Как сшивать документы?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как сшивать документы?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Нитки да иголки: как правильно прошить документы – пошаговая инструкция

2. Порядок оформления документов

3. Как проставлять отметки

4. Как организовать архив на предприятии

5. Складывание чертежей по ГОСТу

6. Как печатать в Word чтобы оставалось место для прокола страниц

7. Как исправлять ошибки

8. Необходимые материалы для сшивания документов нитками

9. Если документы сшиты неправильно

10. Пример сшивания листов в составной обработке

11. Как прошивать документы в 3 или 4 дырки

12. Для чего нужна прошивка документов

13. Как сшивать бумаги по ГОСТу?

Это важная часть сшивания, у которой есть свои особенности и правила: Если вас интересует, что такое выписка из ЕГРЮЛ и как ее получить, ознакомьтесь с этой статьей. Общая опись всегда должна сопровождать документ. Помимо нее внутри дела может быть опись, составленная на отдельные листы или вложенный конверт.

Нитки да иголки: как правильно прошить документы – пошаговая инструкция

Чтобы документ не сминался при развороте и не распадался, при прошивке в два отверстия нужно выдержать расстояние 10 см от верхнего угла, и 6-10 см между проколами.

Использование переплета документов в архивном деле обеспечивает долговременную физическую сохранность документов. Его также можно рассматривать как элемент архивной эстетики.

Попробовав прошить документацию иголкой с ниткой вручную, многие начинают искать альтернативные методы.

Однако, несмотря на простоту этой процедуры, здесь нельзя допускать ошибки. В статье мы рассмотрим, как правильно прошнуровать и пронумеровать документы нитками, а также образцы и способы прошивки.

Порядок оформления документов

Почти весь документооборот ведется на компьютере, но допускается и бумажная документация (п. 3.1 ГОСТ). Было решено, что правила их стилевого оформления необходимо зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Сейчас поля в документе по ГОСТу в 2023 г. оформляют по новым правилам: следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной (п. 3.2 Госстандарта). Кроме того, при создании документации на двух и более страницах, второй и следующие листы необходимо пронумеровать. Номера страниц проставляют в середине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

По новому регламенту отдается предпочтение свободно распространяемым бесплатным шрифтам размера 12, 13, 14. Ранее в Госстандарте в п. 3.3 были указаны конкретные шрифты: Times New Roman, Calibri, Arial, Verdana, но в новой редакции наименования шрифтов убраны.

Другие правила оформления делового письма по ГОСТу в 2023 году:

Для экономии места уменьшают шрифты в таблицах.
Интервал используют как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см ( Приказ 244-ст от 14.05.2018 ).
Регламент устанавливает требование к длине строки. При книжной ориентации она не превышает 7,5 см, при альбомной — 12 см (п. 3.5 Госстандарта).

Как проставлять отметки

Изменились правила заверения копий. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», ФИО, должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.

Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.

Еще одно важное новшество, включенное в правила оформления приказов в делопроизводстве по ГОСТу в 2023 г., — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего стандарта ее еще не использовали. А теперь стоит запомнить состав такой отметки:

надпись «Документ подписан электронной подписью»;
номер сертификата ключа;
ФИО его владельца;
срок его действия.

Возможно присутствие герба Российской Федерации, эмблемы органа власти или эмблемы организации.

С помощью шила делаем три отверстия. Между ними должно быть расстояние 3-5 см.
Иглу заводим через средний прокол с обратной стороны собранных вместе листов, оставив отрезок нити более 7 см.
Выводим иглу на лицевую сторону сквозь отверстие, расположенное верху. Протягиваем иглу с ниткой через нижнее отверстие с тыльной стороны.
Через лицевую сторону проводим иголку в средний прокол. Теперь нить можно отрезать, оставив отрезок длиной не менее 7 см.
У нас образовалось два остатка нити: в верхнем отверстии и в среднем. Связываем их между собой.
Готовим прямоугольный листик и клеим на образовавшийся узелок.

Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола. Делаем 4 дырки. Сшиваем с отверстия, находящегося вторым сверху. Заводим иглу в верхний прокол, возвращаемся во второе отверстие в верхней части, а потом — в третье. Через четвертый прокол отправляем иглу на тыльную сторону документа.
Осталось ввести иглу в третье отверстие с лицевой стороны. Картинка снизу подскажет, как прошивать документы в четыре прокола.

Проставляем на листах арабские цифры
Используем для этого простой карандаш
Ставим цифры по возрастанию
Нумеруем листы, а не страницы (документы при этом могут иметь свою нумерацию)
Номер страницы ставим в правом верхнем углу, не касаясь текста документа.
Приложения нумеруем в общем порядке
Нумерацию писем проводим следующим образом: ставим номер на конверте, и только после этого нумеруем содержащиеся в письме листы
Несколько томов документов нумеруются по отдельности
Выделенные в отдельный том приложения нумеруются также отдельно
Если документы составлены на листе большого формата, то проставляем нумерацию в правом верхнем углу, сгибаем и подшиваем под один край
Для указанных в документе отдельных фрагментов (например, чеков) составляем опись , а данный документ нумеруем в общем порядке.

Есть несколько вариантов, как правильно сшивать документы ниткой или специальным шнуром. Выбор подходящего способа зависит от типа и размера документов, их ориентации (альбомной или книжной), а также от требований учреждения, в которое будет предоставлена книга для отчётности.

То, как прошить журнал входящей документации, и правила, применяющиеся в сшивке более важных и ценных бумаг, примерно одинаковы. Отличия заключаются лишь в количестве отверстий, порядке продевания шнура через них и нумерации книги. Прошить документы в 2 дырки проще, чем в 4 или 5. Можно также сшивать документы «на уголок», но этот способ используется нечасто и не подходит для создания книг, хранящихся в архиве.

Сшивка документации в 5 дырок используется очень редко. Обычно к ней прибегают, когда книга имеет нестандартный размер или же документы, помещённые в неё, очень важные, нуждающиеся в строгой отчётности и особенном хранении.

Схема сшивки здесь примерно такая же, как и в других методах. Главное, соблюдать последовательность в продевании нити через отверстия. Обычно используется такой стандартный вариант: нить поочерёдно продевается в дырки в следующем порядке: 3-2-1-2-3-4-5-4-3. Затем оба конца нити должны быть выведены с обратной стороны книги. Завяжите узел и оставьте с каждого конца нити по 7 см. Наклейте листок бумаги или же лист прошивки, подпишите.

Требования при передаче документации в архив и подаче отчётности в соответствующие госслужбы отличаются друг от друга. А потому перед оформлением прошивки нужно с ними ознакомиться. При необходимости можно обратиться в учреждение по телефону,посмотреть информацию на сайте или в специальных книгах, и сделать прошивку документации в соответствии с этими данными.

Особые требования предъявляются к подшивкам для налоговой службы и судов, бухгалтерским отчётам и кадровой документации.Давайте разберёмся, как подшить документы правильно, рассмотрим все возможные способы.

Большая часть документов в разных государственных и частных организациях подлежит прошивке. После сшивания их передают в архив, предоставляют в банк или налоговую инспекцию для отчётности. Также прошивка может потребоваться при сдаче отчётности в разные небюджетные организации, например, фонды. В любом случае документы потребуется не только прошить, но также пронумеровать, правильно оформить книгу, которая получилась в результате.

Но далеко не каждую бумагу необходимо подшивать и хранить. Прошивке подлежат следующие виды документов:

личные и общие приказы;
штатное расписание;
кадровые и архивные документы;
бухгалтерские документы, включая ведомости, отчёты, счёта-фактуры, чеки, командировочные листы, акты выполненных работ, кассовые книги;
входящая и исходящая документация;
рецептуры, прайс-листы и другие виды документов;
тендерная документация;
все бумаги, сдающиеся на проверку.

Документы подшивают для того, чтобы их не подменили, не потеряли, не испортили. В любое время можно обратиться в архив и найти бумагу, которая необходима, если вы знаете точно, что ищите и примерное время её регистрации.

Основной документ, регламентирующий правила как сшивать документы в России, − это предписания Росархива, установленные приказом от 23.12.2009 № 76. Правила прописаны и в других нормативных актах:

приказ Федеральной налоговой службы от 25.01.2012 г. под номером № ММВ-7-6/25, где обязательная прошивка подаваемых для отчётности документов отменена, хотя многие службы и сегодня предпочитают принимать прошивки, а не отдельные листы;
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», где регламентируются многие аспекты делопроизводства;
приказ Министерства РФ по налогам и сборам, выпущенный 18.04.2003 года под номером № БГ-3-09/198 «О методических разъяснениях по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица»;
инструкции Центрального банка России – приказ от 7.12.1992 года N 02-213 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Центральном банке РФ» с изменениями на 15.09.1997 года.

Кроме того, прошивка документов зависит от сферы, к которой они принадлежат. Входящая и исходящая документация подшивается совсем не так, как отчёты для налоговой или бумаги из бухгалтерии. А потому в каждой сфере есть свои правила и документы, указывающие, как правильно и что именно нужно сшивать, подавать для отчётности и сдавать на хранение в архив.

Для того чтобы прошивка документов прошла правильно и не заняла слишком много времени, необходимо заранее подготовить всё, что может пригодиться в процессе. Для прошивки документов разного размера и вида ручным способом потребуется подготовить следующие материалы и инструменты:

иголки нужного размера. Лучше выбирать толстые, острые и самые прочные варианты (не нужна при использовании дырокола);
клей ПВА или любой другой подходящий для склейки бумаг;
антистеплер, который поможет вытащить из документов все скобы перед сшивкой;
обложка для книги (при необходимости);
заверительный лист или прямоугольник 3х5 обычной белой плотной бумаги;
ножницы;
зажимы для бумаг, которые помогут зафиксировать стопку во время сшивки;
нить, шпагат или лента любого цвета;
дырокол, шило, или дрель которая пригодятся для проделывания отверстий в большой стопке бумаг.

Обычная игла при прошивке может не выдержать нагрузки и сломаться, поэтому лучше выбирать прошивную с толстым ушком. Не всегда отверстия делаются шилом дыроколом или иглой. Некоторые делопроизводители используют для этого шуруповёрт или дрель. А в больших организациях для прошивки нередко используются специальные станки.

Подготовка документов к сшиванию – важный этап. От него зависит, насколько быстрой, качественной и правильной будет сшивка. Процесс подготовки проходит в несколько этапов:

Подбор и оформление обложки для книги. Чаще всего выбирают стандартную, которая подходит для всех документов формата А4. Обычно для неё используют картон светлого оттенка. Также встречается нестандартная обложка, применяющаяся, если документы имеют необычный размер, например, формат А5. Есть обложки, предназначенные для длительного хранения. Они отличаются от стандартной большей плотности и износостойкостью.
Комплектация книги. Перед сшиванием подготавливается комплект документов. В одной книге помещается документация только одного типа. Например, книга входящей корреспонденции или кадровых приказов. Причём в пачке должно быть не более 250 листов. Если сшить нужно больше документов, то придётся разделить их на несколько томов.
Подготовка самих бумаг. С них нужно удалить все скобы, скрепки, булавки. Стопку располагают в правильном порядке: от самых ранних до более поздних.
Нумерация листов. Обычно она производится простым карандашом. Но в некоторых организациях нумерация делается ручкой. Номе ставится в верхнем углу каждого документа арабскими цифрами. При необходимости могут использоваться русские буквы, например, 15 а, 15 б и т.д. Номера страниц должны быть вписаны так, чтобы не задевать текст документа. Опись и некоторые приложения нумерации не подвергаются. На титульном листе номер не ставится, а вторая страница сразу идёт с цифрой «2».
Опись бумаг. Каждый подшитый документ должен иметь дату подшивки и срок хранения, подробную аннотацию, указание организации и наименования бумаги. Также в книге должна быть опись, количество бумаг и страниц, подпись с указанием полного Ф.И.О. делопроизводителя, занимавшегося сшивкой.

Как организовать архив на предприятии

Создание хранилища с нуля является трудоемкой задачей. В любой компании в процессе деятельности накапливается множество бумаг, ориентироваться в которых без систематизации достаточно сложно. Для архивирования документов в организации привлекают сотрудника данной компании, который специализируется на архивации, либо обращаются в специализированную фирму, предоставляющую такие услуги. Хранилище может быть отдельной структурной единицей на фирме либо являться составной частью отдела делопроизводства.

Для учета необходимо завести журнал. В него записывают всех лиц, которым предоставляется доступ к архивной информации. Обязательно фиксируется дата выдачи из хранилища и возврата. Документация хранится в соответствии с номенклатурой в том виде, в котором она была изначально оформлена. Если накладная, например, была сформирована в электронном виде с цифровой подписью, то для сбережения ее не нужно распечатывать и повторно заверять. Ниже рассмотрим, как правильно организовать архив документов в организации в бумажном виде или на компьютере.

Складывание чертежей по ГОСТу

Законодательством РФ не прописаны нормативные акты, регламентирующие правила прошивки документации. Однако каждый делопроизводитель знает, что существует ряд инструкций, благодаря которым получится упорядочить и прошить важные бумаги.

К этим инструкциям относятся:

ГОСТ Р51141, «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
методические рекомендации по делопроизводству;
инструкция Центробанка России с нормами ведения делопроизводства;
Приказ Министерства культуры Российской Федерации с утверждением типовой инструкции делопроизводства;
утвержденные налоговым Министерством методические разъяснения по ведению и заполнению отдельных материалов.

Что делать в тех случаях, когда сотрудник столкнулся с объемными пачками документов? Здесь на помощь придут далеко не канцелярские принадлежности. Например, шило. Если необходимо сшивать бухгалтерскую отчетность, сложенную в габаритную стопку, сотрудники используют гвоздь или молоток.

Очередным шагом в основной процедуре делопроизводства будет проставление заверительной подписи. Ее необходимо проставить на небольшой бумажной бирке наклеенной поверх узла.

На ней нужно обозначить следующее: «Прошнуровано и пронумеровано … листов (количество листов)». Затем указывается должность, инициалы и подпись сотрудника, а также дата сшивания документов. Подпись проставляется после высыхания клея. Это гарантирует, что подпись не смажется.

Действующее российское законодательство в целом на федеральном уровне никак не регламентирует обязательность прошивания документов или наоборот – отсутствие таковой необходимости. Одним из немногих нормативов, в соответствии с которым на территории Российской Федерации ведётся документооборот и прошивка документов в целом, является ГОСТ Р-51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Но этот стандарт не является общепринятым в целом и применяется сугубо добровольно.

Большинство государственных структур и органов устанавливают свои собственные нормативы делопроизводства, касающиеся подачи необходимых документов. Поэтому прежде чем подшивать документы для подачи в какое-либо учреждение, следует уточнить в его канцелярии правила, по которым таковые документы должны сшиваться. В отношении внутреннего документооборота таковые правила могут быть утверждены как отдельным приказом руководства, так и непосредственно фигурировать в правилах внутреннего распорядка или должностных инструкциях ответственных лиц.

Схема складывания чертежей по ГОСТу одинакова для всех форматов: отличаться будет только количество сгибов листа. Складывать документы можно вручную или использовать специальное оборудование — фолдер или фальцовщик

Как складывать чертежи по ГОСТу для подшивки? Есть несколько ключевых правил:

Листы должны быть сначала сложены вдоль линий, перпендикулярных к основной надписи, а затем вдоль параллельных ей. Это необходимо, чтобы работать с документами было удобнее.
Основная надпись обязательно должна оказаться на лицевой стороне листа, чтобы человек, открывший папку или том, сразу понимал, что за чертеж перед ним, без необходимости разворачивать его.
В зависимости от последующей схемы работы с документаций (будут чертежи сложены в папку или сброшюрованы) используются отличные схемы складывания.

Сшивать рабочие бумаги необходимо для их систематизации. В компаниях и учреждениях сшивают ту документацию, которую требуется передать в архив. Прошитые бумаги удобно хранить и по запросу представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены.

Есть определенные нормативные указания, регулирующие, как правильно прошить документы по ГОСТу в 2021 году:

Методические рекомендации, утвержденные Приказами Росархива №76 от 23.12.2009, №44 от 11.04.2018, №71 от 22.05.2019.
ГОСТ Р 7.0.8-2013.
Правила делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Минфин, Минэкономразвития и проч).

Очень важный момент – это заверение прошитых документов. Особенно актуально это, когда нужно прошить документы для налоговой. Требуется в обязательном порядке подтвердить, когда и кем они были прошиты. Обычно это делается следующим образом:

Готовится стикер. Его можно просто набрать в MS Word и распечатать на бумаге, а потом обрезать по размеру примерно 4×6 сантиметров. Необходимо указать, что документы прошиты и пронумерованы, а также отметить, если они будут скреплены печатью. Также указываются данные лица, прошившего документы.
Бумага (лучше всего папиросная, чтобы узелок был хорошо виден) наклеивается так, чтобы закрывать узел и частично сами нити. При этом кончики нитей должны остаться, чтобы было видно, что это именно узелок.
Для наклейки применяется канцелярский клей (он же жидкое стекло). После этого ставятся подпись и печать, которые должны выходить за границы стикера. В некоторых случаях края оттиска и нити после этого дополнительно заливаются клеем сверху. Но это чаще делается с бухгалтерскими документами, которые обладают наибольшей важностью при отчётности. Все перечисленные меры являются защитными и удостоверяют подлинность того, что документы были прошиты и скреплены.

Знание всей процедуры прошивки позволяет заранее избежать многих проблем и неприятностей. Например, зная, как прошить документы для регистрации ИП, можно предотвратить придирки со стороны контролирующих лиц. Поскольку в регламентирующих документах нет строгих и чётких указаний по поводу того, как прошивать документы, то небрежность в данном вопросе может привести к лишним претензиям, которые создадут дополнительные проволочки и вынудят переделывать документы.

Есть общий порядок сшива бумаг. Несколько предварительных шагов, чтобы правильно подшить документы, независимо от используемого инструмента:

Отсортируйте регистры по дате.
Прислоните бумаги друг к другу, выровняйте по краям.
Пронумеруйте каждый лист — сверху справа поставьте арабские цифры. Начинайте с цифры 1.
Подготовьте опись (ее не нумеруют).
Вложите бумаги в картонную обложку надлежащего размера. Подойдет папка с надписью «Дело».

Основные требования к секретарю-делопроизводителю пропишите в должностной инструкции. А если вам потребуются правила заполнения журнала трудовых договоров, прочитайте статью «Журнал регистрации трудовых договоров».

Для прошивания стандартных регистров используется обычный скоросшиватель формата А4. Нумеруются не только бумаги, но и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем. Если вы допустили ошибку, зачеркните ее одной чертой и продолжите нумерацию. Заверьте лист подписью: «Исправленному верить», поставьте подпись ответственного лица и скрепите печатью.

Оказывается, от того, как скреплены листы судебного решения, зависит, будет оно исполнено или нет.

Юрист медицинской страховой компании Елена Пестова жалуется: устала от банальной лености и безответственности служащих суда. То забудут письмо зарегистрировать и направить на рассмотрение, то скажут, что выслали документ истцу по почте, хотя на самом деле не высылали, то неправильно оформят решение. Казалось бы, мелочи. Но доставляют массу неудобств и самим истцам, и их представителям: приходится ходить в суды, как на работу, откладывая другие дела и выяснять, почему не сделали это, другое, третье.

А иногда из-за того, что секретарь суда поленился сшить решение, напечатанное на нескольких листочках, как положено, то есть нитью, подклеить ее концы и поставить печать (а вместо этого попросту скрепил листы степлером), решение могут и не исполнить. Вот какой случай рассказала Пестова.

Ниточка к финансам

В 2008 году в кировградский офис ее компании пришел пенсионер Евгений Леонтьевич Лыжин — менять полис ОМС. Между делом рассказал, что три года назад ему сделали операцию на голеностопе в областном УНИТО имени Чаклина. Причем — платную. И это несмотря на то, что врач из верхнетагильской поликлиники по всем правилам выписал пенсионеру направление на операцию, а тот три месяца прождал своей очереди. В итоге пенсионер выложил почти 12 тысяч рублей.

Страховщики сразу поняли, что старика обманули, попросту вытянули у него деньги за то, что должны были сделать бесплатно. Евгению Леонтьевичу предложили подать иск в суд, Елена Пестова стала его представителем. Буквально с первого дня судебной тяжбы начались проблемы.

— Мы отправили иск мировому судье Ленинского района Екатеринбурга по почте. Прошло целых четыре месяца, а никаких вестей из суда не было. Когда я позвонила в канцелярию, мне сказали, что исковое заявление оставлено без рассмотрения и отправлено по почте назад истцу. Но Евгений Леонтьевич ничего так и не получил. Тогда я стала выяснять, в чем же дело. Оказалось, что в действительности секретари суда письмо и не высылали.

Мало-помалу этот процесс двигался, и в 2009 году Пестова все-таки выиграла дело. Суд обязал свердловский минфин вернуть пенсионеру те деньги, которые областная больница незаконно с него взяла. Елена собрала документы и направилась в казначейство (именно оно фактически исполняет решения суда в случае, если проигравшей стороной является одно из областных бюджетных учреждений). А там ей заявили, что ничего выплачивать не станут, потому что не верят в подлинность судебного решения. «Как так?» — удивилась юрист. Ей объяснили, что исполнению подлежат только решения суда, оформленные в соответствии с инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом судебного департамента при Верховном суде РФ. В документе отдельной строкой прописано: «С приговора, решения, определения или постановления, вынесенного по делу, снимаются копии, которые удостоверяются подписями судьи и секретаря суда с приложением гербовой печати суда и направляются по принадлежности. Если копия состоит из нескольких листов, они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью». Камнем преткновения в истории стала… банальная скрепка, которой, взамен нити, были соединены листы решения суда. Елене пришлось возвращаться в канцелярию суда, требовать, чтобы документ оформили в соответствии с требованиями инструкции.

— Это серьезная проблема, — итожит она. — Мировые судьи Ленинского района частенько грешат таким отношением к работе. Вот мы и вынуждены постоянно бегать по канцеляриям, дозваниваться, впустую тратить силы, время, нервы. Было бы терпимо, если бы секретари судов хотя бы признавали свои ошибки и исправляли их оперативно. А так ведь ты еще свою правоту доказывать замучаешься.

Перед началом процедуры удалите все скрепки и скобы от степлера. Систематизируйте бумаги по датам или по значимости и пронумеруйте каждый лист. Если дело состоит из множества листов, то соедините все специальными скрепками и приступайте к прошиванию. Приготовьте необходимые инструменты и материалы. Вам понадобятся:

Нитки. Лучше использовать капроновые.
Иголка. Размер подбирают в зависимости от толщины сшиваемых регистров.
Бумажный клей.
Лист чистой бумаги.
Картонный или бумажный скоросшиватель.

Соблюдайте установленный порядок — инструкцию пошагово, как правильно сшивать документы ниткой с фото и пояснениями:

Шаг 1. Удалить скрепки, скобы.

Шаг 2. Аккуратно и ровно разложите листы, проверьте нумерацию.

Данный способ прошивки – самый простой. Он используется, если требуется скрепить и сдать в архив документы низкой степени важности, а также с небольшим количеством страниц. Схема прошивки:

сделать два отверстия с левой стороны сшиваемых листов на расстоянии 5 см друг от друга;
пропустить нить через два отверстия;
связать концы нити в узел с тыльной стороны листов в узел;
наклеить на узел бумажный прямоугольник, оставив оба конца нити видимыми.

Как печатать в Word чтобы оставалось место для прокола страниц

Дырокол позволяет проделывать отверстия в листах и затем подшивать их, например, с помощью скоросшивателя. Документы удобно хранить, удобно транспортировать, группировать. К сожалению, если листы напечатаны без специального отступа, то дырокол повреждает текст документов. Это не очень приятно, тем более, что затем повреждённая поверхность может оказаться закрытой удерживающим механизмом. Вы с лёгкостью можете настроить поля в документе Word, чтобы при печати и последующей подшивке текст никогда не страдал.

Чтобы оставить область под крепление и для проделывания отверстий, вам нужно настроить макет документа. Это можно сделать как до написания текста, так и в любой момент после — текст сам займёт нужное расположение (иногда, правда, после увеличения полей размер текста может увеличиться на несколько страниц).

Стандартными размерами поля для скоросшивателя и дырокола является поле шириной в три сантиметра. Дыроколы и папки для сшивания документов могут различаться, поэтому рекомендуется сделать замер или напечатать лист документа для проверки. Для пластиковых скоросшивателей, который популярны в наших магазинах, поле размером в 3 сантиметра является безопасным.

Для изменения размера полей в Word на Ленте перейдите во вкладку «Макет». Далее кликните кнопку «Поля».

Как исправлять ошибки

Основное требование к подшитым документам – неприкосновенность. Если где-то допущена неточность – например, забыли приложить документ, то необходимо либо подшивать его в виде отдельного тома, либо разбирать все дело и перепрошивать по новой. В сброшюрованное дело не допускается никаких вложений и дополнений.

Если же ошибки возникли в нумерации, то допускается использование литерной нумерации. Это означает, что на пропущенный лист ставится та же цифра, но к ней добавляется буква, например: 15, 16, 16а, 16б, 17…

Если же нумерация нарушена более серьезно, то ее придется делать заново. Для этого необходимо аккуратно зачеркнуть неверно проставленные цифры и вписать новые.

Изменения нужно будет внести и в заверительную надпись: старые данные зачеркнуть, а рядом поставить новые.

Необходимые материалы для сшивания документов нитками

иголки нужного размера. Лучше выбирать толстые, острые и самые прочные варианты (не нужна при использовании дырокола);
клей ПВА или любой другой подходящий для склейки бумаг;
антистеплер, который поможет вытащить из документов все скобы перед сшивкой;
обложка для книги (при необходимости);
заверительный лист или прямоугольник 3х5 обычной белой плотной бумаги;
ножницы;
зажимы для бумаг, которые помогут зафиксировать стопку во время сшивки;
нить, шпагат или лента любого цвета;
дырокол, шило, или дрель которая пригодятся для проделывания отверстий в большой стопке бумаг.

Если документы сшиты неправильно

Если документы сшиты неправильно, у организации и ответственных за сшивку сотрудников могут возникнуть проблемы. Документацию могут не принять для отчёта в налоговой или же в другой государственной организации. Также велика вероятность, что нужный акт, приказ или другой вид важных бумаг затеряется или не будет вовремя найден.

Из-за некорректной сшивки может пострадать и само производство. Например, неаккуратная сшивка способна привести к разрыву сотрудничества или к отказу заключения выгодного контракта.

Для восстановления правильности последовательности листов придётся расшить всю книгу и снова её сшить. Затем понадобится провести все те же действия, что и при первом сшивании книги. Если всё прошнуровано через дырки, сделанные дыроколом, то переделать книгу будет проще.

Пример сшивания листов в составной обработке

Один из срочных методов сшивания, обеспечивающий надёжность складки листов.

Прошивка или брошюровка выполняется через картон. В стяжке уже имеются дырки для проведения нитей.
Нити скрепляют 4 канала – сверху и снизу по два в ряд.
Прошивается так: концы запускаются в серединные отверстия и выходят на заднюю стенку. Оттуда проходят через два крайних отверстия, выходя на лицевую сторону. Для закрепления проводятся снова в серединные два отверстия и сзади скрепляются.
Технология похожа на «3 дырки», когда нити прячутся снаружи. Здесь они заводятся под картон. Создаётся иллюзия склеенного диплома, а не сшитого.
Такой метод можно использовать дома.

Как прошивать документы в 3 или 4 дырки

May 23, 2017 Обсудить 0 0 В процессе деятельности любой организации появляется большое количество деловых бумаг, которые нуждаются в систематизации и подшивке.

А вот как правильно прошить документы, знают далеко не все.

Существуют определенные правила, которым необходимо следовать, чтобы бумаги были правильно оформлены.Интересуясь тем, как правильно прошить документы, можно задуматься, а нужно ли это вообще делать? Конечно, многим может показаться, что прошивка — это старый и несовременный способ обработки бумаг. И тем не менее на сегодняшний день это действенный вариант приведения документов в надлежащий вид.

К самому процессу необходимо относиться очень ответственно и скрупулезно.

Одно дело, если бумаги будут использоваться только вашей фирмой, и совсем иной вопрос, если они будут подаваться в какую-нибудь инстанцию. Многие структуры очень придирчиво относятся к оформлению документов, поэтому неправильно подшитые бумаги могут стать поводом для отказа в их приеме.Кроме того, плохо оформленные дела попросту могут рассыпаться, а это может привести к потере важной информации на бумажном носителе. По этой причине документы, которые состоят из двух и большего количества листов, должны быть обязательно прошиты.

Давайте рассмотрим более подробно, правильно?Для того чтобы правильно и красиво выполнить работу, нам понадобятся инструменты: иголка, нить, шило, чистая белая бумага и канцелярский клей.Методика обработки документов имеет давнюю историю и менялась на протяжении веков. Но и в настоящее время этот вопрос актуален даже в условиях современных технологий. Для прошивки можно использовать тонкий шпагат или капроновую нить.

Для чего нужна прошивка документов

В первую очередь, прошивка бумаг необходима для документов с большим объемом, состоящих из десятков, а иногда и сотен страниц. Прошивка рабочей документации поможет полностью систематизировать все офисные бумаги. Прошивка необходима не только в текущем делопроизводстве — без нее не обходятся и при передаче документов на хранение в архивы.

Сегодня в статье рассмотрим, как правильно нужно прошивать бумаги, и какие способы прошивки лучше для этого использовать. Также мы рассмотрим и ряд других вопросов:

Как нужно прошивать документацию по ГОСТу.
Какие существуют способы прошивки бумаг.
Существует ли пошаговая инструкция по прошивке документов.

Но обо всем по порядку.

Как сшивать бумаги по ГОСТу?

Наверняка, многие из тех, кто только начал работу с документацией на работе, задавались вопросом, как правильно сшивать документы в соответствии с требованиями нашего законодательства. В первую очередь, такие вопросы возникают у делопроизводителя или у сотрудника, работающего с кадрами, когда появляется необходимость провести систематизацию большого количества документов или передать бумаги на хранение в архив. Конечно же, это достаточно простой процесс, однако и здесь есть определенные правила, которые сотруднику необходимо соблюдать. Ведь ошибки в прошивке могут привести к достаточно серьезным и неприятным последствиям. Так, например, органы, осуществляющие надзор, не примут на проверку такую документацию. Также некачественное хранение документов в будущем может привести к подмене бумаг или расформированию дел.