмотря на то что закон позволяет удержать их в случае наступления определённых обстоятельств, определяются также положения, которые, напротив, накладывают на подобное мероприятия запрет.
Очень многое в вопросе, как удержать деньги за отпуск, зависит от того по каким причинам увольняется работник. Не всегда факт использования дней отдыха авансом при увольнении способен повлечь за собой лишение человека его выплат. Выделяют некоторое количество обстоятельств, которые формируют запрет на рассматриваемые действия. К ним могут относиться как определённые виды причин увольнения, так и форс-мажорные ситуации, не позволяющие лишить человека его средств.
Необходимо опираться только на положения трудового закона. Если в ТК РФ основание для удержания не предусмотрено, и нет прямого запрета на это, то лишить выплат лицо всё равно будет нельзя.
Говоря о конкретных запретах на удержание, в первую очередь важно отметить основные варианты обстоятельств, ограничивающих действия работодателя в данной части отношений с сотрудником.
Каким способом удерживают отпускные
Обычно при окончательном расчете сотруднику причитаются деньги за несколько проработанных, но еще не оплаченных дней. Из этой суммы, собственно, и производятся удержания за неиспользованный отпуск при увольнении. Работнику просто выплачивают разницу между зарплатой последнего месяца и ранее начисленными отпускными. Дополнительных распоряжений для такой операции бухгалтеру не требуется, также как нет необходимости получать согласие работника на корректировку причитающихся выплат.
Иногда заработной платы для погашения долга оказывается недостаточно (в приведенном выше примере работнику причиталась зарплата всего за 1 день) или ее вовсе нет. Тогда увольняющийся должен погасить долг самостоятельно. Обычно это делается путем внесения наличных в кассу фирмы.
Бухгалтер, который делал перерасчет отпускных, оформляет сотруднику при его увольнении приходный ордер. На основании этого документа работник вносит в кассу излишне выплаченную ему сумму. Если долг погашен полностью, увольняющийся получает на руки свою трудовую книжку и прощается с работодателем.
Иногда работник отказывается возмещать перерасход, мотивируя это отсутствием средств. Наниматель может пойти ему навстречу, увеличив срок уплаты долга до 1 месяца. Если по истечении этого времени задолженность остается непогашенной, работодатель имеет право обратиться в суд для истребования средств.
Срок, который сотрудник «переотдыхал»
Для того чтобы правильно определить размер удержания, прежде всего нужно вычислить, сколько оплаченных работодателем дней сотрудник использовал в качестве отпуска и не успел отработать.
Алгоритм расчетов достаточно прост:
- Сначала нужно определить рабочий стаж у данного работодателя. Для этого учитывается временной промежуток между принятием на работу и увольнением в полных месяцах и дополнительных днях. Неполные месяцы округляются в ту или другую сторону, если количество отработанных дней, соответственно, больше или меньше 15. Например, сотрудник трудился 6 месяцев и 10 дней, значит, стаж будет засчитан только за 6 месяцев. А если он проработал 6 месяцев и 16 дней, ему засчитают 7 месяцев стажа.
- Вторым этапом является исчисление отпускных дней, которые работник успел отработать до увольнения. Для этого применяется формула:
Од = 28 / 12 х Мсгде:
- Од – число отработанных дней отпуска;
Мс – количество месяцев, отработанных для достижения отпускного стажа.
- Далее простым вычитанием выясняется, за сколько дней отпуска правомерно удержание оплаты. Из полного количества «отгулянных» работником дней вычитается число, найденное в результате формулы, приведенной выше.
ВАЖНО! В расчет берется не календарный год, а рабочий, начинающийся с момента заключение трудового договора.
Например, для 7 отработанных работником месяцев количество дней отплаченного отпуска, не требующего удержаний, составит 28 / 12 х 7 = 16 дней.
Например, для стандартного отпуска в 28 дней, предоставленного авансом, в случае отработки в течение 7 месяцев с работника нужно будет удержать плату за 28 – 16 = 12 дней.
В каком случае можно удержать, в каком нет?
ТК РФ закрепляет право работодателя на удержание сумм, которые были выплачены сотруднику за отпуск авансом. Однако, из данного правила существует исключение.
Администрация не может производить удержания сумм сверх перечисленных отпускных в следующих ситуациях:
- При проведении на предприятии сокращения.
- Когда увольнения производятся в связи с ликвидацией предприятия.
- При расторжении трудового контракта, вызванного отказом сотрудника от перевода или отсутствием вакансии, медицинское заключение, требует легкого труда.
- Увольнения директора или главного бухгалтера по причине изменения владельца компании.
- Когда работник увольняется, так как его призвали в армию.
- Прекращения контракта в связи со смертью работника.
- В случае, когда сотрудник не может дальше осуществлять трудовые обязанности по медицинскому заключению.
- Расторжение действия трудового контракта по причине наступления чрезвычайных ситуаций (войны, катастрофы, аварий, эпидемий).
Если компания приняла решение простить работнику сверх выданные отпускные, которые ему были ранее выплачены при предоставлении отпуска авансом, то пересчитывать НДФЛ и страховые взносы с данных начислений ей не надо. Они все равно считаются выплатами в пользу работника, которые подлежат обложению налогом и отчислениями по страхованию.
Однако, здесь встает вопрос по налогообложению прибыли компании, так как прощенный долг фирме следует исключить из расходов, применяемых в целях налогообложения.
Важно! Корректировки страховых взносов и НДФЛ, производимые в связи с пересчетом отпускных при увольнении производятся только в момент увольнения, исправления в день их выдачи делать не надо.
Сумма сверх выданных отпускных уменьшает в месяце их удержания базу по страховым взносам, поэтому отчисления будут рассчитываться по уменьшенной зарплате.
Нужно ли корректировать налоги?
Суммы ранее выплаченных работнику отпускных ИП включает в доходы, удерживает с них НДФЛ и начисляет страховые взносы. А теперь оказывается, что часть отпускных была выплачена работнику излишне. Что же делать с налогами и взносами? Нужно ли их скорректировать?
Долг работника за неотработанные дни отпуска возникает не потому, что отпуск был предоставлен с нарушением закона, а потому, что сотрудник увольняется до конца рабочего года, за который ему был предоставлен отпуск. Следовательно, на момент предоставления отпуска авансом сумма отпускных была выплачена на законных основаниях. Таким образом, нельзя говорить о наличии ошибки. А раз так, то и вносить исправления в налоговый учет того периода не нужно.
Зато суммы, удержанные в счет погашения долга (или оплаченных работником сумм), следует включить в налогооблагаемый доход. Такие разъяснения даны в письмах Минфина РФ от 03.12.2009 № 03-03-05/224, УФНС России по г. Москве от 11.01.2007 № 21-08/001467@.
Что касается страховых взносов, то удержанные (возвращенные сотрудником) суммы отпускных должны уменьшить базу по страховым взносам текущего отчетного периода. Ведь начисление отпускных за «авансовый» отпуск не является ошибкой в исчислении базы, относящейся к прошлому отчетному периоду, в котором была авансом начислена сумма указанных отпускных. Поэтому не нужно вносить изменения в расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам за прошлые периоды. И чиновники это подтверждают (см. письмо Минздравсоцразвития РФ от 28.05.2010 № 1376-19).
С НДФЛ ситуация обстоит примерно так же. ИП не нужно пересчитывать доход в периоде, когда работнику были выплачены отпускные авансом. Ведь при получении им дохода в виде оплаты труда датой его фактического получения дохода признается последний день месяца, за который доход был начислен (п. 2 ст. 223 НК). Поэтому в момент выплаты отпускных, ИП правильно удержал и перечислил в бюджет НДФЛ со всей суммы начисленных и полученных сотрудником в данном отчетном периоде отпускных.
Тем не менее корректировка облагаемого дохода произойдет. Но только не «задним» числом, а в момент увольнения. На сумму НДФЛ, ранее удержанного с неотработанных отпускных, нужно уменьшить НДФЛ, исчисленный с выплат при увольнении. То есть уплате в бюджет подлежит разница между НДФЛ, исчисленным с последней зарплаты сотрудника, и НДФЛ, удержанным с суммы излишне выплаченных отпускных.
Если «увольнительных» выплат оказалось недостаточно для удержания долга и работник добровольно возмещает задолженность, то он должен внести в кассу сумму долга за минусом приходящегося на него НДФЛ. Рекомендуем в этой ситуации оформить заявление работника на имя коммерсанта с согласием возвратить излишне удержанные суммы НДФЛ с не полученного им дохода (п. 1 ст. 231 НК РФ).
Удерживать за неотработанные дни или нет
Выполнять удержание из зарплаты ранее выданных отпускных — это право, а не обязательное к выполнению действие для работодателя. При увольнении такого рода работника администрация имеет право решить не удерживать с него лишние суммы.
При этом формат данного решения не регламентирован. Можно просто сказать сотруднику, что возвращать лишние отпускные не нужно. Но поскольку в случае возникновения разногласий, устную договоренность никак нельзя будет подтвердить, лучше все же закрепить такое решение документально. Например, можно подписать двухстороннее соглашение о том, что предприятие прощает долг работника перед ним по выплаченным отпускным.
Помимо этого, в таком документе также желательно показать сумму, которая «прощается» работнику, а также число дней отпуска, за какие она начислена. В конце соглашения обязательно проставляются реквизиты каждой стороны, подписи и печати (при наличии).
Согласно ТК, администрация наделена правом удержать из заработка работника суммы сверх выданных ему отпускных. Весь долг можно удержать в полном объеме, но с любой из выплат можно снимать не свыше 20% от нее.
Чаще всего возникает ситуация, что сотруднику полагается только одна выплата — и это расчет при увольнении. При этом 20% от него не хватает, чтобы в полной мере погасить весь образовавшийся долг. Тогда сотрудник может выразить добровольное решение, и передать оставшуюся часть по личной инициативе в кассу либо зачислить на расчетный счет.
Внимание! Если же он не хочет добровольно выплачивать оставшуюся сумму, то получить ее можно только при помощи передачи дела в суд. Однако судебные решения по такого рода разбирательствам крайне противоречивы — в двух аналогичных случаях судья может принимать как одну, так и другую сторону дела.
Инструкция по удержанию за неотработанные дни отпуска при увольнении с сотрудника
2018-12-05T12:51:37+03:00
Знать, как корректно произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении – обязанность каждого бухгалтера-расчетчика. Однако практика показывает, что нередко сотрудники допускают ошибки при проведении этой операции. Выясним, на что обратить внимание бухгалтеру при исчислении компенсации за неиспользованный отпуск, и как грамотно возместить переплаченную сумму.
Каждому работнику сейчас положено минимум 28 дней отдыха в год (ст.115 ТК РФ). Отдельным категориям трудящихся причитаются дополнительные отпускные дни (например, за ненормируемый режим труда, работу в тяжелых, сложных опасных условиях и т.д.). Их разрешается использовать по усмотрению персонала в любое удобное время.
Ежегодный оплачиваемый отпуск оплачивается за счет средств работодателя. Для определения величины причитающихся отпускных можно воспользоваться простой формулой:
Формула расчета
Сумма отп = Сдвз (среднедневной заработок) * Кдо (количество дней отдыха).
Та же формула применяется бухгалтерами, если сотрудник отгулял отпуск авансом и увольняется. По ней определяют отпускные, положенные ему за реально проработанное время, и вычитают эту сумму из ранее выплаченных отпускных. Получившаяся разница составляет долг работника перед компанией.
Основной сложностью для бухгалтера при исчислении отпускных является правильное определение среднедневного заработка. Он зависит от:
- расчетного периода;
- сумм начислений;
- количества отработанных дней в выбранном периоде.
Правила расчета среднего заработка приведены в Постановлении за №922 от 24.12.2007 (в актуальной редакции). Перечислим основные постулаты, которые следует знать бухгалтеру:
- Если сотрудник трудится в компании более года, в расчет берется его доход за 12 месяцев, предшествующих отпуску. В противном случае, необходимо использовать для вычислений заработок за отработанные месяцы, предшествующие месяцу, в котором сотрудник отправляется отдыхать. Произвольно менять расчетный период запрещено.
- В расчете участвуют только выплаты, относящиеся к ФОТ, т. е. начисления за действительно отработанное время, всевозможные премии, выплаты за достижение высоких результатов, сверхурочную работу и прочее. Командировочные, социальные пособия, отпускные, разовые премии к юбилеям и иные выплаты, не относящиеся к ФОТ, из общего дохода исключаются, поскольку они сами определяются расчетным путем.
- Если в расчетном периоде персоналу поднимали зарплату, заработок за предыдущие месяцы индексируется на расчетный коэффициент.
Эти же правила применяются, если необходимо определить размер компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении либо произвести перерасчет отпускных. Здесь тоже используется приведенная выше формула.
Бесплатная консультация юриста
Ответим на ваш вопрос за 5 минут!
Задать вопрос
Трудовой кодекс (ст.122 ТК РФ) гласит, что право на отдых появляется у сотрудника после 6 месяцев работы в компании. По согласованию с руководителем он может отправиться в отпуск раньше. такой же преференцией пользуются отдельные категории сотрудников, например, беременные женщины (им для досрочного ухода в отпуск даже согласие нанимателя не требуется).
Бесплатная консультация юриста
Ответим на ваш вопрос за 5 минут!
Остальные работники могут отдыхать в любое удобное для них время согласно утвержденному на предприятии графику. При этом допустимо брать отпуск авансом. Кроме того, нормами ст. ТК РФ установлено, что одна часть отпуска должна составлять не менее 14 дней.
Важно
Очевидно, что перечисленные выше положения Кодекса допускают, что сотрудник может отдыхать дольше, чем ему причитается за уже отработанное время.
Перед составлением приказа на отпуск специалист кадровой службы определяет, сколько дней отдыха положено сотруднику, исходя из его персонального трудового года. При этом кадровик руководствуется следующими правилами:
- За каждый полный месяц работы положено 2,33 дня отдыха.
- При расчете обязательно учитывается количество уже использованных дней отпуска.
- Дополнительный отпуск всегда предоставляется после основного.
Выясним, как приведенные выше нормы законодательства применяются на практике.
Мальков П. А. трудится в организации менеджером с 15.01.2019. В соответствии с нормами ТК РФ он подал заявление на отпуск сроком на 14 дней, указав период: 16-29 июля 2019 г. Затем в связи с рождением дочери счастливый отец вновь взял отпуск. Отдыхал он 17-30 сентября 2019 г.