Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Реестр договоров когда понадобится и как вести». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Реестр договоров используется участниками договорного процесса для учета заключенных сделок и является инструментом внутреннего делопроизводства. Любая сделка после подписания регистрируется ответственными лицами. После того как договор поступил на регистрацию, ему присваивается уникальный номер, за которым он числится в организации.
08.03.2021 вступает в силу приказ Минфина №5н от 21.01.2021, который уточнил порядок формирования и обмена информацией и документами между заказчиком и казначейством для работы с реестром контрактов. Установили, что с этой даты, формируя сведения об источнике финансирования, необходимо указывать в числе прочего код объекта капитального строительства или объекта недвижимого имущества, который сформирован в государственной интегрированной информационной системе управления общественными финансами «Электронный бюджет».
Подробнее: «Подключение к системе «Электронный бюджет»: пошаговая инструкция».
Информация о коде объекта указывается, в т. ч. если заключается госконтракт, предметом которого является приобретение объектов недвижимого имущества, подготовка проектной документации или выполнение инженерных изысканий, выполнение работ по строительству, реконструкции или капремонту, сносу объектов капстроительства (в т. ч. линейных объектов) и контрактов жизненного цикла, предусматривающих проектирование, строительство, реконструкцию, капремонт объекта капстроительства.
Подробнее: «Когда и как заключать контракт жизненного цикла: новые случаи применения с 2021 года».
Определили, что в закупках товара, который поставляется при выполнении работ по строительству, реконструкции, капремонту, сносу объекта капстроительства данные о стране происхождения такого товара формируются для товара, который по законодательству принимается заказчиком к бухучету как отдельный объект основных средств.
ВАЖНО!
Образец журнала регистрации договоров и правила оформления
Вести журнал может:
- секретарь
- другой помощник руководителя
- юрисконсульт
- делопроизводитель
- бухгалтер
- сотрудник отдела кадров и другие работники, уполномоченные руководителем.
Порядок ведения, примеры заполнения формы журнала необходимо уточнить в отдельной инструкции, которая утверждается распоряжением руководителя. При этом компания может выбрать абсолютно любую форму ведения, поскольку единый образец не разработан.
На титульном листе содержится название документа, указывается ФИО и должность ответственного за его оформления, а также дата начала ведения (в конце прописывают дату окончания). Сам перечень соглашений оформляется в виде таблицы, которая содержит такие данные:
- номер и дата подписания;
- вид договора;
- название контрагента, адрес либо ФИО сотрудника, с которым подписан трудовой договор;
- кто из сотрудников подписал соглашение от имени компании – ФИО, должность;
- количество экземпляров;
- вид документа – оригинал или копия;
- место хранения (в конкретном отделе, у сотрудника, в филиале и т.п.).
Какие сведения нужно вносить в реестр контрактов в 2022 году
Согласно действующему законодательству, заказчику требуется вносить в информационную систему данные обо всех заключённых контрактах. Однако есть некоторые исключения, подробно описанные ниже.
В Реестр контрактов в соответствии с Правилами, установленными Постановлением №60, включаются:
- информация о заказчике;
- информация о поставщике (подрядчике, исполнителе);
- способ закупки;
- дата подведения результатов закупки и реквизиты документа, подтверждающего основание заключения контракта;
- дата заключения контракта;
- ИКЗ, а также в отдельных случаях идентификатор гос.контракта;
- информация об источнике финансирования;
- информация об объекте закупки;
- информация о цене контракта;
- указание на наличие в контракте условия об удержании суммы не исполненных поставщиком (подрядчиком, исполнителем) требований об уплате неустоек, предъявленных заказчиком, из суммы, подлежащей уплате по контракту;
- объём привлечения к исполнению контракта субподрядчиков, соисполнителей из числа СМП/СОНО в виде % от цены контракта (в случае заключения контракта в соответствии с частью 6 статьи 30 закона);
- • контракт, со всеми приложениями;
- • информация и документы об исполнении и изменении контракта (отдельного этапа исполнения контракта);
- • информация и документы о расторжении контракта.
Какие изменения внесены в реестр контрактов в 2022 году
Основным изменением в 2022 году стал переход на новые Правила ведения реестра контрактов, установленные Постановлением Правительства РФ от 27.01.2022 №60. Действующее ранее Постановление № 1048 теперь регламентирует только правила для Реестра контрактов с гостайной.
В Постановлении №60 информация, которую нужно вносить в реестр, указана более детально. Кроме того, все правила собраны в единый документ. До 2022 года нормы, касающиеся внесения информации в Реестр, были предусмотрены в 44-ФЗ, в Постановлении № 1048 и в приказе Минфина от 19.07.2019 № 113н.
С 16 апреля 2022 года в Правила ведения Реестра внесены уточнения по срокам внесения информации в разрезе электронных и «бумажных» контрактов.
Нормативное регулирование и последние изменения
Обязанность вести и публиковать перечень соглашений установлена ст. 4.1 федерального закона №223-ФЗ. В развитие положений этой статьи правительством РФ издано постановление №1132 от 31.10.2014 и приказ Минфина №173н от 29.12.2014, которые утвердили правила ведения такого перечня, в том числе:
С 22 февраля 2021 года заработает приказ Минфина №343н от 31.12.2020, который внес правки и уточнения в порядок ведения реестра сделок по 223-ФЗ в рамках приказа Минфина №173н от 29.12.2014. В частности, заказчики начнут указывать информацию по соглашениям с самозанятыми. Подробнее: «Как самозанятые участвуют в закупках: возможности, правила, преимущества».
Кроме этого, приказ №173н сделали соответствующим актуальному законодательству о закупках отдельными видами юрлиц (223-ФЗ): изменили правила заполнения сведений о стране происхождения товара. Теперь ее указывают и при внесении сведений о сделках на выполнение работ (оказание услуг), в которых поставляется товар. Этот же порядок применяется и для данных о цене единицы товара.
При внесении данных об итогах выполнения обязательств, в т. ч. оплаты, наряду с другими сведениями заказчики начнут указывать и такие данные:
При внесении данных об объеме финобеспечения договора за счет средств субсидии, которая предоставлялась для выполнения нацпроектов, в т. ч. федеральных, и комплексного плана модернизации и расширения магистральной инфраструктуры, заказчики начнут указывать такие данные:
С 1 января 2021 года вступило в силу постановление правительства №1799 от 07.11.2020, которое уточнило, когда отправляют сведения о выполнении обязательств, — в течение 10 дней, в т. ч. со дня приемки или оплаты договора. С этой даты наряду с другой информацией в реестр вносят сведения о цене единицы товара, работы или услуги.
С 1 июля 2020 года вступило в силу постановление правительства №523 от 16.04.2020, изменившее пункт 19 правил ведения перечня. По новым правилам Минпромторг получил доступ к закрытой части перечня, скорректированы права доступа Счетной палаты.
Сроки внесения информации в реестр
Постановлением №1132 предусмотрены следующие правила, касающиеся сроков включения информации в перечень:
У Казначейства во всех случаях есть три рабочих дня на рассмотрение информации и принятие решения о внесении в перечень. Если после рассмотрения документов они отклонены, в течение этого срока Казначейство обязано направить заказчику протокол с указанием выявленных несоответствий.
В тексте п. 10 постановления №1132 содержится небольшое несоответствие: говоря о сроке направления информации о заключении сделки, законодатель указывает на их исчисление в рабочих днях. Однако, говоря о том, что информация о результатах исполнения договора вносится заказчиками в реестр договоров в течение 10 дней, законодатель не уточняет, какие дни имеются в виду. Четкие разъяснения по этому вопросу отсутствуют, поэтому рекомендуется исходить из исчисления в календарных днях — это поможет избежать случайных нарушений порядка и административной ответственности.
Реестр договоров: когда понадобится и как вести
реестр договоров — это отдельный перечень соглашений, которые компания заключает в процессе своей бизнес-деятельности. Реестр договоров создают для учета договоров и контроля за их хранением. Договоры по завершенным сделкам хранят еще некоторое время, чтобы компания могла подкрепить свою позицию в арбитражном споре. Если в компании большой поток документов, отдельный список договоров позволит упорядочить работу. дают эксперты Системы Юрист. Для учета договоров оформите отдельную таблицу Работа с реестром договоров сама по себе должна быть удобной. Проще всего оформить реестр в виде таблицы.
Таблицу можно создать в обычных офисных приложениях. Например, в Excel реестр договоров вести удобнее, чем в Word, приложение специально разработали для операций с таблицами. Кроме того, многие системы электронного документооборота включают в себя специальные программы: реестр формируют в ходе общей работы с документами по сделке. Также перечень договоров можно фиксировать в бумажном виде, например, в специальном журнале. Компания по своему усмотрению выбирает, как вести реестр договоров. Пять полезных документов для юриста компании Возражение на судебный приказ Ходатайство об уточнении исковых требований в гражданском процессе Жалоба на бездействие судебных приставов График дезинфекции помещений во время пандемии Уведомление о расторжении договора аренды Обратите внимание на статьи в журнале «Юрист компании» Почему не следует использовать банковские дни в договорах Первый Пленум ВС по заключению и толкованию договора Как выйти из убыточного договора Изменение и расторжение договора в связи с существенным изменением обстоятельств Внесите в реестр не только список договоров, но и данные по каждому соглашению Независимо от того, какую форму реестра договоров выбрала компания (бумажную или электронную), в таблице недостаточно указать только реквизиты договора. Это будет малоинформативно. Ведение реестра договоров должно позволять оперативно получить информацию по сделкам компании. Лучше, если вместе с реквизитами вносить конкретные сведения по сделке. Например, в первую колонку таблицы вписывать дату и номер договора, а в остальных колонках этой же строки отражать: Предмет договора.
Здесь указывают вид договора, а также предмет исполнения (например, «договор поставки» и «получение такой-то оргтехники для офиса»). Срок договора. Здесь указывают дату, когда договор прекратит действовать. Если договор заключили не неопределенный срок, отмечают «бессрочный». В случае пролонгации договора нужно отметить в этой графе «продлили до такого-то числа» или «продлили без указания числа». Если договор уже прекратил свое действие, это также нужно отметить в данной графе реестра договоров с контрагентами. Название компании-контрагента, а также его реквизиты. Указывают полное и сокращенное наименование, адрес места нахождения, ИНН, ОГРН и т. д. Цену договора. Здесь нужно указать не только стоимость сделки, но и порядок, в котором стороны договорились вести взаиморасчеты. Если сделка подразумевает равные периодические платежи, можно вписать сумму такого платежа и период, за который ее нужно вносить. Например, указать размер месячной арендной платы по сделке об аренде.
Правила ведения реестра договоров
Согласно положениям ст. 4.1 223-ФЗ, заказчик обязан передать в реестр сведения о заключении контракта, даже если он был подписан не по результатам торговой закупочной процедуры, а через закупку у единственного поставщика.
Полномочиями в части ведения такого реестра и проверкой представленных сведений наделено Федеральное казначейство. Если проверка представленных сведений прошла успешно, то сведения о подписанном контракте передаются в реестр, и для них создается отдельная реестровая запись. О ней участникам сообщают в течение рабочего дня. Номер закупки указывают в документах на поставку работ, услуг и товаров.
Заказчик передает в казначейство сведения о проводимой государственной закупке и подписанном контракте.
Заказчик вправе выбрать любой предпочтительный способ для передачи сведений: с помощью «Электронного бюджета» или стандартного интернет-сообщения. У контролирующей инстанции будет 3 рабочих дня с момента получения информации на ее проверку. По результатам контролирующих мероприятий Федеральное казначейство должно оповестить заказчика. Если в представленных сведениях будут обнаружены ошибки, то заказчику по 223-ФЗ направляется соответствующий
протокол
и дается срок на устранение замечаний.
Для некоторых действий предусмотрены другие сроки. Сведения о подписании договора субподряда передаются в реестр в течение 3 рабочих дней, данные о внесении изменений в контракт через подписание и расторжении договора – в течение 10 дней после наступления указанного события. Информация по результатам исполнения контракта или отдельного его этапа включается в реестр в течение 10 дней после наступления такого события. Заказчик вправе сам решать, в каком порядке передается информация в реестр – поэтапно или после завершения исполнения контракта.
Хотя правила не конкретизируют, о каких днях (календарных или рабочих) идет речь, но заказчикам следует ориентироваться на календарные дни, чтобы не возникало рисков привлечения к административной ответственности. При этом если последний день из указанных сроков является выходным, то сведения передаются в ближайший рабочий день.
Минфином и Минэкономразвития в письмах №02-04-11/41911 от 2015 года, №ОГ-Д28-1574 от 2016 года рекомендуется включать в Положение о закупке порядок и сроки передачи сведений об исполнении отдельных этапов.
Заказчик, копируй и подтверждай
В 2015 году заказчики отражали в реестре договоров только сведения о факте заключения договора и об изменении, расторжении, исполнении договора. Сами документы в реестр договоров заказчики не прикладывали, ведь такой обязанности в 2015 году не было.
С 2016 года при заполнении сведений в реестре договоров заказчики обязаны прикреплять к реестровой записи копии соответствующих документов. Это копии договора или копии документов об изменении, исполнении, расторжении договора.
| Заказчик включает в реестр договоров (РД): | |
|---|---|
| в 2015 году | в 2016 году |
|
|
| Скан-копии документов не размещаются в РД до 01.01.2016, но сведения о заключении договора, об изменении, исполнении, расторжении договора должны размещаться в РД с 01.01.2015 | Все документы, размещаемые в РД с 1 января 2016 года, должны быть в отсканированном виде (за исключением электронных документов) |
Образец журнала регистрации договоров и правила оформления
Вести журнал может:
- секретарь
- другой помощник руководителя
- юрисконсульт
- делопроизводитель
- бухгалтер
- сотрудник отдела кадров и другие работники, уполномоченные руководителем.
Порядок ведения, примеры заполнения формы журнала необходимо уточнить в отдельной инструкции, которая утверждается распоряжением руководителя. При этом компания может выбрать абсолютно любую форму ведения, поскольку единый образец не разработан.
На титульном листе содержится название документа, указывается ФИО и должность ответственного за его оформления, а также дата начала ведения (в конце прописывают дату окончания). Сам перечень соглашений оформляется в виде таблицы, которая содержит такие данные:
- номер и дата подписания;
- вид договора;
- название контрагента, адрес либо ФИО сотрудника, с которым подписан трудовой договор;
- кто из сотрудников подписал соглашение от имени компании – ФИО, должность;
- количество экземпляров;
- вид документа – оригинал или копия;
- место хранения (в конкретном отделе, у сотрудника, в филиале и т.п.).
Образец заполненного бланка журнала регистрации договоров выглядит так.
Что касается регистрации трудовых договоров, здесь есть своя особенность. Как правило, в таком бланке содержится дополнительная графа, в которой сотрудник обязан поставить свою подпись. Она подтверждает факт получения оригинала трудового соглашения на руки (обычно подпись ставят в первый день трудоустройства).
Для создания журнала можно приобрести специальный бланк с прошитыми страницами, завести отдельную тетрадь или сшить несколько десятков/сотен листов А4, приклеив титульный лист и корочку. Заполнять реестр можно рукописным или печатным способом. Для этого применяется синяя либо черная ручка. Исправления, зачеркивания и помарки не допускаются.
Для чего нужен журнал, его значение
Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач – создание специального журнала. Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках. Таким образом, он позволяет вести учет, систематизировать документооборот, а также дает полную информацию о работнике, который несет ответственность за исполнение того или иного соглашения.
Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен. Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т.п.
Основные вопросы проверки
Основные вопросы проверки приведены в Методических рекомендациях по осуществлению проверок законности отдельных финансовых и хозяйственных операций, утвержденных Федеральным казначейством. Из рекомендаций вытекает, что в ходе контрольного мероприятия надлежит:
1. Изучить документы учетной политики в отношении учета кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками.
2. Провести анализ остатков по счетам учета кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками в сравнении с аналогичными показателями предыдущих периодов (в частности, на предмет необоснованного роста показателей).
3. Проверить соответствие итоговой суммы реестра кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками итоговой сумме данных оборотной ведомости (ф. 0504036).
4. Проверить, проводилась ли сверка остатков, числящихся на соответствующих счетах, с данными кредиторов, и сравнить их с аналогичными показателями предыдущих периодов. Сравнить оборот кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками с аналогичными показателями предыдущих периодов.
5. Проверить наличие неучтенных обязательств.
6. Проверить, раскрыты ли раздельно в отчетности данные по кредиторской задолженности перед руководителями, членами совещательных органов (наблюдательного совета) и прочими аффилированными лицами объекта контроля (при наличии).
Журнал регистрации договоров как стадия договорной работы
Для осуществления этой функции обычно выделяется отдельный сотрудник в секретариате, юридическом отделе или бухгалтерии, либо эта работа поручается ему время от времени (ответственный сотрудник). Этот сотрудник ведет журнал учета договоров
, в котором учитывает базу заключенных и согласованных документов. Следует различать роли ответственного за регистрацию и за согласование документа. Ответственный за согласование обходит с листом согласования , приложенного к проекту, согласующих лиц, при этом документ еще не утвержден и не подписан. В то же время ответственный за регистрацию сотрудник учитывает, как правило, уже подписанные и отраженные в учетной системе (в большинстве своем, 1С), экономически работающие договоры.
Чем отличаются базы в закупках
Разберемся, что такое реестр контрактов и реестр договоров, как правильно вести их и чем они отличаются друг от друга.
Реестр договоров по 44-ФЗ — это база данных, в которой содержатся сведения обо всех соглашениях, которые заключены заказчиками в соответствии с нормами Федеральной контрактной системы. Обратите внимание, что правильнее называть его реестром контрактов.
В реестр договоров, по нормам закона № 223, включаются сведения о соглашениях, заключенных отдельными видами юридических лиц в результате закупки по нормам ФЗ 223.
Ведется реестр договоров 223-ФЗ и 44-ФЗ на сайте ЕИС .
Есть исключения, они установлены законом. В Казначейство в общем порядке не подают информацию о закупках, которые составляют . Не включаются также данные о закупках на сумму до 100 000 рублей и другие, определенные 44-ФЗ и 223-ФЗ.
Обязанность направлять данные для учета соглашений по 44-ФЗ возложена на заказчиков (либо уполномоченных лиц), а также на бюджетные учреждения, государственные и муниципальные предприятия. Данные в реестр договоров — образец по 223-ФЗ также вносятся заказчиком (либо уполномоченным лицом).
За нарушение порядка предоставления сведений предусмотрена административная ответственность.
Чем отличаются базы в закупках
Разберемся, что такое реестр контрактов и реестр договоров, как правильно вести их и чем они отличаются друг от друга.
Реестр договоров по 44-ФЗ — это база данных, в которой содержатся сведения обо всех соглашениях, которые заключены заказчиками в соответствии с нормами Федеральной контрактной системы. Обратите внимание, что правильнее называть его реестром контрактов.
В реестр договоров, по нормам закона № 223, включаются сведения о соглашениях, заключенных отдельными видами юридических лиц в результате закупки по нормам ФЗ 223.
Ведется реестр договоров 223-ФЗ и 44-ФЗ на сайте ЕИС .
Есть исключения, они установлены законом. В Казначейство в общем порядке не подают информацию о закупках, которые составляют . Не включаются также данные о закупках на сумму до 100 000 рублей и другие, определенные 44-ФЗ и 223-ФЗ.
Обязанность направлять данные для учета соглашений по 44-ФЗ возложена на заказчиков (либо уполномоченных лиц), а также на бюджетные учреждения, государственные и муниципальные предприятия. Данные в реестр договоров — образец по 223-ФЗ также вносятся заказчиком (либо уполномоченным лицом).
За нарушение порядка предоставления сведений предусмотрена административная ответственность.