Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Начинающему ИП: какие проверки могут проводиться налоговой инспекцией». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
О своем приходе в офис налоговики не обязаны предупреждать организацию заранее. Выездная начинается с даты вынесения решения о ее проведении, которое должно быть вручено налогоплательщику. При некоторой доли везения, между датой его получения и днем прихода инспекторов может быть временной разрыв. Например, если решение направлено по почте или по ТКС.
Действия руководителя и бухгалтера предприятия при проведении налоговых проверок
Самое главное правило – не поддаваться панике. Результат выездной во многом определяется грамотными действиями организации на этапе ее проведения.
Как только стало известно о начале ревизии необходимо объявить сотрудникам о ревизии и подготовить офис. Нужно убрать «с глаз долой» все лишние бумаги, печати и штампы (если такие имеется). На столах сотрудников должны быть только те бумаги, с которыми они работают в настоящий момент. Внимательный инспектор всегда обращает внимание на разговоры персонала, стикеры, забытые в ксероксе листочки.
Выездникам желательно выделить отдельный кабинет с телефоном дабы избежать ненужные хождения по офису.
Важно определить круг лиц, которые будут «контактировать» с представителями инспекции. Как правило, это руководитель (при его желании), главный бухгалтер или юрист.
Первое, что получит фирма при ВНП – решение о ее проведении. В нем указаны:
- налоги, которые будут рассматривать инспекторы;
- анализируемый период;
- пофамильный список выездников с указанием должностей.
При допуске инспекторов на территорию нужно попросить их предъявить служебные удостоверения и убедиться, что это именно те сотрудники ИФНС, которые указаны в решении. Сотрудники правоохранительных органов, участвующие в проверке, также должны быть указаны нем. Если состав группы меняется, выносится отдельное решение. Вы можете отказать в пропуске лицам, не упомянутым в списке.
Очень важна работа организации с требованиями должностных лиц инспекции. Их анализ помогает понять, какие нарушения ищет фискальный орган. Работая на опережение, стоит попытаться собрать дополнительные доказательства корректности ведения учета в данном направлении.
Перед передачей инспекторам все договоры, первичка, счета-фактуры и другие бумаги должны быть проверены на правильность оформления. Не должно быть противоречий в датах, отсутствующих реквизитов, не подписанных документов. Пометки и стикеры следует удалить.
Как снизить риски при проверке
Для этого есть несколько простых рекомендаций.
- Старайтесь избежать убыточной отчетности более, чем один период подряд. В противном случае вам стоит понимать, что ФНС нагрянет неминуемо. Разумеется, это выглядит крайне подозрительно. Поэтому сразу готовьте объяснения с документным подтверждением всех обоснований.
- Не снижайте «белую» зарплату до минимума. Будет наглядно видно, что основную часть своего заработка работники получают в «серой» форме. Что особенно станет явным, если в принцип прибыль предприятия находится на вполне вменяемом уровне.
- Не опускайте налоговые отчисления ниже среднего уровня по рынку. Даже если для этого существует чисто техническая возможность. Это всегда дополнительное нежелательное внимание.
- Минимизируйте число агентов в поставках. Конечно, идеальным вариантом будет прямое сотрудничество с производителями. Но мы понимаем, что это не всегда возможно по банальным логистическим причинам. Но старайтесь, чтобы число контрагентов на пути от стадии производства до реализации было как можно меньшим.
- Всегда давайте развернутые комментарии для ФНС, если в них потребуется нужда. Не пытайтесь скрыть данные или говорить расплывчато.
- Отправляйте декларации вовремя. Даже если вас за эту просто накажут штрафом без выезда, то вы получите очередную «галочку». И если они накопятся, то сотрудники службы точно вас посетят.
И главное — не забывайте, что налоговый контроль индивидуальных предпринимателей становится проблемой только тогда, когда вы не знаете, как он точно работает.
Что же делать с инспекторами?
Некоторые тематические издания уже отреагировали на новый тренд в работе инспекторов и сразу же начали давать советы, как вежливо отказать уполномоченным сотрудникам в их формальном праве посещать жилые помещения. Кто-то стал писать о том, что буквально на пороге своего дома через дверь и, глядя прямо в глазок, нужно ссылаться на упомянутую статью из Конституции. Кто-то же порекомендовал вообще затаиться как мышь и сделать вид, якобы никого нет дома. Отдельные издания предположили, что в разговоре с инспекторами на пороге необходимо удостовериться в их праве войти в квартиру или же ответить на их вопросы, как говорится, на лестничной площадке. Последний вариант нам нравится больше, правда, второй способ, по-своему, тоже хорош. Стоит помнить, что у любого сотрудника государственной службы при его желании посетить частную собственность должно быть на руках соответствующее разрешение от вышестоящего начальства. Самый популярный документ – ордер на обыск, часто используемый следственными органами. Применимо к сотрудникам ИНФС ордер на обыск тоже имеет место быть, если налогоплательщик подозревается в злостном уклонении от уплаты налогов или же грубом нарушении налогового законодательства. Здесь подчеркнем, что, не имея этой или схожей с ней бумаги, НИ ОДИН инспектор Службы не имеет права требовать пересечь границу порога дома или квартиры. Следовательно, не открывая дверь и опять же через глазок, можно удостовериться в наличии или отсутствии документа, после чего самостоятельно принять решение – впускать или же нет. Подчеркнем, что наличие ордера – основание налоговиков чуть ли не «ломиться» в дверь, поэтому открыть все-таки стоит. Конечно, если налогоплательщику есть, что скрывать, то лучше уж «отсидеться» с выключенным светом до того момента, пока посторонние лице не покинут лестничную клетку.
Кого вызовут на зарплатную комиссию ИФНС
Согласно письму ФНС от 25.07.2017 № ЕД-4-15/14490@, обязательному вызову на комиссию подлежат следующие плательщики/налоговые агенты по НДФЛ:
- ИП, имеющие низкую налоговую нагрузку по НДФЛ, уплачиваемому «за себя»;
- налоговые агенты, имеющие задолженность по перечислению НДФЛ;
- налоговые агенты, снизившие поступления НДФЛ относительно предыдущего отчетного (налогового) периода более чем на 10%;
- налоговые агенты, выплачивающие заработную плату ниже среднего уровня по видам экономической деятельности в регионе;
- ИП, заявившие профессиональный налоговый вычет в размере более 95% от общей суммы полученного за налоговый период дохода;
- физические лица (не ИП), не задекларировавшие полученные доходы.
В перечень плательщиков страховых взносов, которых вызовут на комиссию в первую очередь, входят:
- страхователи, имеющие задолженность по перечислению страховых взносов;
- плательщики, снизившие поступления взносов относительно предыдущего отчетного (расчетного) периода при постоянном количестве работников;
- страхователи, снизившие численность работников в течение отчетного периода более чем на 30% по сравнению с предыдущим периодом;
- плательщики, исчислявшие в предыдущих периодах взносы по дополнительным тарифам 9% либо 6%, но в текущем периоде применившие иные ставки тарифов.
Правило №4. Научить сотрудников использовать тактику глухой защиты
Это легче легкого: ничего не говорить, никаких бумаг не выдавать, протоколы не подписывать. Отказ можно обосновать простой фразой: «Я не могу дать вам эту информацию/документ без разрешения директора. Пожалуйста, со всеми вопросами обращайтесь к нему».
По закону рядовые сотрудники не несут ответственности за отказ в предоставление документов или объяснений, если дело не касается возбужденного уголовного дела. При административном правонарушении объяснение обязан дать тот, кто его совершил: например, продавец, который продал алкоголь несовершеннолетнему. Требовать объяснений с другого продавца инспекторы не могут.
Регулярно проводите подготовку персонала к проверке, и тогда сотрудники не растеряются при виде проверяющих:
- расскажите, кто может проверять вашу фирму и какие полномочия есть у проверяющих;
- запретите обсуждать рабочие вопросы в присутствии проверяющих;
- научите вежливо отказывать проверяющим в общении и выдаче документов.
Внесите правила поведения во время проверки в должностные инструкции сотрудников.
Проведение налоговой проверки: как себя вести
Проверка (за исключением коварной контрольной закупки) проводится так: инспектор или группа инспекторов приходят на место ведения деятельности, показывают служебные удостоверения и решение о проведении проверки, подписанное руководителем местной налоговой. На этом этапе не лишним будет проверить правильность заполнения документов. Главное, на что обращаем внимание — состав лиц, указанных в качестве проверяющих и то, что будут проверять.
Сразу лайфхак: обнаружили несоответствие — скромно промолчите и дайте контролерам закончить начатое. А потом технично и изящно оспорите в суде все результаты. Они будут признаны судом недействительными если, например, состав группы проверяющих отличается от указанного в решении. То есть, написали инспектора Иванова, а пришел инспектор Петров. Так нельзя, проверять вас имеет право только Иванов.
Налоговые инспекторы просто обожают проводить проверки совместно с другими службами: полицией, прокуратурой и так далее. По закону так можно, но эти лица тоже должны быть вписаны в документы проверки.
Идем дальше. Вообще лучше сотрудничать с инспекторами с самого начала. Попросили дать такие-то бумаги — дайте. Кстати, на момент мероприятия все документы, имеющие к нему отношение, должны быть на точке продаж. Отговорка формата “всё дома у директора (бухгалтера)” не устроит инспекторов и может стать основанием для наложения штрафа.
Инспекторы могут проверить:
- порядок применения онлайн-касс;
- ведение бухгалтерской и налоговой отчетности;
- хозяйственную деятельность;
- учет денежных средств (соответствие денег в кассе тому, что указано в отчетах);
- соблюдение предпринимателем налогового законодательства.
Какие причины неявки могут быть уважительными?
НК РФ не определяет, какие именно причины являются уважительными.
Московский городской суд указал, что они сформулированы в п. 4 ст. 90 НК РФ. Согласно этой норме показания свидетеля могут быть получены по месту его пребывания, если он вследствие болезни, старости, инвалидности не в состоянии явиться в налоговый орган, а по усмотрению должностного лица налогового органа — и в других случаях (Апелляционное определение Московского городского суда от 18.05.2016 по делу N 33а-15393/2016).
Суды признают неуважительными следующие причины неявки физлица на допрос:
— уведомление о вызове не содержит указаний на проводимое мероприятие налогового контроля (Определение Московского городского суда от 29.04.2015 N 4г/4-4710/15);
— лицо, подписавшее уведомление о вызове, не включено в состав группы, осуществляющей меры налогового контроля (Определение Московского городского суда от 29.04.2015 N 4г/4-4710/15);
— физлицо было вызвано на допрос в налоговый орган, где не состоит на учете. В данной инспекции зарегистрирована организация, руководителем которой физлицо было ранее (Апелляционное определение Московского городского суда от 06.08.2014 по делу N 33-31371);
— в повестке не было указания на то, по какому делу вызывалось физлицо, отсутствовал номер дела, не было обозначено лицо, в отношении которого заведено дело (Апелляционное определение Московского городского суда от 06.08.2014 по делу N 33-31371);
— физлицо находилось в командировке;
— физлицо не может пояснить какие-либо обстоятельства (Апелляционное определение Свердловского областного суда от 06.07.2016 по делу N 33а-11638/2016);
— объяснения в качестве свидетеля уже были даны ранее (Апелляционное определение Суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 01.07.2013 по делу N 33-1352/2013);
— в повестке отсутствует конкретное указание на проводимое мероприятие налогового контроля, сама повестка не соответствует установленной форме (Апелляционное определение Московского городского суда от 12.10.2016 по делу N 33а-35659/2016).
Действия руководителя и бухгалтера предприятия при проведении налоговых проверок
Выездная проверка осуществляется для того, чтобы инспекторы могли оценить правильность, полноту и своевременность уплаты всех пошлин, полагающихся конкретной организации. Руководитель и главный бухгалтер любого предприятия должны всегда быть готовыми к такого рода аудиту и содержать все документы и отчёты в порядке, поскольку налоговики могут нагрянуть без предупреждения.
Для начала проверяема сторона должна ознакомиться с уведомлением, в котором будет указана следующая информация:
- наименование организации или данные налогоплательщика;
- те налоги, которые подлежат проверке;
- налоговые периоды, подлежащие инспекции;
- данные о сотрудниках, выступающих в качестве аудиторов.
Ознакомившись с этой информацией необходимо предоставить комиссии все данные которые она запросит.
Что делать сотрудникам компании, если налоговая пришла с проверкой?
Безусловно, налоговики не предупреждают заранее о своих планах посетить компанию. Но на момент прихода налоговиков с проверкой желательно, чтобы каждый работник знал, что он должен делать в таком случае. Охране или другим ответственным лицам нужно поручить тщательную проверку сопроводительных документов, контроль полномочий проверяющих, уточнение их личностей и должностей. Все собранные сведения должны быть зафиксированы, особенно если найдены расхождения между представляемыми документами. Также охрана, офис-менеджер или другое лицо должны сразу же связаться с юристами и сообщить им о проверке — присутствие юристов во время таких действий очень рекомендуется и позволяет избежать многих проблем.
Что касается рядовых работников, то их налоговая проверка задевает редко, исключение — бухгалтерия, руководители направлений, иногда — технический отдел, включая системных администраторов. Им сотрудники ФНС могут задавать вопросы, а потому такие работники должны быть подготовлены и знать, что отвечать. Если вопросы налоговиков покажутся работникам слишком каверзными и на них будет сложно дать ответ, они могут переадресовывать их ответственному должностному лицу, например, директору или главному бухгалтеру — это разрешено законодательством.
С таким контролем со стороны ИФНС бывшие предприниматели сталкиваются первые три года с момента закрытия бизнеса. Срок выездной проверки стандартно не превышает 2 месяца, но встречаются исключения. К ним относятся следующие ситуации:
- в налоговой присутствуют сведения о грубых нарушениях в работе индивидуального предпринимателя;
- владелец закрытого бизнеса вовремя не предоставил полный пакет бумаг для их изучения.
В таких ситуациях процедура затягивается на срок до полугода.
Проверяющие обязаны уведомить бывшего предпринимателя о своем визите.
В ходе изучения документов представители ИФНС имеют право:
- потребовать предоставить бумаги за последние три года, связанные с функционированием бизнеса;
- связаться с контрагентами для уточнения достоверности сведений, предоставленных ИП;
- провести инвентаризацию;
- изучить документы деловых партнеров предпринимателя, с которыми заключались договора во время работы предприятия;
- детально проверить место ведения бизнеса и прилегающие к нему территории.
Во время выездной проверки не учитываются результаты предыдущих. Не стоит переживать — такому тщательному контролю подвергается далеко не каждый предприниматель.
Именно в связи со сроками давности документов часто возникает вопрос о том, насколько законна проверка ИП после закрытия? Сложившаяся практика, в том числе и судебная, такова, что признается право налоговых органов проводить выездные проверки и после прекращения гражданином предпринимательской деятельности.
При этом большинство судов исходит из того, что налоговыми органами должна быть инициирована проверка при закрытии ИП непосредственно после подачи им соответствующего заявления. Давность проверки также охватывает трехлетний период.
В случае выявления каких-либо нарушений гражданин будет привлечен к установленной законодательством ответственности и прекращение им предпринимательской деятельности значение не имеет.
Таким образом, проверка деятельности ИП носит постоянный характер с момента регистрации и до прекращения этого статуса, а также и после этого. Однако ведение прозрачной бухгалтерии, соблюдение налоговой дисциплины обеспечивают спокойствие предпринимателя при любом аудите его деятельности.