Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Технология приемки товаров по количеству и качеству». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В договоре о поставке прописываются условия о внешнем виде и укомплектованности поставляемого изделия. Обязательного документа для всех сторон не существует. Многие компании руководствуются нормативно-правовым кодексом, основанным из двух директив Госарбитража СССР № П-6 и № П-7 в двадцатом веке. Если у организаций возникли спорные вопросы, то они могут сослаться на эту инструкцию. Когда в договоре не прописан такой пункт, то представители компаний ведут переговоры путем личных договоренностей. Для покупателя существует нормативный регламент приемки товара на складе по количеству и качеству п. 1 ст. 513 ГК РФ, по которому он осуществляет выборку либо на своей территории, либо на зоне поставщика.
Инструкция по приемке товара на склад
Правила прописываются в договоре и их количество зависит от места разгрузки, от вида транспортного средства и от габаритов привезенного груза. Для каждой компании перечень составляется индивидуально, но обобщенный реестр выглядит так:
- Осуществляется подъезд к месту размещения.
- Проверяются сопроводительные документы.
- Определяются размеры ворот для грузового транспорта.
- Выделяется пространство под разгрузку.
- Подается оборудования для перевозки груза.
- Предметы торговли визуально осматриваются, пересчитываются, взвешиваются.
- Вывозится при помощи рохли на место сложения.
- Сверяются и оформляются сопроводительные письма
- Регистрируются акты по бракованному или недостающему товару.
- Письменно вносятся данные о получении груза в реестр.
- Подготавливается зона для размещения и хранения.
Пошаговый алгоритм приемки товара
Все правила указываются в договоре. Их количество зависит от нескольких факторов:
- используемого транспортного средства;
- места разгрузки;
- параметров груза.
Список составляется для каждой компании индивидуально, но за базу может использовать следующее:
- выполняется подъезд к месту размещения;
- проверка сопроводительной документации;
- определение размеров ворот для проезда транспорта;
- выделение пространства для разгрузки;
- подача оборудования для перевозки;
- осмотр, пересчет и взвешивание товаров;
- вывоз с помощью рохли на место хранения;
- сверка и оформление сопроводительных документов;
- регистрация актов в случае выявления бракованных или недостающих товаров;
- письменное оформление данных о получении груза в реестр;
- подготовка зоны для размещения и хранения.
Процесс приемки и передачи товара
Необходимо подготовить полки и стеллажи на складе. Это может занять много времени, поэтому стороны должны заранее договориться о времени поставки. Как, правило, освобождение места от ненужных вещей занимает не менее получаса. Несколько советов помогут не путать размещенный багаж от новопривезенного:
- разграничивайте зоны на полках с помощью маркеров или разноцветных мелков;
- составьте порядок принятия товара для новых сотрудников и повесьте его на видном месте;
- используйте автоматизированную программу для учета, с ее помощью можно выполнить все действия без ошибок;
- купите и установите качественный софт, который позволит выявить все недостачи и составит акт несоответствия;
- оснастите рабочую зону дополнительными стеллажами.
Внедрение программного обеспечения
Этот процесс позволяет наладить прием и хранение товаров. При этом снижаются издержки, связанные с ручным внесением информации. При поступлении каждой единицы товара присваивается собственный номер. Наличие идентификационных знаков дает возможность отслеживать наличие и местоположение, отгрузку в любой момент времени.
Сведения обо всех операциях хранится в памяти. Отчетность можно легко воспроизвести. Данные вводятся на понятном языке. Все ошибки идентификации можно легко идентифицировать с помощью уникального кода или магнитной метки.
Оставьте заявку, и наши специалисты подберут наиболее оптимальное программное обеспечение для приемки вашего товара
Шаг 5. Приемка по количеству и качеству
Сотрудник магазина сверяет груз с накладной и убеждается, что все сходится: наименование товаров, их количество, артикулы и цены. Для этого вскрывают все транспортные упаковки или несколько на выбор, если к поставщику есть доверие.
Если товара не хватает, обычно из накладной вычеркивают строки с товарами, которые забыли поставить. У каждой пометки ответственный сотрудник ставит подпись. Потом документ заменяют на верный. У документа с правками нет юридической силы, суд его не примет.
По закону вместо вычеркивания товаров сотрудник составляет акт о расхождении по количеству и качеству:
- ТОРГ-2 — для российских товаров,
- ТОРГ-3 — для импортных.
Такой акт потребуется, если масса и количество товара не совпало с накладной или вместо свежего хлеба привезли плесневелый.
Проверить качество товара магазин может и после поставки: в течение суток — у скоропортящихся продуктов, до 10 дней — у остальных товаров.
| Проблема Сотрудник магазина принимает товар и подписывает акт не глядя. Потом оказывается, что бутылок заказывали больше, а вместо свинины говядину. |
Как правильно Сотрудник магазина принимает товар, вскрывает упаковку, пересчитывает продукты и сверяет с накладной. Если есть ошибки — составляет акт расхождения. |
Если поставленный товар, выполненная работа или оказанная услуга устраивает заказчика и он не имеет каких-либо претензий по исполнению контракта, он должен подписать в ЕИС акт приёмки.
Акт приёмки будет свидетельствовать о том, что заказчик получил необходимый товар или результат выполнения работы (оказания услуги) и у него нет претензий. Если заказчик обнаруживает недостатки в оформлении документов о приёмке или в отношении качества и количества принимаемых ТРУ, то в зависимости от ситуации в ЕИС оформляется:
- уведомление об уточнении;
- корректировочный документ;
- мотивированный отказ.
Если по результатам исполнения контракта между заказчиком и подрядчиком возникнет спор, вышеуказанные документы понадобятся при обращении в суд.
В соответствии с ч.13 статьи 94 Закона №44-ФЗ поставщик (подрядчик, исполнитель) в срок, установленный в контракте, формирует с использованием ЕИС, подписывает усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени поставщика (подрядчика, исполнителя), и размещает в ЕИС документ о приёмке, который должен содержать
- идентификационный код закупки, наименование, место нахождения заказчика, наименование объекта закупки, место поставки товара, выполнения работы, оказания услуги, информацию о поставщике (подрядчике, исполнителе), единицу измерения ТРУ;
- наименование поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги;
- наименование страны происхождения поставленного товара (при осуществлении закупки товара, в том числе поставляемого заказчику при выполнении закупаемых работ, оказании закупаемых услуг);
- информацию о количестве поставленного товара;
- информацию об объёме выполненной работы, оказанной услуги;
- стоимость исполненных поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательств, предусмотренных контрактом;
- иную информацию с учётом требований, установленных в соответствии с частью 3 статьи 5 44-ФЗ.
Если товар (работа, услуга) полностью не устраивает заказчика и он решает отказать в его приёме, заказчик должен оформить в ЕИС мотивированный отказ и направить его через ЕИС поставщику (исполнителю, подрядчику).
Если поставщик получил от заказчика обоснованный и подтверждённый экспертизой отказ, для него могут наступить негативные последствия, связанные с односторонним отказом заказчика от исполнения контракта и внесением в РНП. При одностороннем расторжении у поставщика есть 10 дней на исправление ситуации.
Если заказчик откажет в приёмке без каких-либо обоснований, исполнителю следует запросить пояснение причин отказа. В случае отсутствия ответа на запрос исполнитель может составить претензию либо обратиться в суд, если заказчик на неё никак не отреагирует.
Виды и способы сдачи-приемки
Сдача товара — передача товара продавцом во владение покупателю в соответствии с условиями контракта купли-продажи. В результате такой передачи покупатель получает полный контроль над товаром; вручение товарораспорядительных документов или ключей от предприятия рассматривается как передача самого товара. Сдача товара перевозчику обычно считается передачей товара покупателю, если она сопровождается выдачей документов и исключает дальнейший контроль продавца над товаром.
Передача товара покупателю, именуемая поставкой, производится за счет продавца. В расходы по сдаче включаются стоимость взвешивания, подсчета, маркировки, упаковки, возможные таможенные сборы.
Приемка товара — проверка соответствия качества и комплектности товара его характеристике и техническим условиям, указанным в договоре. Сдача-приемка — это единая процедура, которая в контракте может быть обозначена формулировкой «Товар считается поставленным продавцом и принятым покупателем…».
Приемка товаров на склад — законодательное регулирование и цели процедуры
Согласно положениям абз. 2 п. 2 ст. 513 ГК РФ, обязательным этапом процедуры приемки товаров потребителем является проведение проверки их качества и количества. Порядок проведения такой проверки может быть регламентирован положениями заключенного договора поставки, а при их отсутствии — положениями действующего законодательства и существующими обычаями делового оборота.
Целями проведения процедуры при этом являются:
- Проверка фактического качества и количества поставленных товаров.
- Выявление недостачи и/или брака в поставленной партии товара.
- Определение лиц, на которых будет возложена обязанность по возмещению возникших материальных убытков.
Прием товара по количеству
Отсутствие в договоре условия о количестве передаваемого товара, в соответствии с п. 2 ст. 465 ГК РФ, влечет за собой признание его незаключенным. Это значит, что любой договор поставки, вне зависимости от вида передаваемого товара, должен устанавливать точное количество, соответствие которого объему фактической поставки и должен проверить покупатель.
Процедура проверки товара на соответствие фактического объема поставки заявленному в документах, может включать следующие стадии:
- Предварительную. Если товар поставляется в упаковке, то при его разгрузке определяется масса нетто такой упаковки и количество упаковок. Если же товар не объединен единой упаковкой, определяется его поштучное количество и общий вес поставки. В ходе проверки необходимо оценить целостность тары, в которой поставлялся товар, при наличии на ней пломб и/или маркировочных знаков — изучить их состояние.
- Окончательную. Осуществляется в том случае, если товар поставлялся в отдельных упаковках. При распаковке каждой товарной единицы проверяется масса нетто вложенного в нее товара, а также его точное количество. Если проверить массу нетто товара невозможно, он определяется следующим образом: сначала продукция взвешивается в той таре, в которой она поставлялась, а затем определяется вес пустой тары. Разница между этими показателями и покажет собственный вес поставленного товара.
Нюансы составления оформляемых в ходе приемки документов
Если поставленный товар имеет надлежащее качество и его количество соответствует значению, заявленному в договоре поставки, необходимо подготовить акт приема-передачи.
В акте при этом должны присутствовать:
- наименование документа;
- его порядковый номер и дата составления;
- реквизиты сторон договора поставки;
- сведения о поставленном товаре (качественные и количественные характеристики);
- информация о таре, в которой он поставлялся;
- реквизиты и подписи сторон, участвующих в составлении документа.
Подробнее о правилах составления такого акта можете прочитать, перейдя по ссылке.
Если принимающая сторона выявила недостатки в товаре, она должна составить соответствующий акт, указав в нем сведения о принятых изделиях и выявленных в них недостатках. В нем стоит указать:
- наименование документа;
- его порядковый номер и дату составления;
- реквизиты сторон договора поставки;
- сведения о членах комиссии, проводивших проверку и принимавших участие в составлении акта;
- реквизиты договора поставки;
- информацию о наличии брака или недостачи товара;
- сведения о способе уведомления представителя поставщика о факте наличия некачественной продукции;
- сведения о дате поставки товара и способе его передачи покупателю;
- информацию о состоянии упаковки и пломб (при их наличии);
- условия, в которых груз хранился на складе.
Что необходимо проверить при приемке товара
В соответствии с инструкцией, которая должна быть у ответственного сотрудника, он должен:
- проверить реквизиты поставщика;
- сравнить стоимость;
- пересчитать и осмотреть тару;
- узнать температурный режим, который соблюдался при перевозке скоропортящихся товаров;
- проверить обязательную маркировку;
- провести вскрытие случайных коробок;
- при обнаружении несоответствий обязательно остановить приемку и провести повторный пересчет и взвешивание;
- по завершению приемки товаров, сотрудник должен поставить подпись, печать и дату на всей сопроводительной документации;
- Внести штрихкоды в базу;
- Распределить товары на складе.
Недостача, пересортица, излишки: как решать такие проблемы
Наиболее распространенная ошибка при получении товара – недостача. Причинами могут быть:
- допущена ошибка в момент загрузки транспортного средства на складе поставщика;
- транспортировка была осуществлена с нарушениями, что стало причиной негодности части товара;
- допущена ошибка в момент оприходование.
В этом случае заполняемся акт ТОРГ-2 для товаров российского производства или ТОРГ-3 для товаров зарубежного производства.
Если в момент приемки обнаружен излишек, вы можете:
- оформить возврат лишних товаров;
- полностью принять поставку;
- продать излишек самостоятельно, при этом выставив счет оптовику, т.к. вы понесете расходы на поиск покупателя и отгрузку товара;
- полностью отказаться от приемки, если это допускается договором.
В случае обнаружения пересортицы, вы имеете право отказаться от товара, принять его полностью или частично. Обязательно оформление акта по форме ТОРГ-2 или ТОРГ-3, а также составление претензии поставщику.
Порядок приемки товаров по количеству и качеству
Проверка товара на его соответствие качественным и количественным характеристикам, установленным положениями заключенного договора, может осуществляться:
- на территории поставщика — если покупатель забирает товар самостоятельно;
- на территории покупателя — если доставку осуществляет сам поставщик;
- на месте разгрузки транспортного средства, с помощью которого осуществлялась перевозка, — если товар был доставлен посредником (например, транспортной компанией).
В ходе проведения проверки представители принимающей стороны могут одновременно оценивать как качество, так и количество товара. В общем случае порядок проведения мероприятия имеет следующий вид:
- Производится выгрузка товара из тары, в которой он перевозился.
- Выполняется его осмотр, пересчет, взвешивание и прочие проверочные манипуляции.
- При отсутствии дефектов и недостачи составляется акт приемки. При их наличии приемка прекращается и устанавливается порядок дальнейших действий (как правило, приглашается представитель поставщика и, при необходимости, независимый эксперт).
Порядок возврата некачественного товара
Если закупка осуществляется по 44-ФЗ, то в ТЗ и спецификации покупатель прописывает требуемые ему характеристики товара. К сожалению, поставщики не всегда обеспечивают соответствие им своей продукции. При поступлении закупаемого объекта с недостатками заказчик может пойти двумя путями:
- Произвести приемку товара, если он крайне необходим. К примеру, если в поликлинике закончились перчатки, а поставщик перепутал размер, можно принять заказ. Этот вариант не является правильным, и мы рекомендуем им не пользоваться, хотя ситуации могут быть разные, и решение остается только за заказчиком.
- Отказаться принимать заказ.