Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как проверять контрагентов. И почему это важно.». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Предприниматели частично зависят от того, насколько качественно партнёры выполняют свои обязательства. Поэтому от подхода к выбору контрагентов зависит в том числе и эффективность работы бизнеса. Если новый партнёр вовремя не привезёт товар или не проверит документы — будут негативные последствия.
Основные способы проверки контрагентов
В бизнесе решения часто принимаются на основе устных договорённостей, которые впоследствии трансформируются в бумажный контракт. Проблема в том, что предприниматели не проверяют контрагента вовсе и рассчитывают, что партнёры надёжные по умолчанию.
А когда на поверхность всплывают неожиданные детали, исправить ситуацию уже невозможно. Договор заключен с юридическими неточностями и на вычет можно не рассчитывать. Оптимизация налогов перестаёт быть актуальной и над компанией нависает риск получения крупного штрафа.
Даже у самых известных в узкой нише фирм могут быть внутренние проблемы. И о них необходимо узнать до того, как будет заключен договор о сотрудничестве на несколько лет вперёд. Поэтому одной встречи с руководителем компании недостаточно. Точнее, этот фактор не стоит принимать во внимание при принятии решения о сотрудничестве.
Чем грозит работа с неблагонадежными контрагентами
Последствий может быть много: работать с таким партнером все равно, что находиться рядом с миной замедленного действия. Рано или поздно она рванет, вопрос в том, когда именно. Вот что может случиться:
- вы просто-напросто лишитесь своих денег. Например, оплатите партию товара, после чего неблагонадежный поставщик сделает вам ручкой и исчезнет с горизонта. Это возможно в случае прямого мошенничества, когда юрлицо или ИП создается специально для реализации преступных схем;
- банк может заблокировать расчетный счет. Бывает, когда вы работаете с фирмами-однодневками. Если банк заподозрит что вы обналичиваете деньги или входите в цепочку незаконного обнала, он имеет право заморозить счета на основании Федерального закона № 115 ФЗ. Плохо то, что вы можете и не знать о проделках контрагентов. Ваш бизнес чист, а вот один из участников цепочки платежей выводит деньги в черный нал. Попадет в этой ситуации всем;
- вами может заинтересоваться Федеральная налоговая служба. Принцип примерно тот же, что и в предыдущем случае, только причина придирки не обналичивание денежных средств, а уклонение от уплаты налогов. Кто-то из ваших контрагентов незаконно оптимизирует налоговые платежи, а вас могут заподозрить в участии в схеме уклонения от уплаты налогов;
- можно не получить оплату за товар или оказанную услугу. Продадите, сделаете работу, а денег не дождетесь потому, что связались с мошенниками, которые изначально не собирались ничего платить.
Что входит в мероприятия по проверке добросовестности контрагента
И Минфин, и ФНС не оставляют без внимания вопрос подтверждения должной осторожности и осмотрительности при выборе контрагента. Так, в письме от 10 марта 2021 г. N БВ -4-7/3060@ ФНС указывает, что юридическое лицо обязано в сделках действовать добросовестно и разумно. При этом Налоговый кодекс не определяет конкретный перечень действий и документов, запрашиваемых у контрагентов, который сможет подтвердить, что вы проявили ту самую осмотрительность и осторожность. В результате возможна ситуация, что как бы вы ни старались, избежать обвинений в том, что вы были неосторожны при выборе партнера, не получится. И все же стремиться к этому надо.
Приводим дюжину возможных контрольных мероприятий по проверке контрагента. На практике далеко не все бизнесмены проверяют своего партнера так тщательно, но если сделка значимая для вас, то рекомендуем проверить все возможные риски, тем более что большая часть этих методов является бесплатной.
Где взять информацию о контрагенте
Самый простой вариант — запросить информацию у самого партнёра по сделке. Если он отказывается ее давать — это уже повод для того, чтобы насторожиться.
В каких ситуациях следует проверять контрагента
В идеале, проверять нужно каждого контрагента. Но это не всегда осуществляется на практике. К тому же, если вы собираетесь сотрудничать с крупной и широко известной компанией, то необходимости в проведении проверки нет. А вот если контракт или договор планируется заключить с малознакомой фирмой, то проверка будет полезной. Ниже приведены наиболее типичные ситуации, при которых следует проверить потенциального партнера:
- планируется заключение контракта с новым партнером;
- заключается договор с предоплатой с вашей стороны, а также с отсрочкой или рассрочкой платежа для партнера;
- планируется заключение сделки с контрагентом, зарегистрированным в другом регионе.
Документы о полномочиях лица, подписывающего договор
Если договор будет подписывать генеральный директор, запросите решение о назначении его на должность либо протокол об избрании его на должность. Чтобы подтвердить свои полномочия директор может предъявить вам выписку из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ).
Детали: обратите внимание на полномочия директора, например, чтобы они не были ограничены какой-либо суммой, в противном случае — заключение сделки могут признать недействительной (в соответствии со ст. 174 ГК РФ). Обратите внимание и на срок, на который назначен/избран генеральный директор.
Если договор будет подписывать иное лицо, то запросите (помимо выше названных документов) копию доверенности о его праве на подписание договора. Обратите внимание на то, что в доверенности должна стоять дата ее совершения. Если даты нет, документ могут счесть недействительным (в соответствии с п.1 ст.186 ГК РФ). Есть в доверенности и еще один важный реквизит — срок действия. Если срок не прописан, то доверенность действует в течение года со дня ее совершения. Доверенность обязательно должна быть заверена: либо нотариусом, либо руководителем организации/иного уполномоченного на то сотрудника.
Если договор будет подписывать сотрудник организации, то запросите доверенность, которую ему должны выдать в порядке передоверия руководителем юридического лица/его филиала. Учтите, что налоговая признает вашу сторону договора добросовестной только, если вы проверите доверенности (первоначальную или выданную в порядке передоверия).
Как быстро проверить контрагента?
Вы сможете обезопасить себя от необоснованных претензий со стороны налоговой, используя современные способы оценки добросовестности контрагента. Проверка компании-контрагента, к примеру, возможна при помощи сервиса «1С: Контрагент», который включает в себя следующие возможности:
- проверка реквизитов контрагента по ИНН/КПП на сервере ФНС (проверка реквизитов организации позволит избежать ошибок в счетах-фактурах, книгах покупок и продаж, а также в журналах учета счетов-фактур).
- автозаполнение реквизитов контрагента по ИНН на основе ЕГРЮЛ/ЕГРИП;
- предоставление сведений, полезных для оценки благонадежности контрагентов через «Досье контрагента» (в нем, например, указывается, является ли генеральный директор контрагента массовым директором, а адрес контрагента – адресом массовой регистрации; кроме этого, сервис позволяет поддерживать всю регистрационную информацию о контрагенте в актуальном режиме. Т. е. программа проверки контрагентов подскажет, если вдруг компания сменила налоговую или генерального директора).
Что будет, если документы не представить
За непредставление запрошенных документов (равно как и за несообщение об их отсутствии — в случае, когда они действительно отсутствуют) фирме грозит штраф. Причем если руководствоваться пунктом 6 статьи 93.1 НК РФ, то это может быть штраф либо по статье 126 НК РФ, либо по статье 129.1 НК РФ. В первом случае размер штрафа составляет 10 000 рублей, во втором – 5 000 рублей.
Так на какую конкретно сумму оштрафуют компанию, которая не представила запрашиваемые документы налоговой инспекции (или не сообщила об их отсутствии)? Практика показывает, что сами налоговики не знают точного ответа на этот вопрос. Одни штрафуют на 10 000 рублей, другие — на 5 000 рублей. Более того, ясности не дает и анализ судебной практики, поскольку в суде обычно оспаривают сам факт привлечения фирмы к ответственности, а не рассматривают, по какой конкретно статье инспекция должна была оштрафовать компанию.
Однако свет на этот вопрос пролила в прошлом году ФНС России. В письме от 27.06.2017 № СА-4-9/12220 ведомство объяснило, как правильно штрафовать налогоплательщиков:
- по статье 126 НК РФ — «при истребовании документов на основании пункта 1 статьи 93.1 Кодекса при проведении налоговой проверки»,
- по статье 129.1 НК РФ – «в случае истребования документов (информации) на основании пункта 2 статьи 93.1 Кодекса относительно конкретной сделки вне рамок проведения налоговых проверок».
Для чего необходимо подтверждение добросовестности?
Широкое распространение в рыночной экономике, а в госзаказе с момента существования рынка государственных закупок, получила распространение практика чрезмерного снижения цены, для достижения неких иных целей, помимо очевидного получения прибыли. Этот метод конкурентной борьбы носит обобщенное название «демпинг», и является негативным элементом нормальных конкурентных отношений, поскольку в случае его применения иные участники рынка теряют возможность получить прибыль, а участник применивший демпинг чаще всего ее и не получит, сработав себе в убытки. Но поскольку на рынке государственных и муниципальных закупок самым распространенным критерием определения победителя торгов был и остается критерий самой низкой цены, то существование демпинга на этом рынке является необходимым атрибутом по нескольким причинам.
Во первых, это связано с несовершенством и необязательностью методики обоснования начальной цены государственными заказчиками. Это позволяет им устанавливать далеко не рыночные цены при публикации извещения. Как правило, заказчики намеренно завышают начальные цены, для того, чтобы торги с большей вероятностью состоялись, и у заказчика был минимален риск не освоения бюджетных средств. По этой же причине, начальная цена и ее обоснование зачастую намеренно формируются под выделенные лимиты бюджетных обязательств. Установить это в большинстве случаев достаточно легко, следует только внимательно изучить обоснование начальной цены, где весьма распространенным явлением является использование абсолютно одинаковых цен при использовании разных источников информации о них.
Зачем нужен регламент проверки контрагента перед заключением договора и обязательно ли его наличие в организации?
Ни один нормативно-правовой акт не обязывает субъектов предпринимательской деятельности проводить какую-либо проверку контрагентов перед заключением договоров. Более того, закон не содержит и определения такого термина, как «должная осмотрительность и осторожность», хотя он используется в письме ФНС «О рассмотрении обращения» от 24.07.2015 № ЕД-4-2/13005@. Данный документ разъясняет, что предприниматель может быть лишен налоговой выгоды от сделки, если будет доказана ее необоснованность в результате того, что он не проявил должной осмотрительности и осторожности и вовремя не узнал о нарушениях, допускаемых контрагентом.
Более того, с 07.12.2011 в УК РФ присутствуют статьи 173.1 и 173.2, предусматривающие ответственность за незаконную организацию юридических лиц и незаконное использование для этого документов, созданные для борьбы с фирмами-однодневками. То есть теперь не проявивший должной осмотрительности при проверке контрагента субъект хозяйственной деятельности может быть замешан в уголовном деле, что явно не будет способствовать улучшению его деловой репутации.
Перечень запрашиваемых документов у иностранной компании
Очевидно, что при сотрудничестве с зарубежной фирмой, нужно проявлять большую осмотрительность, чем при заключении договора с российской компанией. Нужно учесть некоторые особенности:
- Все без исключения документы, доказывающие правовой статус зарубежного предприятия, должны иметь официальный перевод на русский язык. Также для компаний всех стран, с которыми Россия не заключала международного договора об упрощённом порядке сотрудничества, требуется провести легализацию документов (иметь отдельный документ, иногда — апостиль). Это касается Устава, сертификата об инкорпорации, учредительного договора. Апостиль требуется для тех государств, кто не участвует в Гаагской конвенции. Заверению в аналогичном порядке подлежит и доверенность подписывающего договор сотрудника.
- Дополнительно нужно запрашивать выписку из торгового реестра того, государства, где фирма зарегистрирована (такой реестр ведётся не во всех странах — если это ваш случай, просите сертификат, доказывающий благополучное функционирование фирмы). Текущий статус предприятия в выписке должен быть «действующее».
Ответы на распространённые вопросы
Вопрос №1. На что обратить внимание, если договор с юридическим лицом подписывает уполномоченный её представитель, не руководитель?
В первую очередь проверьте, выдана ли данному лицу доверенность на совершение указанных действий. Если документ имеется, посмотрите на дату, когда он оформлен — если дата отсутствует, доверенность признаётся недействительной. Также обратите внимание на срок её действия. Документ заверяется нотариально или руководством предприятия, выдавшего его. В тексте доверенности должно быть прямо прописано, что сотрудник имеет право на заключения договоров от имени фирмы.
Вопрос №2. Если все документы были проверены, но владелец бизнеса не знал или не мог знать о некоторых существенных моментах, из-за которых впоследствии возник спор, будет ли суд на его стороне?
Нет. В таком случае будет считаться, что бизнесмен не проявил должную осмотрительность, ведь он мог нанять юриста или проконсультироваться где-либо ещё.
Приказ о проверке контрагентов
Приказы на предприятиях разрабатываются руководителями отдела, которые в дальнейшем согласовываются с директором. С приказом просят ознакомиться под подпись лиц, которые осуществляют полномочия в данной отрасли. Приказы разрабатываются для осуществления правильных бизнес-процессов на предприятии. Приказ о проверке контрагентов в организации является важным, потому что в нём поэтапно содержится информация о том, как правильнее проверять организации при заключении договора, чтобы избежать негативных последствий как трудоустроенные граждане в будущем.
На предприятии разрабатываются различные положения и регламенты для проверки контрагента и вводятся на основании приказа директора компании. В приказе отражается дата, когда начинает действовать приказ. В приказе также могут указываться лица, которые будут нести ответственность за его действие, за правильную проверку контрагентов. Приказ описывает, что должна включать в себя данная проверка, какими инструментами надо пользоваться при проверке контрагента (это сайты, программы, на основании каких законов, нормативных актов производится проверка).
Субъекты малого и среднего бизнеса в большинстве случаев не имеют штатного юриста, или лица, которое проверяло бы контрагентов, и поэтому они возлагают обязанности на себя. В первую очередь лучше обратиться к специалистам, которые бы настроили вам бизнес-процесс по проверке контрагентов и разработали локальные нормативные акты, приказы.