Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ответственность за несанкционированное уничтожение документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Такая комиссия создается приказом руководителя организации. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители полиции или следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации.
Причины утери документации
В случае отсутствия первичных документов руководитель организации создает комиссию по расследованию причин данной пропажи (в соответствии с пунктом 6.8 «Положения о документах и документообороте»).
Форс-мажор. Если утрата документов наступила в результате экстремальных условий (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома), то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС. В этом случае к заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:
- справка Госпожнадзора и акт о причинах возгорания;
- уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
- справку из ДЭЗ (РЭУ) о факте и причинах затопления;
- документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
- иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.
Составляем акт по итогам работы комиссии
Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации. В этом документе необходимо подробно описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты (порчи) документов. Кроме того, следует указать лиц, ответственных за сохранность документов, и получить от них письменные объяснения.
В практике возможны ситуации порчи (утери) или незаконной утилизации документации работниками организации. В такой ситуации руководитель обязать получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном взыскании. При вынесении выговора или замечания взыскание оформляется приказом руководителя. Взысканием также может являться увольнение сотрудника.
Закон предусматривает несколько побуждающих мотивов для того, чтобы процедура признания повреждения документов неисправимыми прошла успешно:
- Износ бумаги, естественное старение. Многие документы по личному составу обязательно должны храниться 75 лет. За такой длительный срок бумага может сгнить (истлеть, износиться и т.д.). Особенно если в помещении для хранения была повышенная влажность и исходная целлюлоза была не высокого качества. То же касается и аудио-, видеозаписей. Хотя для них эта причина менее актуальна. Условия хранения для бумаги и пергамента прописаны в ГОСТ 50-2002. Однако не всегда для их соблюдения есть возможности в реальных условиях.
- Аварии на технических коммуникациях. Текст на бумаге может быть размыт потоками воды из прорванных труб, повышением температуры и проч. Такая причина тоже распространена. Ни одна компания (в том числе архив) не может быть застрахована от подобных ситуаций.
- В результате катастроф: пожаров, затоплений, ураганов и проч. Стихийные бедствия могут наносить повреждения не только здоровью и имуществу, но и документации.
В последнем случае понадобится плотное взаимодействие с пожарным надзором, специалистами МЧС, следственными органами. Вид и способ взаимодействия будут зависеть от конкретных условий. Эти службы должны будут выдать справку о том, что катастрофа (возгорание, затопление, другая чрезвычайная ситуация) действительно была и привела к обнаруженным последствиям.
Внимание! В любом случае важно отразить тот факт, что бумаги пришли в негодность не под влиянием умышленного человеческого воздействия, иначе провинившийся должен понести заслуженное наказание.
Ответственность за утрату секретной документации предусмотрена в каждом государстве.
В российском законодательстве это преступление описано в статье 284 УК РФ
, его особенной части — то есть раздела, предусматривающего
преступления против государственной власти
.
Государственную тайну, как следует из статьи 283 УК РФ
, составляют сведения, имеющие отношение к боеспособности, внешней безопасности, разведывательной, политической и контрразведывательной деятельности, научным разработкам и т.д.
Ответственным считается лицо, не просто знающее, а прошедшее специальную процедуру допуска
к государственной тайне и уведомленное о правилах и ответственности обращения с секретными документами.
Таковыми могут являться: топографические карты, тексты, химические формулы (например, ракетного топлива), регистрационные номера, реквизиты.
Причины утери документации
В случае отсутствия первичных документов руководитель организации создает комиссию по расследованию причин данной пропажи (в соответствии с пунктом 6.8 «Положения о документах и документообороте»).
Форс-мажор. Если утрата документов наступила в результате экстремальных условий (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома), то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС. В этом случае к заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:
- справка Госпожнадзора и акт о причинах возгорания;
- уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
- справку из ДЭЗ (РЭУ) о факте и причинах затопления;
- документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
- иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.
Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы фирмы.
Утрата по вине сотрудников. В случае, если пропажа или незаконная утилизация документов наступило вследствие действий работника организация, руководитель обязать получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном наказании в соответствии со статьей 193 ТК РФ. При вынесении выговора или замечания взыскание оформляется приказом по предприятию. Увольнение виновного лица производится в соответствии Приказом №Т-8, утвержденного Письмом Роструда от 01.06.2011 года №1493-6-1.
По завершению установления факта пропажи и оформлению необходимых актов, комиссия приступает к восстановлению утерянной документации. Если четко не выявлено, какая часть первичных дел потеряна, создается дополнительная инвентаризационная комиссия.
О видах ответственности
Анализируя судебную практику, мы пришли к выводу, что помимо административной ответственности за утерю, а точнее за отказ восстанавливать документы, может последовать даже уголовная. Открываем КоАП, УК и НК РФ и вычитываем следующее:
- Административная ответственность
Здесь действует самая безобидная, на первый взгляд, форма наказания – небольшой штраф. Так, согласно статье 15.11 КоАП РФ за нарушение сроков хранения, преждевременное уничтожение, повлекшее за собой изменение налоговой базы даже в одной из строк более, чем на 10%, следует наложение штрафа на юридическое лицо в размере от 2000 до 3000 рублей. Да, это немного, однако, лишние штрафы, полагаем, никому не нужны. Просто следует быть немного внимательнее.
- Налоговая ответственность
В том случае, если необходимых первичных документов не окажется в ходе очередной налоговой проверки, инспектор имеет право наложить штраф на организацию из простых расчетов:
-
200 рублей за каждый не предоставленный документ (п.1 ст.126 НК РФ)
-
10 000 рублей при утрате документации за один налоговый период
-
30 000 рублей – за несколько отчетных периодов (п. 2 ст. 120 НК РФ)
-
В размере 20% от суммы заниженного налога, вызванного утратой, но не менее 40 000 рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ)
Вот вам «домашнее задание»: посчитайте, какой штраф может выставить налоговый инспектор, если в ходе проверки не удастся найти «первичку» за один календарный месяц.
- Уголовная ответственность
Данный вид ответственности будет применим к тем компаниям, которые не только умудрились потерять, но также уклоняются от уплаты штрафа и прочими средствами стараются избежать наказания:
-
Согласно части 1 статьи 199 УК РФ, за отказ от уплаты штрафов (налогов), наложенных на руководителя организации или юридическое лицо в целом, грозит штраф в размере от 100 000 до 300 000 рублей. Также возможен арест на срок до 2 лет, либо лишение права занимать руководящую должность (для директора) в течение 3 лет. Еще по этой же статье руководителя компании могут наказать путем взыскания с него суммарной заработной платы за период от 1 до 2 лет
-
По части 2 этой же самой статьи предполагается штраф от 200 000 до 500 000 рублей за уклонения от уплаты налогов (штрафов) в особо крупных размерах. Здесь же по решению суда может быть поставлен запрет на предпринимательскую деятельность сроком уже на 3 года, арест – сроком на 5 лет и принудительное взыскание заработной платы за 3 года
Ответственность за сохранность вещественных доказательств
Ответственность за сохранность вещественных доказательств, приобщённых к уголовному делу, несёт лицо, ведущее расследование, а в суде — судья или председатель суда. Только указанные лица правомочны решать вопрос о возврате вещественных доказательств их владельцу. В случае утраты или повреждения имущества, предмета, признанного вещественным доказательством и подлежащего возврату законному владельцу, орган власти, не обеспечивший его сохранность, несёт перед владельцем гражданско-правовую имущественную ответственность.
Для возврата изъятых предметов необходимо написать ходатайство о возврате вещественных доказательств из материалов уголовного дела на имя следователя или судьи. Данное ходатайство должно быть рассмотрено в трёхдневный срок. В случае отказа в возврате вещественных доказательств, лицо, подавшее ходатайство, вправе обжаловать принятое решение в установленном законом порядке.
Образец ходатайства о возврате вещественных доказательств из материалов уголовного дела в суд
Судье Дзержинского районного суда г. Перми Петровой А.А.
осужденного
Иванова Ивана Ивановича,
**.**.1990 года рождения, уроженца г. Перми,
зарегистрированного и проживающего по адресу:
г. Пермь, ул. Тургенева, д. **, кв. **ХОДАТАЙСТВО О ВОЗВРАТЕ ВЕЩЕСТВЕННЫХ ДОКАЗАТЕЛЬСТВ ИЗ МАТЕРИАЛОВ УГОЛОВНОГО ДЕЛА
Приговором Дзержинского районного суда г. Перми от 20.03.2018г. по уголовному делу № **** я, Иванов И.И., был осужден по ч. 1 ст. 228 УК РФ, назначено наказание в виде лишения свободы сроком на 1 (один) год, на основании ст. 73 УК РФ условно, с испытательным сроком в течение 1 (одного) года.Постановлением следователя ОРПОТ Дзержинского района СУ УМВД России по г. Перми № **** от 16.10.2017г. были признаны вещественными доказательствами и приобщены к материалам уголовного дела № **** в отношении меня, Иванова И.И., обвиняемого в совершении преступления, предусмотренного п. «б» ч. 3 ст. 228.1 УК РФ, следующие предметы:
1. денежные средства в сумме 40.000,00 (Сорок тысяч) рублей;
2. мобильный телефон «Samsung GT-S5230» IMEI **** S/N**** в корпусе чёрного цвета с сим-картой «Теле2» стоимостью 10.000,00 рублей;
3. ноутбук «Samsung Galaxy S9+ (SM-G965)» модель № **** в корпусе чёрного цвета стоимостью 50.000,00 рублей;
4. крестик с цепочкой из металла жёлтого цвета стоимостью 30.000,00 рублей.Руководствуясь ст. ст. 81; 82 УПК РФ, в связи с вынесением приговора по уголовному делу,
ПРОШУ:
возвратить указанные предметы:
1. денежные средства в сумме 40.000,00 (Сорок тысяч) рублей;
2. мобильный телефон «Samsung GT-S5230» IMEI **** S/N**** в корпусе чёрного цвета с сим-картой «Теле2» стоимостью 10.000,00 рублей;
3. ноутбук «Samsung Galaxy S9+ (SM-G965)» модель № **** в корпусе чёрного цвета стоимостью 50.000,00 рублей;
4. крестик с цепочкой из металла жёлтого цвета стоимостью 30.000,00 рублей,
приобщённые к материалам уголовного дела, мне, их законному владельцу.Подпись: (И.И. Иванов)
Дата: 20.03.2018г.
Если Вам требуется адвокат по уголовным делам в Перми — то Вы точно пришли по адресу. Уголовные дела являются моей ключевой специализацией.
Порядок действий при утере документов
Правильные действия сразу же после обнаружения утраты позволят избежать проблем с контролирующими структурами. Рассмотрим последовательность принимаемых мер:
- Создание комиссии. Ее участники будут заниматься установлением причин утери. Выводы должны быть изложены в акте. В нем необходимо указать обстоятельства происшествия.
- Создание подтверждающих документов. Компании нужно предъявить бумаги, подтверждающие обстоятельства утери. Если документы пропали, нужно направить заявление в полицию, а затем получить справку о возбуждении дела. Если бумаги утрачены в результате пожара, нужно составить акт о возгорании, а также взять из МЧС справку.
- Составление описи пропавшей первички. Заполнение описи – шаг добровольный. Однако сделать это все-таки желательно, так как дополнительные подтверждающие бумаги станут аргументом в пользу компании.
- Меры по восстановлению документов. Если никаких мер по исправлению ситуации предпринято не будет, компания может быть обвинена в недобросовестности. Алгоритм восстановления бумаг рассмотрим в следующем разделе.
ВАЖНО! Когда подтверждающие документы (к примеру, справка о возбуждении дела) будут получены, нужно обязательно проверить их на наличие ошибок. Если в бумагах будут содержаться ошибки, контролирующие органы не примут во внимание аргумент об утрате первички. Рассмотрим пример судебной практики. Организация предоставила документы о том, что первичка сгорела. Однако в справке о пожаре была допущена ошибка. В частности, неправильно указан адрес. Из-за этого были доначислены налоги и пени. Подробнее с делом можно ознакомиться, прочитав постановление АС Уральского округа № Ф09-9606/15 от 1.02.16 года.
Ответственность за утерю первички
Фирма несет ответственность за сохранность своей первичной документации. Если субъект теряет бумаги, он будет нести за это ответственность. Рассмотрим правонарушения, связанные с утратой первички, и ответственность за них:
- Нарушение норм учета доходов, трат, объектов обложения налогами. Если нарушение допускалось на протяжении одного периода, штраф составит 5 000 рублей (п. 1 ст.120 НК РФ). Если правонарушение тянулось на протяжении более чем одного периода, штраф составит 15 000 рублей (пункт 2 статьи 120 НК РФ). Если нарушения спровоцировали уменьшение налоговой базы, штраф составит 10% от размера неуплаченного налога. Минимальный размер штрафа составит 15 000 рублей (п.3 ст. 120 НК РФ).
- Неуплата налога или уплата его не в полном объеме из-за уменьшения налоговой базы, неправильных расчетов. Назначается штраф в размере 20% от невыплаченной суммы налога (пункт 1 статьи 122 НК РФ). Если был выявлен сознательный умысел, штраф составит 40% от невыплаченного налога (пункт 3 статьи 122 НК РФ).
- Первичка не направлена в налоговую в положенные сроки. Штраф составит 50 рублей за каждый отсутствующий документ (пункт 1 статьи 126 НК РФ).
Ответственность за утрату документов
Согласно ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ. Кроме того, в НК РФ установлена налоговая ответственность налогоплательщиков.
Налоговая. Отсутствие первичных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. За него предусмотрен штраф в размере (ст. 120 НК РФ):
- 5000 руб. — если эти деяния совершены в течение одного налогового периода;
- 15 000 руб. — если они совершены в течение более одного налогового периода;
- 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. — если они повлекли занижение налоговой базы.
Кроме того, за каждый не представленный по требованию налогового органа документ может быть применен штраф 50 руб. за каждый документ (ст. 126 НК РФ).
Получаем официальное подтверждение произошедшего случая
Чаще всего порча документов возникает неумышленно, однако, не следует исключать и другие возможные причины. Если утрата документов наступила в результате:
— форс-мажорных обстоятельств (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома, других природных явления или событий непреодолимой силы);
— умышленного или незапланированного хищения;
— преднамеренной порче или полного уничтожения,
то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники полиции, следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС.
К заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:
- справка Государственного пожарного надзора и акт о причинах возгорания;
- уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
- справка из управляющей компании или иной другой обслуживающей организации (ЖЭК, ТСЖ) о факте и причинах затопления;
- документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
- иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.
Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы организации.
Особенности заявления о подделке
Многие адвокаты идут на хитрость. При наличии подозрений на фальсификацию доказательств они требуют предъявить оригинал. Если вторая сторона не передает необходимый документ, копия теряет свою первоначальную силу. В случае, когда оригинал все-таки передается, его нужно приобщить к делу, чтобы впоследствии можно было привлечь к ответственности за подлог.Если речь идет об уголовном деле, заявление о фальсификации будет актуальным после озвучивания всех доказательств. В этом случае можно подавать заявление и требовать проведения проверки подозрительных документов. Иногда лучше заявить о подлоге еще на предварительном следствии, чтобы избежать отказа суда.Недостаток действующего УПК РФ в том, что в нем указано обязательство следователя информировать участников процесса о назначении экспертизы, но не указаны граничные сроки. В результате субъекты заседания информируются уже после получения результатов, что является недопустимым.Принятие ходатайства судом и назначение экспертизы — лишь 50% успеха. Сложность в том, чтобы поручить дело настоящим экспертам. Суд вправе сам выбирать способы проверки заявления, поэтому задача заявителя убедить его в том, что лучше отдать дело той или иной компании. Для этого нужно «давить» на более низкую стоимость и высокую скорость проведения. Такие эксперты всегда назначаются в первую очередь.
Ответственность за сохранность вещественных доказательств
Ответственность за сохранность вещественных доказательств, приобщённых к уголовному делу, несёт лицо, ведущее расследование, а в суде — судья или председатель суда. Только указанные лица правомочны решать вопрос о возврате вещественных доказательств их владельцу. В случае утраты или повреждения имущества, предмета, признанного вещественным доказательством и подлежащего возврату законному владельцу, орган власти, не обеспечивший его сохранность, несёт перед владельцем гражданско-правовую имущественную ответственность.
Для возврата изъятых предметов необходимо написать ходатайство о возврате вещественных доказательств из материалов уголовного дела на имя следователя или судьи. Данное ходатайство должно быть рассмотрено в трёхдневный срок. В случае отказа в возврате вещественных доказательств, лицо, подавшее ходатайство, вправе обжаловать принятое решение в установленном законом порядке.