Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Рекламные и представительские расходы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В п. 2 ст. 264 НК РФ регламентирован перечень расходов, относимых к представительским при расчете налога на прибыль. По сути, эти расходы — затраты по организации официальных приемов и обслуживанию приглашенных персон, а также расходы на заседания руководящих органов хозяйствующего субъекта.
Можно ли учитывать представительские расходы, если встреча оказалась безрезультатной?
Официальных разъяснений по данному вопросу нет. В арбитражной практике есть примеры, где судьи соглашаются с тем, что могут относиться к представительским расходам затраты, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, в результате которых соглашения не были подписаны (см., например, постановления ФАС ЦО от 27.08.2009 по делу № А48-2871/08-18, ФАС УО от 23.12.2008 № Ф09-8529/08-С2 по делу № А07-6263/08). Достижение каких-либо конкретных результатов в виде заключенных договоров в процессе проведения или по окончании встречи не является обязательным условием признания произведенных расходов представительскими (Постановление ФАС ПО от 29.03.2005 № А12-18384/04-С36).
В ситуациях, когда встреча оказалась безрезультатной и никаких бумаг стороны не подписали, для минимизации налоговых рисков рекомендуем учреждению составить отчет, где будет указано, что вопросы обсуждались, но соглашение не было достигнуто.
В каком порядке производится нормирование представительских расходов?
В соответствии с абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Отметим, что сумма расходов на оплату труда при исчислении указанной нормы устанавливается исходя из состава расходов на такие цели, определенные на основании ст. 255 «Расходы на оплату труда» НК РФ. При этом следует обратить внимание на то, что перечень расходов на оплату труда в данной статье намного шире, чем состав расходов, отражаемый в бухгалтерском учете по счету 302 11 000 «Расчеты по заработной плате».
В частности, в состав расходов на оплату труда в целях исчисления налога на прибыль включены все суммы, начисленные работникам, в том числе не состоящим в штате организации, за работы по гражданско-правовому договору в денежной и (или) натуральной форме, начисления стимулирующего характера, начисления компенсационного характера, вознаграждения, надбавки, единовременные поощрительные начисления, другие расходы, предусмотренные ст. 255 НК РФ, в том числе суммы платежей (взносов) работодателей по договорам обязательного и добровольного страхования.
Принцип разумности при учете представительских расходов
При оформлении представительских расходов необходимо учитывать принцип разумности учета таких затрат в целях расчета налога на прибыль.
К примеру, если деловые встречи проводятся поздно вечером в ресторанах, в чеки включено большое количество спиртных напитков, в отчете по представительским расходам обозначена общая формулировка целей и результатов встречи, у налоговиков могут возникнуть определенные подозрения.
Они будут касаться того, что за представительскими расходами компания пытается скрыть затраты на личный досуг руководителя, хотя вроде все формальности соблюдены: расходы оформлены документально, есть отчет о представительских расходах с указанием целей и результатов мероприятия, алкоголь можно учитывать в расходах.
Иногда споры возникают из-за проведения переговоров не на территории РФ, а на заграничных курортах. Формально место проведения мероприятия не ограничено территорией России, наоборот, в налоговом законодательстве сказано — «независимо от места проведения мероприятий». Однако риск того, что налоговики начнут детально разбираться в ситуации, все же есть.
В подобных случаях у налогоплательщиков могут возникать налоговые риски, поскольку с большой долей вероятности ИФНС признает указанные представительские расходы необоснованными. И в этой ситуации имеются риски не только по налогу на прибыль, но также по НДФЛ и страховым взносам.
Практика судебных разбирательств показывает, что иногда суды принимают сторону налогоплательщиков, однако не все хозяйствующие субъекты готовы отправляться в суд для разрешения конфликтной ситуации с налоговой инспекцией. Кроме того, некоторые компании и вовсе не учитывают сомнительные расходы в качестве представительских, хотя и могли это сделать, а потому фактически увеличивают базу для расчета налога на прибыль, повышают свою налоговую нагрузку и дарят деньги в бюджет.
Для уменьшения налоговых рисков необходимо делать следующее:
- оформлять протоколы деловых встреч, в которых подробным образом расписывать все моменты по целям переговоров и достигнутым результатам;
- формировать списки приглашенных лиц, а также наименования компаний, принимающих участие в официальном мероприятии;
- проверять соответствие количества человек, указанных в договоре на организацию деловой встречи, фактическому числу участников мероприятия (этот момент особенно важен при ресторанном обслуживании, в котором указывается число обслуживаемых лиц);
- контролировать оформляемые документы, чтобы в них не включалась информация о проведении развлекательных мероприятий, к примеру, избегать слов концерт, бассейн, артисты, баня, экскурсия и т.д.
Перечень представительских трат
В первую очередь необходимо помнить, что существует четко обозначенный перечень трат, которые можно относить к представительским расходам в целях налогообложения прибыли. Он содержится в п. 2 ст. 264 НК РФ. Если в общем, то это расходы «на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий».
Если же говорить конкретнее, то под расходами на официальный прием понимаются траты непосредственно на его проведение, т. е. на проведение завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия. Получается, что деловое мероприятие может проходить в кафе или в ресторане. Главное – подтвердить, что обед в ресторане носил деловую направленность. Более того, при должном оформлении представительским мероприятием может являться и ужин в ресторане, в том числе с потреблением алкогольных напитков (письмо Минфина РФ от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675). Стоимость алкоголя чиновники разрешают также относить к представительским расходам (письмо Минфина РФ от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120).
Что касается расходов на обслуживание приглашенных лиц, которые также относятся к представительским расходам, то под ними подразумеваются не абсолютно все расходы, а только:
- на транспортное обеспечение доставки лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.
Какие расходы относятся к представительским
Итак, к представительским расходам разрешено отнести затраты, связанные с:
- Официальным приемом (например, завтрак, обед, ужин) представителей организаций-партнеров при участии представителей организации. Отметим, что гостей можно повести в ресторан (кафе) или закупить продукты и приготовить угощение самостоятельно.
- Транспортным обеспечением мероприятия — доставка представителей контрагентов и представителей встречающей стороны к месту проведения мероприятия и обратно. Если партнеры компании приезжают из другого города, в составе представительских расходов можно учесть их доставку до места проведения встречи из гостиницы.
- Буфетным и кейтеринговым обслуживанием деловых партнеров и представителей самой компании во время переговоров.
- Услугами сторонних (нештатных) переводчиков. В данный подвид представительских расходов включается перевод иностранной речи участников мероприятия, а также перевод печатных текстов.
В каких случаях расходы не относятся к представительским?
Пунктом 2 ст. 264 НК РФ прямо предусмотрено, что не признаются представительскими расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Например, если после официальной части приема учреждение проводит развлекательную программу для участников (прогулка на теплоходе, выступление артистов, фуршет), то понесенные расходы нельзя включать в базу по налогу на прибыль (Письмо Минфина РФ от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).
В случаях, когда официальные приемы делегаций продолжаются несколько дней, в течение которых учреждение несет расходы по обеспечению делегации завтраками, обедами и ужинами, не носящие официального характера, такие расходы не относятся к представительским и должны оплачиваться представителями делегаций, прибывших на переговоры, за счет суточных, выплачиваемых при командировании сотрудников (Письмо Минфина РФ от 05.04.2005 № 03-03-01-04/1/157).
Следует заметить, что расходы должны быть связаны с организацией переговоров с представителями других компаний, поэтому не следует учитывать для целей налогообложения затраты на переговоры с представителями (должностными лицами) своих же филиалов и подразделений. Такой вывод сделан в Постановлении ФАС ВСО от 11.08.2006 по делу № А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1, А33-26560/04-С3-Ф02-4272/06-С1.
Особенности учета представительских расходов
Представительские расходы учитываются при расчете налога на прибыль с учетом ограничений, так как относятся к нормируемым расходам и уменьшают налоговую базу в пределах 4% от расходов на оплату труда.
Бухгалтерские записи будут выглядеть так:
- Дт 71 Кт 50 (51) — выданы деньги подотчетному лицу через кассу или перечислены на карту;
- Дт 26 (44) Кт 71 — отражение представительских расходов;
- Дт 19 Кт 71 — учет НДС по представительским расходам через подотчетника.
Если представительские расходы совершены через приобретение товаров (работ, услуг) у сторонней организации, в бухучете отразите их так:
- Дт 60 Кт 51 — перечислены деньги поставщику;
- Дт 44 (26) Кт 60 — получены услуги (товары);
- Дт 19 Кт 60 — выделен НДС по полученным товарам (работам или услугам).
Учет и оформление представительских расходов
Установленные партнерские отношения важны для каждой компании. Они не станут такими же, работа над ними является важным элементом стратегии управления компанией. Во время переговоров, встреч, встреч, усыновление происходит. Затраты на эти события являются серьезной позицией в расходах.
Налоговые органы очень тесно проверяют эти типы расходов, поэтому стоит соответственно контролировать их урегулирование и документ.
Мы обнаруживаем, какие затраты могут быть применены к этому типу расходов, и которые нельзя пренебрегать этим счетом, какие документы могут служить подтверждением и как правильно отразить этот предмет в бухгалтерском учете и налоговом учете. Мы также размышляем о текущих законодательных изменениях по расходам на гостиничные услуги и их тенденции на ближайшее время.
Воспользуемся условиями примера 1. За 1 квартал 2019 года для налога на прибыль было учтено 60 тыс. руб. из общей суммы затрат 100 тыс. руб.
Отложенный налоговый актив будет равен 20% от оставшихся 40 тыс. руб., т.е. 8 тыс. руб. На эту сумму 31.03.2019 нужно сделать проводку:
ДТ 09 – КТ 68.4 (8 тыс. руб.) – начислен ОНА
По итогам полугодия все представительские расходы были учтены для налога на прибыль. Поэтому отклонений между двумя видами учета больше нет и нужно списать ранее начисленный ОНА обратной проводкой на дату 30.06.2019:
ДТ 68.4 – КТ 09 (8 тыс. руб.) – списан ОНА
Если же на конец года разница между двумя видами учета полностью не исчезнет, то возникнет постоянный налоговый расход (ПНР). Это значит, что отклонение между бухгалтерской и налоговой прибылью уже не изменится.
Чтобы начислить ПНР, нужно сначала списать остаток налогового актива со счета 09:
ДТ 68.4 – КТ 09
Затем следует отнести эту же сумму на счет 99 «Прибыли и убытки», на котором для ПНР нужно открыть специальный субсчет:
ДТ 99.2 — КТ 68.4
Отражение в бухгалтерском учете разниц, возникающих по представительским расходам
Так как представительские расходы в бухгалтерском учете принимаются в полном объеме, а в налоговом учете признаются в размере, не превышающем 4% от суммы расходов на оплату труда, то это приводит к разнице между бухгалтерской и налоговой прибылью.
Причем в отношении представительских расходов не всегда можно сразу сказать однозначно, какая разница будет возникать у налогоплательщика — постоянная или временная. Исключение составляет лишь случай, когда расходы, произведенные налогоплательщиком, не могут считаться с точки зрения НК РФ представительскими. Такая разница сразу признается постоянной, формирует постоянное налоговое обязательство, представляющее собой сумму налога, приводящую к увеличению налога на прибыль в отчетном периоде.
Может случиться и так, что в одном отчетном периоде норматив представительских расходов будет меньше суммы фактических затрат, и налогоплательщик примет в расходы сумму представительских расходов в пределах норматива, а в следующем отчетном периоде размер норматива увеличится, ведь он зависит от суммы расходов на оплату труда, которая определяется нарастающим итогом. Иначе говоря, не исключен вариант, что в следующем отчетном периоде налогоплательщик сможет учесть в качестве расходов всю сумму представительских расходов, включая и ранее не учтенную.
В каком порядке производится нормирование представительских расходов?
В соответствии с абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Отметим, что сумма расходов на оплату труда при исчислении указанной нормы устанавливается исходя из состава расходов на такие цели, определенные на основании ст. 255 «Расходы на оплату труда» НК РФ. При этом следует обратить внимание на то, что перечень расходов на оплату труда в данной статье намного шире, чем состав расходов, отражаемый в бухгалтерском учете по счету 302 11 000 «Расчеты по заработной плате».
В частности, в состав расходов на оплату труда в целях исчисления налога на прибыль включены все суммы, начисленные работникам, в том числе не состоящим в штате организации, за работы по гражданско-правовому договору в денежной и (или) натуральной форме, начисления стимулирующего характера, начисления компенсационного характера, вознаграждения, надбавки, единовременные поощрительные начисления, другие расходы, предусмотренные ст. 255 НК РФ, в том числе суммы платежей (взносов) работодателей по договорам обязательного и добровольного страхования.
Принцип разумности при учете представительских расходов
При оформлении представительских расходов необходимо учитывать принцип разумности учета таких затрат в целях расчета налога на прибыль.
К примеру, если деловые встречи проводятся поздно вечером в ресторанах, в чеки включено большое количество спиртных напитков, в отчете по представительским расходам обозначена общая формулировка целей и результатов встречи, у налоговиков могут возникнуть определенные подозрения.
Они будут касаться того, что за представительскими расходами компания пытается скрыть затраты на личный досуг руководителя, хотя вроде все формальности соблюдены: расходы оформлены документально, есть отчет о представительских расходах с указанием целей и результатов мероприятия, алкоголь можно учитывать в расходах.
Другие расходы для важных приемов
В данном случае имеется в виду обеспечение доставки участников официального мероприятия к месту его проведения и обратно. Учитывая позицию Министерства финансов, к данной категории не относятся затраты на покупку билетов железнодорожного транспорта и авиасообщения из других регионов или стран, а также финансы, которые потребовались для доставки гостей к месту временного пребывания из аэропорта, железнодорожного вокзала, размещения их в гостинице, оформления виз. Указанные статьи растрат организации не считаются официальными.
Представительскими расходами (что к ним относится еще, было отмечено выше) могут считаться растраты на покупку продовольствия, предназначенного для приготовления блюд на завтрак, обед или ужин. Для официальных встреч разрешено также приобретать спиртные напитки, что подтверждается разъяснительным письмом Минфина РФ от 25.03.2010. Ведомство включило в перечень представительских расходов алкоголь. Что к ним относится еще, помимо спиртного? Многие думают, что в денежные траты на официальный прием, можно включить покупку чая, кофе, сахара, сладостей, которые могут быть предложены клиентам или партнерам вне проведения важного официального мероприятия, а, к примеру, во время ожидания в приемной. Однако такие издержки Министерство не считает целесообразными.
К представительским расходам относятся затраты по приглашению переводчиков, не входящих в штат компании налогоплательщика. Необходимость в услугах специалистов на период проведения официального мероприятия оправдана при присутствии на приеме важных иностранных гостей.
Осторожно с учетом расходов на проведение торжественных мероприятий!
Расходы, понесенные в связи с организацией и проведением торжественных мероприятий, не являются расходами, связанными с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода.
Так, в одном деле суд отметил, что торжественное совещание по случаю юбилея учреждения и презенты представителям совещания не относятся к случаям, в которых в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ расходы признаются представительскими расходами (постановление АС Восточно-Сибирского округа от 19.08.2015 № А69-1151/2013).
Следует различать случаи, когда понесенные расходы являются представительскими (переговоры с другими организациями в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества; заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика), и виды расходов, которые могут быть отнесены к представительским расходам (проведение официального приема; транспортное обеспечение; буфетное обслуживание; оплата услуг переводчика).
Например, ИФНС исключила из состава представительских расходов затраты на проведение новогоднего банкета для сотрудников компании. Налогоплательщик не смог документально подтвердить тот факт, что расходы на новогодний банкет являются затратами на подготовку и освоение новых производств, цехов и агрегатов, внедрением технологий производства либо необходимы для продвижения услуг общества. Компания не сообщила налоговикам список приглашенных сторонних лиц, программу официальных мероприятий и их конкретных сторонних участников, что позволило бы инспекции перепроверить такую информацию из этих источников (постановление Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.11.2014 № А76-11084/2014).