Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как создать и учесть резерв на оплату отпусков». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В бухгалтерском учете исчисленная сумма оценочных обязательств по отпускам Красновой Р.З. на начало июля составляет 11 193,38 руб. Обязательства в июле исчерпаны и не начисляются, так как у этого сотрудника не было рабочих дней, а значит и заработка.
Инвентаризация резервов по отпускам в налоговом учете
Инвентаризацию резервов по отпускам в налоговом учете необходимо проводить по состоянию на 31 декабря. В ходе инвентаризации уточняются суммы резервов, начисленных за год, а также сумма фактических расходов на оплату отпусков за год.
За год в резервы было отчислено 65 000,00 руб., из которых:
- 49 923,19 руб. — резервы по оплате труда;
- 15 076,81 руб. — резервы по страховым взносам.
Сумма фактических расходов на оплату отпусков за год составляет 45 070,88 руб., из которых:
- 3 071,67 руб. — сумма отпускных Красновой Р.З. за апрель;
- 927,65 руб. — страховые взносы, начисленные с отпускных Красновой Р.З. за апрель;
- 31 544,98 руб. — отпускные Красновой Р.З. за июль;
- 9 526,58 — страховые взносы, начисленные с отпускных Красновой Р.З. за июль.
Допустим, ООО «Современные Технологии» будет создавать резервы на оплату отпусков в следующем, 2016 году. В этом случае остаток резерва, соответствующий неиспользованным отпускам, можно перенести на следующий год.
Рассчитаем резерв, который можно перенести, исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату отпусков и страховых взносов (письмо Минфина России от 11.01.2013 № 03-03-06/1/4).
Любавин П.П. не использовал 28 дней отпуска, его средний заработок составил 853,24 руб. (рис. 6). Отпускные Любавина с учетом страховых взносов равны:
(853,24 + 853,24 x 30,2 %) x 28 = 31 105,72 (руб.)
Такой расчет необходимо делать по всем работникам, имеющим остатки неиспользованных отпусков. Поскольку у Красновой Р.З. неиспользованных дней отпуска нет, в отношении нее резервы исчерпаны и на следующий год не переносятся.
Итого остаток резерва, который можно перенести на следующий год, составляет 31 105,72 руб.
Обратите внимание, эта сумма равна остаткам оценочных обязательств по отпускам, которые переносятся на следующий год, по данным бухгалтерского учета. Причина такого совпадения в том, что методика расчета оценочных обязательств методом обязательств (МСФО) и методика, применяемая при инвентаризации резервов, — идентичны. Это произведение среднего заработка и количества оставшихся дней отпуска с учетом страховых взносов.
В примере суммы резервов, начисленных за год, меньше суммы фактических расходов на оплату отпусков за год и остатка резерва, переносимого на следующий год: 65 000,00 — (45 070,88 + 31 105,72) = -11 176,60, из которых:
- 8 584,18 руб. — это расходы на оплату труда за счет резервов;
- 2 592,42 руб. — это расходы на страховые взносы за счет резервов.
Расчет (смета) резерва на оплату отпусков на 2020 год.
|
Номер строки |
Показатель |
Значение, руб. |
|---|---|---|
|
1 |
Предполагаемая сумма отпускных за год |
600 000 |
|
2 |
Сумма страховых взносов с предполагаемой суммы отпускных за год (строка 1 x 30,2 %) |
181 200 |
|
3 |
Предельная сумма отчислений в резерв (строка 1 + строка 2) |
781 200 |
|
4 |
Предполагаемая сумма расходов на оплату труда за год |
6 000 000 |
|
5 |
Сумма страховых взносов с предполагаемой суммы расходов на оплату труда за год (строка 4 x 30,2 %) |
1 812 000 |
|
6 |
Предполагаемая годовая сумма расходов на оплату труда с учетом страховых взносов (строка 4 + строка 5) |
7 812 000 |
|
7 |
Процент ежемесячных отчислений в резерв ((строка 3 / строка 6) x 100 %) |
10 % |
Пример расчета по методике 1
Приведем пример расчета резерва отпусков на 2023 год: в организации числятся три работника. Данные по ним таковы:
- Иванов: остаток отпускных дней — 5 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб.;
- Петров: остаток дней — 12 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб.;
- Сидоров: остаток дней — 8 календарных дней, среднедневной заработок — 1000,00 руб.
Для начала считаем отпускные и взносы по каждому работнику.
Ставки по страховым взносам составляют:
- ПФР — 22 %;
- ФСС — 2,9 %;
- ФФОМС — 5,1 %;
- ФСС на травматизм — 0,2 %.
Таким образом, суммарная ставка для расчета = 22 + 2,9 + 5,1 + 0,2 = 30,2 %.
Расчет для Иванова:
- Сумма для резерва = 2000 руб. × 5 дн. = 10 000 руб.
- Итоговая сумма отчислений в резерв на оплату основных отпусков в части страховых взносов = 10 000 × 0,302 = 3020 руб.
Итого на Иванова понадобится 10 000 + 3020 = 13 020.
Аналогично получаем цифры для Петрова (18 658,20 руб.) и Сидорова (10 416 руб.).
Суммируем значения по всем работникам. Итого необходимо зарезервировать 13 020 + 18 658,20 + 10 416 = 42 094,20.
Инвентаризация резерва на оплату отпусков – образец
Предположим, торговая компания провела инвентаризацию отпускного резерва на 31.12.21 г. По результатам определено, что сумма остатка резерва составляет 115 400 руб. На конец года числится неиспользованных отпускных дней количеством 85 дн. Размер среднедневной зарплаты необходимо определить из среднемесячной зарплаты, которая равна 35 700 руб. Расчет выполняется таким образом:
- Среднедневная зарплата = 35 700 руб. / 29,3 = 1 218,43 руб.
- Фактически рассчитанная сумма резерва = (1 218,43 х 85) + (103 567 х 30,2 %) = 134 844,23 руб.
То есть, величина резерва фактического складывается из суммирования отпускных и страховых взносов по общему тарифу в 30,2 % (с учетом травматизма в 0,2 %).
Следовательно, на конец года образуется превышение между заложенным резервом и фактическим в 19 444,23 руб. (134 844,23 – 115 400). Доначисление на следующий год производится проводкой:
- Дт 44 Кт 96 на 19 444,23 руб.
Акт инвентаризации резервов отпусков
В процессе осуществления инвентаризации резерва на оплату отпусков компания должна посчитать, какая сумма в нынешнем году была затрачена на оплату отпусков, после чего сравнить ее с размером отчислений в соответствующий резерв. Благодаря этому можно узнать разницу. Способ учесть эту разницу, находится в прямой зависимости от того, будет ли компания в будущем году формировать отпускной резерв или нет. Существует два варианта:
- объем затрат на отпуска стал больше резерва, начисленного за нынешний год;
- размер резерва на конец года больше, чем затраты на отпуска.
- В первой ситуации сумма превышения должна быть включена в структуру затрат на оплату работы, а во второй – отрицательная разница должна включаться в структуру внереализационной прибыли.
- Если плательщик налогов принял решение не формировать резерв на будущий год, то весь остаток резерва необходимо включить в доходы или затраты на тридцать первое декабря текущего года.
- Цель инвентаризации резерва на оплату отпусков – проверка того, обоснованы ли и «реальны» ли числящиеся остатки сумм.
Инвентаризация резерва расходов на ремонт основных средств
При инвентаризации резерва расходов на ремонт основных средств (включая арендованные объекты) следует иметь в виду, что излишне зарезервированные суммы в конце года сторнируются.
В случаях, предусмотренных отраслевыми особенностями состава затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), когда окончание ремонтных работ по объектам с длительным сроком их производства происходит в следующем за отчетным году, остаток резерва на ремонт основных средств не сторнируется. По окончании ремонта излишне начисленная сумма резерва относится на финансовые результаты отчетного периода.
В тех случаях, когда в организации с сезонным характером производства сумма расходов на обслуживание производства и управление им, включенная в фактическую себестоимость выпущенной продукции по установленным в организации нормам, превышает фактические затраты, образовавшаяся разница резервируется как предстоящие расходы. Инвентаризационная комиссия проверяет обоснованность расчета и при необходимости может предложить скорректировать нормы затрат. Остатка на конец года по этому резерву не должно быть.
Инвентаризация резерва
Итак, в течение года организация равномерно списывает расходы на оплату отпусков. При этом никаких корректировок в «резервных» расчетах не производится ни в связи с увольнением персонала, ни в связи с приемом на работу новых сотрудников. В то же время сумма ежемесячных отчислений в резерв зависит от размера фактических расходов на оплату труда. Кроме того, за счет резерва списываются и отпускные новых сотрудников, которые в расчет не были заложены.
Таким образом, на конец года «отпускного» резерва, с одной стороны, может не хватить на выплату всех отпускных, поскольку предельную сумму резерва превышать нельзя (!), а с другой — может остаться его «излишек».
В связи с этим ст. 324.1 Кодекса закреплена обязанность организации провести инвентаризацию указанного резерва. Для этого прежде всего нужно сумму начисленного резерва за год сравнить с суммой фактических расходов на оплату отпусков за этот же год.
В том случае, если сумма фактических расходов на оплату отпусков превысила сумму начисленного резерва, разницу на 31 декабря текущего года организация включает в состав расходов на оплату труда.
Несколько сложнее ситуация, когда «отпускной» резерв полностью недоиспользован, то есть сумма фактически выплаченных отпускных меньше начисленного резерва. Порядок учета «остатка» зависит от того, будет ли компания и в следующем году формировать резерв на оплату отпусков или нет.
В дальнейшем же возникают различия в части корректировки созданного резерва
Если в бухгалтерском учете резерв может корректироваться в течение года (например, при его недостаточности — п.21 ПБУ 1/2008), то налоговая корректировка осуществляется лишь на конец налогового периода (п.3 ст.324.1 НК РФ).
В бухгалтерском учете резерв на оплату отпусков учитывается на счете 96 «Резервы предстоящих расходов». Бухгалтерский учет по этому счету должен быть организован в разрезе видов резервов, поэтому к счету 96 необходимо открыть соответствующий субсчет «Резерв на оплату отпусков» (Инструкция к плану счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. №94н).
В налоговом учете создание резервов на предстоящую оплату отпусков является делом добровольным. Напомним, что резервы могут создавать только организации, применяющие метод начисления.
Результаты инвентаризации оформляются актом инвентаризации оценочных обязательств
Для соблюдения принципа сопоставимости отчетных данных текущего и прошлого периодов при соблюдении условий, предусмотренных п. 15 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утв. Приказом Минфина РФ от 06.10.2008 г. №106н, производится корректировка данных, включенных в бухгалтерскую отчетность, за прошедший отчетный год. Корректировки отражаются только в бухгалтерской отчетности, и никакие записи в бухгалтерском учете не формируются».
В ООО «Лютик» по состоянию на 1 января 2014 года численность работников составляет 32 человека, в том числе:
|
Должность |
Количество работников, ед. |
Месячный оклад с учетом премии, надбавок, в рублях |
Расходы на оплату труда за 11 мес., в рублях |
|
|
Работника |
Итого |
|||
|
Генеральный директор |
1 |
80 000 |
80 000 |
880 000 |
|
Главный бухгалтер |
1 |
40 000 |
40 000 |
440 000 |
|
Главный инженер |
1 |
50 000 |
50 000 |
550 000 |
|
Технолог |
1 |
35 000 |
35 000 |
385 000 |
|
Заместитель главного бухгалтера |
1 |
25 000 |
25 000 |
275 000 |
|
Бухгалтер |
2 |
15 000 |
30 000 |
330 000 |
|
Ведущий инженер |
1 |
20 000 |
20 000 |
220 000 |
|
Техник — электрик |
2 |
12 000 |
24 000 |
264 000 |
|
Слесарь |
1 |
11 000 |
11 000 |
121 000 |
|
Старший менеджер |
5 |
20 000 |
100 000 |
1 100 000 |
|
Менеджер |
4 |
15 000 |
60 000 |
660 000 |
|
Кладовщик |
3 |
10 000 |
30 000 |
330 000 |
|
Продавец |
6 |
10 000 |
60 000 |
660 000 |
|
Грузчик |
3 |
10 000 |
30 000 |
330 000 |
|
ИТОГО |
32 |
353 000 |
595 000 |
6 545 000 |
Общая информация о резерве на оплату отпусков
Резерв на оплату отпусков представляет собой особый инструмент накопления финансовых средств предприятия. Данные суммы в дальнейшем должны расходоваться на возмещение персоналу фирмы средств за не использованные периоды отпусков, а также на сопутствующие выплаты во внебюджетные структуры..
В 2019 году формирование подобного резерва является обязанностью каждой компании, имеющей наемный персонал. Это позволяет сотрудникам быть обеспеченными гарантиями своевременной оплаты отпускных дней. Указанное положение фиксируется в Приказе Министерства Финансов РФ № 167-н от 13.12.2010г. (ПБУ 8/2010), а также в ФЗ № 402 от 06.12.2011г.
Формирование резерва уместно проводить с такой периодичностью:
- на крайнюю дату каждого месяца. Подобный способ является достаточно трудозатратным и требующим немало времени, в рамках которого будет исчисляться объем резерва, после чего − своевременно предоставляться документация. Тем не менее, рассматриваемый вариант также наиболее одобряемый контролирующими инстанциями и, как следствие, наиболее распространенный. Посредством такого частого составления резерва средства находятся под постоянным контролем;
- на последнюю дату последнего месяца каждого квартала. Данный вариант хорош тем, что наиболее детально демонстрирует эффективность распределения затрат в резерве на отпуска;
- ежегодно, каждого 31 декабря. Такой способ формирования резерва отпусков является наиболее простым и не трудозатратным. Однако он правомерен только для крупных предприятий, которые вправе формировать отчетность раз в год.
Инвентаризация отпускного резерва на конец года
Расходы на продажу». Исходя из положений п. 5 ст. 324.1 НК РФ отчисления в резерв на выплату вознаграждений по итогам работы за год осуществляются с правом переноса не использованного на конец отчетного налогового периода резерва не следующий налоговый период, если организация будет создавать такой резерв в следующем налоговом периоде. Сумма переносимого неиспользованного резерва предстоящих расходов на оплату отпусков уточняется исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда (с учетом установленной методики расчета среднего заработка), обязательных отчислений на страховые взносы и взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Акт инвентаризации резервов на предстоящую оплату отпусков
- Учет «по умолчанию»
- «Резервный» вариант
- Инвентаризация резерва
- Организация не будет формировать «отпускной» резерв
- Организация будет создавать резерв на оплату отпусков и в дальнейшем
В налоговом учете, в отличие от бухгалтерского, создание резерва под предстоящие расходы на оплату отпусков является правом организации, а не обязанностью. Это объясняется прежде всего тем, что цели создания «отпускного» резерва в бухгалтерском и налоговом учете разнятся.
В бухучете отражать оценочное обязательство по оплате отпусков необходимо для того, чтобы перед пользователями бухгалтерской отчетности предстала реальная картина финансового состояния компании. В свою очередь, в налоговом учете отпускные «резервируются» с тем, чтобы равномерно учитывать расходы на отпуска в течение года.
Работа по инвентаризации резерва включает в себя следующие процедуры:
- Выявление дней отпуска, которые сотрудники не использовали в течение отчетного периода.
- Расчет средней заработной платы и ее анализ, ведь ее изменение приводит к корректировке фонда.
- Выявление общей суммы, необходимой для выплаты неиспользованных отпусков по всем работникам на конец года.
- Закрепить результаты ревизии на счетах бухгалтерского учета.
В завершении проверки заполняется акт. Мы не приводим его пример или образец, так как он оформляется в произвольном виде. Разработанный бланк закрепляется учетной политикой. Кроме того, к документу прикладываются все расчеты, произведенные в процессе мероприятия. В бухгалтерском учете по результатам проведенной инвентаризации осуществляются соответствующие записи.
Последовательность действий при проверке обоснованности резерва
Как любая сличительная проверка, инвентаризационный мониторинг резерва предстоящих расходов по отпускам начинается согласно приказу руководителя, в котором утверждаются состав проверяющей комиссии и продолжительность мониторинга.
Сама проверка, обязательная в конце года, проводится по сотрудникам каждого подразделения в отдельности и состоит из:
- определения объема неиспользованных на конец года дней отпусков. Источником этих данных являются сведения из кадрового учета организации;
- определения для расчета резерва величин среднедневного заработка и соответствующих ему страховых взносов;
- определения суммы, необходимой для оплаты всех неиспользованных на конец года отпусков, и сравнения ее величины с остатком резерва в учете;
- отражения результатов на бухгалтерских счетах.
- сумма отпускных 108 210 руб. (27 570 руб. / 29,3 дня * 115 календарных дней)
- страховые взносы 32 679 руб. ((22% страховые взносы на ОПС + 5,1% страховые взносы на ОМС + (2,9 % + 0,2 %) взносы на ОСС) * 108 210 руб.)
Оформляется проверка самостоятельно разработанной формой акта, т.к. утвержденной формы для проверки резервов будущих расходов нет. К акту прилагается расчет вышеперечисленных величин.